Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz 19 ...

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
19. Tätigkeitsbericht, 2000; Stand: 14.12.2000
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12.1.3 Bekanntgabe von Lohn- und Gehaltsdaten in kommunalen Gremien
Lohn- und Gehaltsberechnungen enthalten personenbezogene Daten, die den Personalakten zuzurechnen
sind und besonderen Schutz genießen. Dieser Schutz schränkt nicht nur die Datenübermittlung
an Dritte ein, sondern erfordert auch innerhalb einer Behörde Vorkehrungen, die
den Kreis derer, die Kenntnis von Daten aus Personalakten erhalten, so klein wie möglich halten.
Hieraus folgt, dass den entscheidungsbefugten kommunalen Gremien personenbezogene Daten
von Bediensteten und Stellenbewerbern nur in dem Umfang mitgeteilt werden dürfen, wie es zur
Behandlung und Beschlussfassung erforderlich ist. Auch die den kommunalen Gremien zugewiesene
Überwachungsbefugnis erlaubt keine uneingeschränkte Information über die bei der
Gemeinde vorhandenen Unterlagen. Bei einer Beförderung/Höhergruppierung dürften vorwie-
gend Kriterien wie die Dauer der Wahrnehmung höherwertiger Aufgaben, die Erfüllung der Tätigkeitsmerkmale,
das Dienstalter, die beamtenrechtlichen und tarifvertraglichen Voraussetzun-
gen und die Bewährung für die Auswahlentscheidung kommunaler Gremien ausschlaggebend
sein. Je nach Art der zu treffenden Entscheidung können noch weitere Angaben über den Betrof-
fenen benötigt werden. Nettolohnberechnungen sind jedoch für die Entscheidung kommunaler
Gremien nicht erforderlich und damit unzulässig.
12.1.4 Prüfung der Personalverwaltung einer Universität
Im Zuge der datenschutzrechtlichen Prüfung der Zentralverwaltung und einer Fakultät einer
Universität konnte ich feststellen, dass die seit etwa sechs Jahren im Bayerischen Beamtengesetz
enthaltenen Regelungen zur Personalaktenführung, die ich für die Beschäftigten des Tarifbereichs
wegen der gleichen Interessenlage für analog anwendbar halte, nach wie vor nur zum Teil
umgesetzt werden (vgl. 18. Tätigkeitsbericht, Nr. 12.1). Ich habe meine Feststellungen zum Anlass
genommen, alle bayerischen Universitäten auf die wesentlichen Grundsätze bei der Personalaktenführung
hinzuweisen.
Bei den zur geprüften Fakultät gehörenden Instituten und Einrichtungen werden sowohl Personalneben-
als auch Personalteilakten (z.B. Urlaub, Abwesenheit) im Rahmen der jeweiligen personalrechtlichen
Befugnisse geführt. Den Personalgrundakt führt die Zentralverwaltung. Scheidet
ein Mitarbeiter aus, wird dessen Personalteil-/nebenakt zwar ausgesondert, aber auf unbe-