Office management - Vlhora

Een competentie wordt omschreven als ‘een bekwaamheid om via een integratie van kennis, vaardigheden,
attitudes en persoonskenmerken adequaat te handelen in taaksituaties, en deskundig en waardebewust te
functioneren in een maatschappelijke en beroepsmatige context’.
De belangrijkste kerncompetenties voor de opleiding Office management worden geëxpliciteerd:
- Efficiënt, effectief en klantgericht communiceren, zowel in het Nederlands als in drie vreemde talen, met als
subcompetenties ontvangen, filteren en opvolgen van correspondentie, autonoom correspondentie opstellen
en behandelen, intern en extern communiceren, rapporteren, teksten formuleren, redigeren, vormgeven en
controleren met oog voor nauwgezetheid en afwerking.
- Vlot, correct en gepast omgaan met interne en externe klanten met oog voor contactbereidheid, tact,
discretie en dienstverlenende ingesteldheid.
- Telefoongesprekken op een adequate manier beantwoorden, gesprekken doorverbinden en de synthese
ervan in telefoonnotities vastleggen met aandacht voor klantvriendelijkheid, nauwgezetheid en vermogen tot
synthese.
- Sturing geven aan de dagelijkse werkzaamheden binnen het secretariaat met als doel de taken efficiënt uit te
voeren.
- De post verdelen en de agenda beheren met oog voor flexibiliteit, timemanagement, ondernemerschap en
samenwerking.
- Vergaderingen en conferenties voorbereiden en de verslaggeving en de opvolging ervan verzorgen.
- De eigen werkzaamheden plannen met aandacht voor timemanagement en prioriteiten, waarbij men ordelijk
en assertief is en de concentratie bewaart.
- Eenvoudige boekhoudkundige en financiële taken verrichten en klantendossiers bijhouden.
- Op een professionele manier omgaan met vertrouwelijke informatie om de belangen van het bedrijf en de
privacy van personen veilig te stellen.
- Informatie verzamelen, verwerken, registreren en verspreiden met als subcompetenties relevante
softwarepakketten toepassen, multimedia gebruiken, presentaties houden en het archief opzetten, beheren
en optimaliseren.
- Anticiperen op de acties en verplichtingen van het management en zorg dragen voor een tijdige
beschikbaarheid van gegevens en informatie om de acties en verplichtingen te vergemakkelijken.
- Terugkoppeling vragen op het eigen functioneren en handelen, alsook de eigen competenties evalueren en
op basis van de verkregen inzichten bijsturen.
- Vakkennis bijhouden en nieuwe ontwikkelingen in het beroep volgen en toepassen.
- Op een accurate en resultaatgerichte wijze zakelijke teksten schriftelijk en mondeling – consecutief,
simultaan of als gesprekstolk – vertalen met oog voor afwerking, resultaatgerichtheid, nauwgezetheid en
zelfkritische ingesteldheid.
De passende taal- en vertaalhulpmiddelen gebruiken en vertaalsoftware op een kritische manier aanwenden.
Er werden specifieke competenties opgesteld voor de afstudeerrichting Medical management assistant.
Actualisering gebeurt op basis van informatie bezorgd door onder meer alumni, stagementoren en vertegenwoordigers
uit het beroepenveld.
De opleidingsdoelstellingen worden gecommuniceerd aan:
- het onderwijzend personeel, onder meer via opleidingscommissies, algemene en opleidingsvergaderingen,
meetings, interne nota’s en digitale documenten via het intranet en ‘Dokeos’;
- de studenten, via de bespreking van het studiecontract en de doelstellingen van de opleiding tijdens de
onthaalweek;
- de stagementoren via de instructies voor de stage en tijdens de stagebezoeken;
- aan de vertegenwoordigers van het beroepenveld op fora en in werkveldcommissies.
o p l e i d i n g s r a p p o r t H o g e s c h o o l G e n t | 157