Office management - Vlhora

De opleiding beschikt over een onthaalmodule voor nieuwe medewerkers met een introductie in de
onderwijsaanpak van de hogeschool.
De takenclusters die in de functieomschrijving zijn opgenomen, zijn geënt op de visietekst van het departement
en de departementale prioriteiten. Uitgaande van een gestandaardiseerde functieomschrijving (sjabloon) worden
per medewerker geïndividualiseerde doelstellingen overlegd in een afstemmingsgesprek. Dit gesprek is de
ingang in de PDCA-cirkel. Het wordt gevoerd tussen de medewerker en de opleidingsverantwoordelijke, het
opleidingshoofd of de departementale directie. De gemaakte afspraken worden in de sjabloon ingepast. In de
afstemmingsgesprekken probeert de opleiding, naast respect voor de rechten van de medewerkers, ook steeds
een zinvolle bestaffing voor ogen te houden, die beantwoordt aan de behoeften (opleidingsplannen) van de
opleidingen. Bij de personalisering van de functieomschrijving tijdens het afstemmingsgesprek dienen
uitdrukkelijk de operationaliseringen van de departementale prioriteiten en van de opleidingsplannen te worden
opgenomen.
Bij wijze van ‘tussentijdse controle’ hebben de opleidingsverantwoordelijke, het opleidingshoofd of de
departementale directie opnieuw een gesprek, met name een functioneringsgesprek, met de medewerker. Hierin
wordt nagegaan of de gemaakte afspraken (kunnen) worden nagekomen, of er bijkomende ondersteuning nodig
is, waar de vooropgezette doelstellingen moeten worden bijgesteld enzovoort. Na het functioneringsgesprek
volgt dan het evaluatiegesprek. De opleidingsverantwoordelijke, het opleidingshoofd of de departementale
directie voeren het evaluatiegesprek op basis van de persoonlijke functieomschrijving van de medewerker en de
afspraken gemaakt in het functioneringsgesprek. Het evaluatiegesprek kan tegelijkertijd ook als
afstemmingsgesprek gezien worden op basis waarvan men voor de medewerker een (ver)nieuw(d)e
functieomschrijving opmaakt.
De professionalisering van de medewerkers is goed uitgewerkt en past in het beleid van de hogeschool, meer in
het bijzonder in het onderwijsontwikkelingsplan. Daarvoor organiseert de hogeschool interne
vormingsmogelijkheden, zowel voor nieuwe personeelsleden als voor de anderen. Ook is de professionalisering
niet louter overgelaten aan het initiatief van de medewerkers, maar is ze gekoppeld aan operationele
doelstellingen en prioriteiten van het departement. Via ATHENA worden niet alleen de vaktechnische vorming,
maar ook de pedagogische en didactische expertise- en competentieontwikkeling gestimuleerd. Daarnaast
organiseert de opleiding Office management ook ‘in house’ navorming. Daarnaast blijft er ruimte voor de
persoonlijke initiatieven tot navorming.
De commissie heeft aan de hand van de beschikbare documenten kunnen vaststellen dat het personeel
voldoende expertise heeft om het programma adequaat te kunnen invullen.
Aanbevelingen ter verbetering:
- De kwaliteit van het personeel wordt belemmerd door de wijze van allocatie van middelen binnen de
hogeschool en de OBE-problematiek.
466 | o p l e i d i n g s r a p p o r t K a t h o l i e k e H o g e s c h o o l M e c h e l e n