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groupware e workflow systems che pianificano automaticamente il lavoro e il percorso
da seguire per realizzarlo (Koch, Smalec, Reiner, Skura, 1999); gli strumenti di gestione
che automatizzano il coordinamento tra i vari soggetti. Tutti questi esempi sottolineano
il ruolo proattivo della tecnologia che incorpora regole di decisione, facilita la
personalizzazione dei programmi e dei compiti e favorisce il coordinamento.
In secondo luogo, la tecnologia supporta i processi di coordinamento inter-umano
che si basano su adattamento reciproco e incontri di gruppo (DeSanctis, Jackson, 1994;
Kraut, Streeter, 1995). Offre un portafoglio di dispositivi, impianti di rete e software di
supporto che favoriscono la comunicazione interpersonale in vari modi. Rende
disponibili alcune informazioni, per esempio il ruolo e le attività svolte da una persona,
prima che venga avviata la comunicazione e può informare un soggetto che una persona
vuole comunicare ed è intenzionata ad interagire.
In terzo luogo, la tecnologia consente agli operatori di trasmettere azioni
comunicative in modo asincrono. Se le ore di lavoro non corrispondono, è comunque
possibile lasciare e ricevere messaggi ed è altrettanto possibile comunicare con più
persone contemporaneamente, ovvero informare attraverso lo stesso messaggio più
soggetti, promuovendo in tal modo il coordinamento.
In quarto luogo, facilita la risposta coordinata di più attori, favorendo l’unione tra
esperienza passata e presente e la condivisione di know how.
Anche se le tecnologie sono un mezzo efficace per la distribuzione delle
informazioni e possono portare dei vantaggi (come evidenziato precedentemente),
possono dare origine anche a delle difficoltà di natura strategica spesso determinate
dall’incompatibilità dei sistemi informatici presenti nelle organizzazioni (Taylor, 2005).
Gestione dell’informazione come meccanismo di coordinamento
Le organizzazioni che sono chiamate ad agire in contesti caratterizzati da alti livelli
di incertezza possono avere successo ed essere in grado di coordinare le risorse a
disposizione se riescono ad utilizzare le informazioni che possiedono (Galbraith, 1977).
Ruoli e procedure predefiniti sono la modalità migliore per far fronte all’incertezza.
Nel caso in cui il livello di incertezza in cui l’organizzazione opera aumenti (ad esempio
per la mancanza di informazioni) e non sia possibile adottare tale modalità di
coordinamento, l’organizzazione può reagire scegliendo tra due differenti meccanismi:
ridurre la necessità di elaborare le informazioni o, al contrario, aumentare la capacità di
elaborare le informazioni (Figura 6).
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