en colombia

170 el registro mercantil en colombia
Teoría general de los registros públicos 171
La Circular Externa 15 de 2001, de Superintendencia de Industria y
Comercio, SIC, artículo 2, establece un procedimiento de registro mercantil
similar al indicado para el inmobiliario:
• Radicación. Al presentarse documentos para la inscripción, las cámaras
los radicarán, con indicación de la hora y fecha de recepción.
• Calificación. Se infiere cuando la circular señala que si en un mismo
documento cuentan varios actos sujetos a inscripción, y no
procede el registro respecto de todos, las cámaras deberán efectuar
la inscripción de aquellos respecto de los cuales sea viable el
registro. También, cuando hace referencia a los aspectos comunes
a los registros, y habla de la abstención de efectuar el registro por
parte de las cámaras de comercio. De acuerdo con la Resolución
n.° 3131 de enero de 2003, de Superintendencia de Industria y
Comercio, SIC, el control de legalidad formal es taxativo, restringido,
reglado y subordinado a lo prescrito en la ley.
• Anotación. Consiste en la redacción, en el libro respectivo, del extracto
del documento radicado.
• Constancia de inscripción, que será insertada por el secretario en
el documento registrado, e incluye los siguientes datos: cámara de
comercio, fecha de inscripción, número de inscripción y libro en el
cual se efectuó.
12.2 Escrituras de constitución, adición o reforma
de sociedades mercantiles, providencias judiciales
y administrativas
De estos actos se deja copia auténtica de la respectiva escritura, que será
archivada por la cámara de comercio. En un libro especial se levantará acta,
en que consta la entrega de la copia, con especificación del nombre, clase,
domicilio de la sociedad, número de la escritura, notaría y fecha de otorgamiento.
Igual procedimiento se aplica respecto de las actas en que consta la
designación de los representantes legales, los liquidadores y los suplentes.
Las providencias judiciales y administrativas que deban registrarse
se presentarán en copia autenticada, para ser archivadas en el expediente
respectivo, previo levantamiento del acta –que se lleva en libro especial–, en
la que se hace mención del funcionario que dictó la providencia, y el objeto,
clase y fecha de la misma.
Debe tenerse en cuenta que a cada comerciante, sucursal o establecimiento
de comercio matriculado se le abre un expediente, en el cual se archivan,
por orden cronológico de presentación, las copias de los documentos
que se registran.
De conformidad con el Inciso 2. del artículo 43 del Código de Comercio,
los archivos del Registro Mercantil podrán conservarse por cualquier medio
técnico adecuado que garantice su reproducción exacta.
En el Registro Inmobiliario, se deja copia auténtica en los archivos de
todo acto inscrito, formándose un expediente con todos los antecedentes
registrales y formularios de calificación, el cual se identifica con el mismo
número de la matrícula inmobiliaria, y sirve de medio probatorio como respaldo
a las anotaciones y para reconstruir la matrícula en caso de pérdida.
El artículo 11 del Estatuto Registral Inmobiliario determina que los instrumentos
públicos radicados para su inscripción deben mantenerse en medios
físicos o documentales, magnéticos o tecnológicos, para su seguridad
y conservación.
12.3. Registro de libros de comercio
Una vez presentados los libros del comerciante o establecimiento de comercio,
serán firmados por el secretario de la cámara de comercio, quien dejará
constancia de haberlos registrado, con indicación de la fecha y folio del
correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que
se destina y del número de hojas útiles, las que serán rubricadas por dicho
funcionario.
En un libro destinado a tal fin, se hará constar, bajo la firma del secretario,
el hecho del registro y de los datos indicados anteriormente. Conviene
reiterar que solo se inscriben en el Registro Mercantil los libros de registro
de socios o accionistas, las actas de la asamblea y junta de socios (Artículo
175 Decreto Ley 19 de 2012).