Migrationsleitfaden Version 3.0

� Teams bilden
� Teammitglieder Funktionen zuordnen
� Aufgaben verteilen und deren Erfüllung überwachen
� Zeitpläne definieren und überwachen
� Ergebnisse entwerfen, bearbeiten, prüfen, freigeben, veröffentlichen und wiederfinden
� Prozesse für die Erfüllung von Aufgaben und der Erarbeitung von Ergebnissen
(Dokumenten, Daten und Informationen) definieren und umsetzen
� Nachvollziehbarkeit sicherstellen
� usw.
o Versionierung/Archivierung
o Protokollierung
o Projekttagebuch führen
Gerade für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten innerhalb eines Teams werden
Funktionen wie Check in und Check out benötigt, um sicherzustellen, dass es nicht zu
überschneidenden Bearbeitung und dadurch zu Informationsverlust kommt. Für die
Nachvollziehbarkeit der Arbeit benötigt man eine Versionierung und einfache Archivierung
von alten Versionen sowie die Zuordnung und Verwaltung von Metadaten für die
Klassifizierung und das Wiederfinden von Dokumenten. In einem Team benötigt man in
der Regel aber keinen Eingangs- und Ausgangskorb und auch keine Aktenpläne.
Die Konsequenz aus dieser Erkenntnis sollte also sein: Wer ein klassisches DMS benötigt,
sollte hierfür keine Kollaborationsplattform erwerben und einsetzen. Diese Erkenntnis
gilt in gleichem Maße auch für die anderen Systeme. Eine Kollaborationsplattform
sollte eine Organisation für die Unterstützung der Zusammenarbeit in Teams beschaffen
und einsetzen.
Der zweite Punkt, der im Zusammenhang mit Teamingsoftware angesprochen werden
muss, ist die Empfehlung, den Einsatz einer solchen Software sehr gut vorzubereiten.
Dies beinhaltet auch die detaillierte Definition der Anforderungen und die genaue Prüfung
im Rahmen der Beschaffung, dass diese Anforderungen erfüllt sind. Denn wie sich
in den nachfolgenden Betrachtungen gezeigt hat, lassen sich die Unterschiede nicht
immer so deutlich herausschälen, da sie sich am Detail festmachen.
Die Empfehlung der guten Vorbereitung muss ausgesprochen werden, da ansonsten die
getätigte Investition zur Fehlinvestion wird oder die Plattform im Chaos der Arbeitsbereiche
versinkt.
Die Hersteller solcher Teaminglösungen versprechen durchweg schnelle und einfache
Lösungen für die Einrichtung eines Teamarbeitsbereiches. Mit zwei, drei Klicks hat man
alles, was man braucht, zusammengeklickt. Die Standardstrukturen sind dabei in fast
allen Lösungen ähnlich aufgebaut: ein Wiki, ein Blog, eine Bibliothek, ein Kalender und
fertig ist der Arbeitsbereich. Gegebenenfalls noch drei Standardworkflows dazu gepackt.
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