Migrationsleitfaden Version 3.0

� Signaturen sammeln (Collect Signatures)
Diesen Workflow kann man auch als Mitzeichnungsprozess beschreiben. Hiermit
kann man für ein Dokument digitale Unterschriften (Signaturen) einholen. Der
Workflow erstellt dazu entsprechende Tasks für jede Person, die unterzeichnen
soll. Wenn die E-Mail-Funktionalität des SharePoint aktiviert ist kann der
Workflow auch eine Mail zu jedem Betroffenen senden mit einem entsprechenden
Hinweis. Dieser Workflow kann laut Microsoft 354 nur aus einer MS Office
2007 Anwendung (Word oder Excel) heraus gestartet und nur mit einem solchen
Client auch unterzeichnet werden 355 .
� Dispositionsgenehmigung (Disposition Approval)
Dieser Workflow kann eingesetzt werden, um Dokumente einer Bibliothek, die
nicht mehr gültig sind, nach Einholung einer Genehmigung zu entfernen. Wenn
ein Dokument nicht mehr gültig ist, wird eine Genehmigung zum Löschen
angefordert. Wird diese abgelehnt, verbleibt das Dokument in der Bibliothek.
� Gruppengenehmigung (Group Approval)
Dieser Workflow realisiert der Genehmigung einer Freigabe durch eine Gruppe
von Personen. Der Workflow ist im Wesentlichen identisch zu der oben beschriebenen
einfachen Freigabe. Die Unterschiede liegen zum einen darin, dass die
Freigabe durch mehrere Personen erfolgen muss und weiterhin, dass er nur von
einer speziellen Dokumentenbibliothek bereitgestellt wird. Diese Bibliothek
integriert zusätzliche Sichten für den Status des Workflows und liefert zudem ein
Organisationsdiagramm, über das Personen für die Genehmigung ausgewählt
werden können.
� Übersetzungsverwaltung (Translation Management)
Mit diesem Workflow kann die Übersetzungsaufgabe eines Dokuments gesteuert
werden. Hierbei werden von dem zu übersetzenden Dokument Kopien erzeugt
und an die für die Übersetzung zuständigen Personen verteilt, die für die Übersetzung
von einzelnen Teilen zuständig sind. Dieser Workflow kann nur in einer
sogenannten „Translation Management Library― verwendet werden.
� Problemverfolgung (Three State)
Das Tracking von Problemen und Anfragen wird über diesen Workflow unterstützt.
Der Workflow erstellt eine Aufgabe für aktuelle Probleme und Anfragen, die
einem bestimmten Benutzer zur Bearbeitung zugewiesen sind.
Einfache sequenzielle Workflows, die auf Basis schon definierter Aktivitäten aufgebaut
werden, können mit Hilfe des kostenpflichtigen SharePoint Designers erstellt werden.
Wie auf Abbildung 51 zu sehen ist, kann man mit dem SharePoint Designer die einzelnen
Schritte (Steps) eines Workflows festlegen. Diese Schritte bestehen aus Aktionen
(Actions) und dazugehörige Bedingungen (Conditions). Die einzelnen Schritte werden
dann in der definierten Reihenfolge ausgeführt. Ein definierter Workflow wird in einfacher
Weise, wie sie in Abbildung 51 zu sehen ist, dargestellt. In der rechten Spalte sind die
354 http://office.microsoft.com/en-us/sharepointserver/HA101544281033.aspx
355 Der Workflow wird auf der folgenden Webseite im Detail beschrieben:
http://office.microsoft.com/en-us/sharepointserver/HA101544281033.aspx
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