Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz 19 ...

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
19. Tätigkeitsbericht, 2000; Stand: 14.12.2000
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genommen würden (vgl. 17. TB, Nr. 3.5.1, Ziffer 1 und Seite 26, 2. Spiegelstrich). Es hat al-
so eine strikte Trennung der Akten aus dem Bereich der freiwilligen gesundheitlichen Beratung
und Begutachtung von den übrigen Aktenbeständen der Gesundheitsabteilung zu erfolgen.
In der geprüften Gesundheitsabteilung war diese Trennung gewährleistet.
- Auch die Ausgestaltung der Zentralkartei stieß auf keine datenschutzrechtlichen Bedenken.
Diese Zentralkartei wird als reine Suchkartei auf weißen Karteikarten geführt, die alphabetisch
geordnet sind. Darauf vermerkt sind der Name, der Vorname und das Geburtsdatum des
Betroffenen und ein Hinweis, wegen welcher Vorgänge jemand im Amt war. Die Vorgänge
sind dann im jeweiligen Sachgebiet zu finden. Die Suchkartei enthält keine Hinweise auf
Vorgänge einer freiwilligen Beratung, so dass ein Zusammenführen der Unterlagen nur
möglich ist, wenn der Betroffene einen Hinweis gibt.
Die Zentralkartei darf keine inhaltlichen Hinweise auf bestimmte Erkrankungen oder persönliche
Lebensumstände neben den notwendigen Suchmerkmalen enthalten, wenn damit Informationen
aus der freiwilligen Beratung an andere Tätigkeitsbereiche der Gesundheitsab-
teilung gelangen können (vgl. 10. TB, Nr. 2.3.1 und 11. TB, Nr. 2.2). Zumindest die Unterlagen
über Beratung und Begutachtung müssen im jeweiligen Sachgebiet verbleiben. Die Auf-
gabe einer Suchkartei kann auch damit erfüllt werden, dass nur formale Hinweise darauf aufgenommen
werden, in welchen Sachgebieten Vorgänge zu der betreffenden Person vorhan-
den sind. Aus der Angabe eines bestimmten Sachgebiets dürfen jedoch keine Rückschlüsse
auf bestimmte Erkrankungen möglich sein, die bei freiwilliger Beratung/Begutachtung ange-
sprochen worden sind. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn diesem Sachgebiet nur bestimmte
Krankheiten zugewiesen sind (vgl. 15. TB, Nr. 2.4).
- Ferner habe ich bei der Prüfung festgestellt, dass in der Gesundheitsabteilung gegenwärtig
keine automatisierte Datenverarbeitung benutzt wird. Computer werden nur zur Textverarbeitung
verwendet. Wegen des zukünftig beabsichtigten Einsatzes der automatisierten Datenverarbeitung
habe ich darauf hingewiesen, dass dieselben Grundsätze wie bei einer Zentraldatei
gelten. Das DV-System darf keine Angaben über gesundheitliche Probleme, die die
Gesundheitsabteilung bei freiwilliger Beratung oder Begutachtung erfahren hat, für die
Sachbearbeitung außerhalb dieser Tätigkeit zur Verfügung stellen (vgl. hierzu 15. TB,