Office management - Vlhora

- Brondocumenten onderschreven door werkveld:
Beroepsprofielen VLOR ‘meertalig directieassistent’, ‘zakelijk vertaler-tolk’ en ‘medisch secretaresse’
VDAB beroepsprofielen ‘algemeen bediende’, ‘directieassistente’ en ‘bediende in een medische praktijk’
Competenties selectieprocedure van Secretary Plus (samenwerking met SD Worx)
Domeinspecifieke competenties
Gemeenschappelijke domeinspecifieke competenties
a
Algemeen
De afgestudeerde Office management:
- heeft een grondige kennis van het Nederlands en een parate, vlotte en grammaticaal correcte kennis van
twee vreemde talen (Frans en Engels);
- kan de interne en externe communicatie binnen zijn/haar werkveld zowel schriftelijk als mondeling op een
doelmatige (correct, vlot en duidelijk) en efficiënte manier behandelen en dit in het Nederlands en ten minste
twee vreemde talen.
- kan zelfstandig de voor de opdracht vereiste – eventueel anderstalige - informatie opzoeken, synthetiseren,
structureren, rapporteren en presenteren.
- kan de informatie klasseren en archiveren. Hij/zij kan het klassement/archief beheren en maakt hierbij
gebruik van de beschikbare informatiebronnen en actuele informaticamiddelen en -programma’s.
- kan op een professionele manier de managementtaken van de directe chef (of de afdeling) ondersteunen
door probleemoplossend te werken en te anticiperen op acties en verplichtingen (onder meer door een
optimaal agendabeheer, het voorbereiden van vergaderingen en het opvolgen van afspraken).
- kan zelfstandig een project voorbereiden en uitvoeren (onder meer een dienstreis, een studiedag, een
congres, een evenement, het opstellen van brochures).
- kan de administratie van het secretariaat efficiënt en effectief organiseren in functie van de organisatie. Hij/zij
doet innoverende voorstellen om de organisatie/werkmethodes binnen het secretariaat te optimaliseren.
- kan administratieve taken onderkennen en neemt initiatief om de taken te plannen en uit te voeren.
- kan eenvoudige leidinggevende en coördinerende taken binnen het secretariaat uitvoeren.
- stelt zich klantgericht op en verleent deskundige en kwaliteitsvolle service aan alle belanghebbenden binnen
en buiten de organisatie.
- kan de actuele ICT-toepassingen en de hedendaagse buroticamiddelen op een deskundige manier
toepassen in het kader van de opdracht. Hij/zij volgt de nieuwe ontwikkelingen op en kan de invloed ervan op
de werking van het secretariaat inschatten.
- heeft de nodige sociale vaardigheden om zijn taak naar behoren uit te voeren:
- De afgestudeerde office management kan met collega’s en/of externe toeleveranciers samenwerken om
de opdracht resultaatgericht uit te voeren. (teamwerk)
- De afgestudeerde office management is in staat zijn of haar aanpak doelgericht aan te passen indien de
situatie dit vereist en met het oog op het professioneel realiseren van de opdracht. (flexibiliteit)
- De afgestudeerde office management toont aan dat hij of zij handelt conform de missie, visie, waarden
en doelstellingen van de organisatie en de deontologie eigen aan de functie. (betrouwbaarheid, loyaliteit,
vertrouwelijkheid, discretie)
18 | d o m e i n s p e c i f i e k r e f e r e n t i e k a d e r O f f i c e m a n a g e m e n t