Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz 19 ...

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
19. Tätigkeitsbericht, 2000; Stand: 14.12.2000
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Da derartige Vorrichtungen bei einem Fax-Versand mittels PC aufgrund des verwendeten Protokolls
derzeit noch nicht zur Verfügung stehen, muss – außer wenn dadurch in einem Notfall
eine nicht zumutbare Zeitverzögerung entstehen würde – ein Versand sensibler personenbezogener
Daten online per Fax unterbleiben.
Als weitere Möglichkeit zur Gewährleistung der Sicherheit bei der Datenübertragung könnten
identifizierende personenbezogene Merkmale durch ein Pseudonym ersetzt und die Zusammenführung
von Pseudonymen und personenbezogene Daten auf einem getrennten Weg (z. B. mittels
Telefon) durchgeführt werden. Dies stellt allerdings einen erheblichen organisatorischen
Aufwand dar.
Auf jedem Fall sind die üblichen Sicherheitsmaßnahmen zu beachten wie Sicherstellung der
Empfängernummer, Sicherstellung, dass nur der berechtigte Empfänger das Fax erhält.
E-Mail
Wendet sich ein Betroffener per E-Mail an eine Behörde, so hat die Behörde bei ihrer Antwort
zu prüfen, ob der Inhalt schutzwürdige Daten enthält. Ist das der Fall, muss diese E-Mail ver-
schlüsselt versandt werden. Wenn der Absender seinen Schlüssel nicht angegeben hat, muss die
Behörde diesen entweder erfragen oder die Antwort auf herkömmliche Art mit der Post in einem
verschlossenen Umschlag versenden. Es darf keinesfalls der Schluss gezogen werden, wenn der
Anfragende eine unverschlüsselte E-Mail schickt, kann die Behörde diesen Versandweg eben-
falls ungeprüft nutzen.