Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz 19 ...

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
19. Tätigkeitsbericht, 2000; Stand: 14.12.2000
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stimmte Zeit aufbewahrt. Nebenakten (Unterlagen, die auch im Grund- bzw. Teilakt vorhanden
sein müssten) sind jedoch zu vernichten, sobald sie nicht mehr benötigt werden, spätestens mit
dem Ausscheiden des Beschäftigten aus dem aktiven Dienst. Um die Vollständigkeit des Grundakts
in jedem Fall sicherzustellen, habe ich empfohlen, die Teil- und Nebenakten ausgeschiedener
Mitarbeiter zunächst an die Zentralverwaltung für einen Abgleich des Inhalts zu übermitteln.
Bei eventuellen Nachfragen ausgeschiedener Beschäftigter kann die Fakultät auf den bei der
Zentralverwaltung aufzubewahrenden Grundakt verweisen. Unabhängig vom Abschluss des Personalakts
nach Art. 100 g Abs. 1 BayBG ist zu beachten, dass Unterlagen über Erholungsurlaub,
Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten nur noch fünf Jahre nach Ablauf des Bearbeitungs-
jahres aufzubewahren sind. Eine längere Aufbewahrung für Zwecke der Personalverwaltung/wirtschaft
ist nach dieser gesetzlichen Regelung nicht erforderlich. Ich habe die Universität ge-
beten, die vorhandenen Personalakten sukzessive zu bereinigen.
Soweit bei den einzelnen Stellen der Universität Datenbanken mit Personaldaten (z. B. Personaldatei,
Krankheit, Abwesenheit) geführt werden, die aufgrund ihres Umfangs und ihrer Ver-
knüpfungsmöglichkeiten Verfahren zur Personalverwaltung darstellen, ist zu beachten, dass diese
der Mitbestimmung der Personalvertretung nach Art. 75 a Abs. 1 Nr. 2 BayPVG, der Rege-
lung des Art. 100 h Abs. 5 BayBG und der Freigabeverpflichtung gemäß Art. 26 BayDSG unterliegen.
Die Löschungsfristen richten sich hierbei nach Art. 100 g Abs. 5 i.V.m. Abs. 1 bis 4
BayBG.