Office management - Vlhora

gedetecteerd en worden verbeteracties gedefinieerd volgens het SMART-principe. De centrale dienst
Kwaliteitszorg volgt de verbeteracties op.
In het ZER worden de verbeteracties uitgebreid toegelicht. Gegevens over de gevolgde procedures voor
verbeterprojecten en het daaraan verbonden tijdspad, werden ter beschikking gesteld van de visitatiecommissie.
Uit de beschikbare documenten en uit de gesprekken kon de commissie afleiden dat er effectief sprake is van
een verbeterbeleid.
De volgende voorbeelden illustreren dit.
- Uit de studententevredenheidsenquêtes (2003-2004) blijkt dat studenten heel wat opmerkingen hadden op
het vlak van de interne organisatie en communicatie. Ondertussen werden hierrond heel wat initiatieven
genomen, zoals het gebrk van elektronische databanken en ‘Valva’. De communicatie naar studenten is ook
verbeterd: de Studentenraad werd opgewaardeerd door te werken met representatieve vertegenwoordigers
per academiejaar.
- Voor de studenten is het nog niet duidelijk waar ze waarvoor terecht kunnen bij de dienst Studentenzaken en
bij de dienst Studentensecretariaat. Als verbeterproject werkt het departement nu aan een kruistabel, die bij
elke administratieve dienst of coördinator beschrijft waarvoor de student daar terecht kan.
- De resultaten van de enquêtes bij de alumni en werkgevers worden omwille van het lage aantal
respondenten met de nodige omzichtigheid behandeld. Om de resultaten van deze enquêtes nog beter te
stofferen en te duiden werkt men vanaf het academiejaar 2004-2005 ook met resonansgroepen.
De verbeterprojecten waaraan het departement tijdens het academiejaar 2004-2005 aandacht besteedde zijn de
volgende:
- Het gebouw zal na de verbouwing (uitgevoerd tijdens het academiejaar 2006-2007) een uniek onthaalpunt
hebben bij de hoofdingang. De ondersteunende diensten en de kantoren van de
opleidingsverantwoordelijken kunnen dan worden samengebracht op de eerste verdieping. Een meer
transparante fysieke indeling zal ook de informele en natuurlijke communicatie tussen diensten en
opleidingen, en studenten ten goede komen.
- Professionalisering van het administratief personeel is noodzakelijk, met het oog op de flexibilisering van het
onderwijs. Tijdens het academiejaar 2005-2006 krijgen de medewerkers bijkomende opleidingen om hun
ICT-vaardigheden, communicatieve vaardigheden en inhoudelijke kennis te verhogen.
- Om de interne communicatie te verbeteren, komt er gedetailleerde informatie (= een kruistabel) die aangeeft
wie verantwoordelijk is voor welke taak. Een geconcentreerde versie wordt in de gangen aangebracht als
wegwijzer. De openingstijden van de diensten worden geoptimaliseerd.
- Vanaf academiejaar 2005-2006 wordt de indeling van het jaar in vier gelijke periodes stapsgewijs ingevoerd.
Deze herindeling heeft de volgende doelstellingen:
- de flexibilisering verhogen door opleidingsonderdelen meerdere keren per jaar aan te bieden;
- de werkdruk voor studenten gelijkmatig verdelen over het jaar, waardoor hun slaagkansen verhogen.
De visitatiecommissie stelt vast dat voor het opstellen van verbeterprojecten vroeger een nauwe samenwerking
bestond tussen de KZ-coördinator en de projectcoördinator. Nu maakt het opstellen van verbeterprojecten deel uit
van een globaal beleid, dat door het centraal bestuur aangestuurd wordt.
Vroeger waren de KZ-initiatieven departementale of opleidingsgerichte initiatieven.
Er waren in 2003 nog geen verbeteracties opgezet. Vanaf 2004-2005 werden verbeteracties op
hogeschoolniveau opgezet. Op departementaal niveau werden vooral acties opgezet rond externe en interne
communicatie. Naar de lectoren maakt men momenteel gebruik van de wekelijkse elektronische nieuwsbrief voor
het OP.
Blackboard wordt ook systematisch gebruikt als intern elektronisch communicatiekanaal. Deze nieuwe
communicatiekanalen vervangen of vullen de algemene mails en de vroegere ad valvas-berichten aan.
o p l e i d i n g s r a p p o r t K a r e l d e G r o t e - H o g e s c h o o l | 303