Migrationsleitfaden Version 3.0

Schön ist, dass in ebenfalls fast allen Lösungen diese Standardstrukturen mehr oder
weniger einfach und mit Toolunterstützung, die zwar nochmal kostet, auch angepasst
und erweitert werden können. Diese Möglichkeiten sollten unbedingt genutzt werden und
umso besser dies vorbereitet und umso umfassender die Anpassungen im Vorfeld
durchgeführt werden, umso einfacher ist es später, die für die eigene Organisation passenden
Arbeitsbereiche bereitzustellen. Hierzu gehört im Vorfeld unter anderem:
� die benötigten Dokumententypen 331 , -formate und -standards festzulegen
� die unterschiedlichen Strukturen der Arbeitsbereiche mit den benötigten
Funktionen zu definieren
� die richtigen Attribute für Metadaten zu definieren
� die benötigten Prozesse aufzunehmen und in eigene Standardworkflows zu
überführen
Ein weiterer wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang ist es, dafür Sorge zu tragen,
dass im Nachgang bei der Nutzung der definierten Strukturen diese nicht mehr wahllos
zu ändern. Dies sollte nur bei Bedarf und durch dafür verantwortliche Mitglieder eines
Teams vorgenommen werden. Dazu müssen die Rollen klar verteilt und die Zugriffsrechte
entsprechend gesetzt sein. Daher sollten auch die notwendigen Rechtestrukturen vorher
überprüft und festgelegt werden. Individuelle Änderungen für einzelne Teambereiche
sind immer machbar.
Weiterhin sollten insbesondere die für die Arbeitsbereichsstrukturen verantwortlichen
Mitarbeiter aber auch die anderen Benutzer zuvor entsprechend gut geschult werden.
Abschließend soll an dieser Stelle noch eine Frage in den Raum gestellt werden, die von
den Lesern selbst beantwortet und vor allem bei der Vorbereitung und Beschaffung berücksichtigt
werden muss. Die Arbeit von Teams ist in den meisten Fällen nicht auf
Dauer ausgelegt, daher stellt sich die Frage: Was soll nach der Auflösung eines Teams
mit den Inhalten des Arbeitsbereiches dieses Teams passieren?
1.1 Mindquarry
Die Teaming und Workgroupsoftware Mindquarry entstand 2006 auf studentische Initiative
am Hasso Plattner Institut der Universität Potsdam. Deren Intention lag darin, ein
Werkzeug für Arbeitsgruppen anzufertigen, das die für Gruppenarbeit zeitintensive und
unpraktische Kommunikation allein per E-Mail ergänzt, ohne die Komplexität in der
Handhabung, Konfiguration und Wartung der meisten Lösungen aus diesem Bereich zu
kopieren. Das Ergebnis dieser Bemühungen ist eine einfach zu installierende Software,
die verschiedene Dienste für Gruppenarbeit in einer aufgeräumten Oberfläche zusammenfasst.
Zu diesen Diensten gehören Werkzeuge für Filesharing, Nachrichten- und
Diskussionsdienste, Benutzerverwaltung und einfache Projektverwaltungsinstrumente.
Mindquarry entstand als freie Software unter der Mozilla Public License (MPL). Kostenpflichtige
Supportangebote und das Hosting eines kostenpflichtigen Serverdienstes für
Arbeitsgruppen waren durch eine GmbH der Entwickler geplant, wurden aus Mangel an
331 Hier kann man zum Beispiel unterscheiden zwischen Dateien, Blogeinträgen, E-Mails usw.
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