en colombia

190 el registro mercantil en colombia
El procedimiento registral de las cámaras de comercio 191
como procedimiento administrativo
lo determina la ley; esta función es de carácter eminentemente formal
y se realiza para los casos en que la ley les atribuye tal función.
Por tanto, la competencia arriba citada es reglada y no discrecional,
lo que implica que dichas entidades solo pueden proceder
a efectuar un registro en los casos previstos en la norma, o abstenerse
de efectuar una inscripción por vía de excepción.
En el anterior entendido las autoridades registrales no tienen
la atribución legal de proceder oficiosamente a hacer modificaciones
a los registros obrantes en los registros públicos. Tal proceder
solamente puede tener origen en una solicitud y sufragando los
derechos de inscripción respectivos, según lo previene el Art. 45
del Código de Comercio, que dice: cada inscripción o certificación
causará los emolumentos que fije la ley. (Superintendencia de
Industria y Comercio, Resolución 6369 de 2013).
A pesar del carácter instado del registro, resulta innecesario que el peticionario
señale de forma expresa que actúa en ejercicio del derecho de
petición, de tal forma que al presentar ante las oficinas de radicación de las
cámaras de comercio cualquier documento con vocación a ser inscrito, dicha
conducta revela de manera positiva e inequívoca una solicitud de servicio a
cargo de la entidad registral, solicitud que por lo demás queda comprendida
dentro de los denominados «derechos de petición implícitos o tácitos» (artículos
7 y 13 de la Ley 1755 de 2015). Así pues, para recibir, tramitar y responder
las solicitudes de registro, no es necesario que el peticionario adjunte una
comunicación adicional cumpliendo los requisitos previstos en el artículo
16 de la Ley 1755 de 2015, por lo que la ausencia de un escrito con tales características
no puede ser excusa para dejar de atender este tipo de peticiones.
La singularidad del procedimiento registral hace innecesario el citado
formalismo, pues son las leyes especiales las que establecen en cada caso
los supuestos y los requisitos que se requieren para la inscripción de actos,
libros y documentos.
Otro aspecto a tener en cuenta es que los trámites de registro deben
adelantarse siempre por escrito (comprendiendo dentro de este género las
peticiones por medios electrónicos), en razón del carácter documental de
los registros públicos administrados por las cámaras de comercio. En este
sentido, los funcionarios camerales no tienen facultades legales para recibir
declaraciones verbales sobre hechos que deben documentarse para su inscripción.
«Debido a que el registro mercantil es un sistema documental cuyas
características principales son la solemnidad y el formalismo, es necesaria, en
la mayoría de los casos, la presentación de documentos» (Montes, 2005, p. 83).
La solicitud de registro puede realizarse directamente por el interesado
o por su apoderado, sin necesidad de representación a través de abogado
(inciso final, artículo 13 de la Ley 1755 de 2015). En ocasiones, por la misma
naturaleza de los documentos en los que se hacen constar actos sujetos a
registro, ni siquiera es necesario que los interesados en la actuación hagan
presencia física en las instalaciones de la cámara de comercio 8 . En estos
eventos, la petición de inscripción puede ser iniciada mediante el encargo
que estos hacen en un tercero (por ejemplo, a través de un mensajero) sin
necesidad de exhibir poder alguno.
Excepcionalmente, las cámaras de comercio pueden exigir la presencia
del interesado o la de su apoderado debidamente constituido, a fin de
dar trámite a una petición de registro. Según el artículo 40 del Código de
Comercio: «Todo documento sujeto a registro, no auténtico por su naturaleza
ni reconocido por las partes, deberá ser presentado personalmente por
sus otorgantes al secretario de la respectiva cámara». A veces, leyes especiales
establecen la presentación personal de documentos por parte de sus
suscriptores ante el secretario de la cámara de comercio, como un requisito
indispensable o sine qua non para su trámite 9 .
Recientemente, el presidente de la República, al amparo de facultades
legislativas extraordinarias (parágrafo 1, artículo 75, Ley 1474 de 2011), expidió
el Decreto Ley 019 del 10 de enero de 2012 (Estatuto Antitrámites), estableciendo
en los artículos 17 y 18 de ese cuerpo normativo que los «trámites
8 Puede mencionarse, por ejemplo, el registro de actas en las que se documentan
decisiones sociales sujetas a registro. El valor probatorio de estos documentos
hace innecesaria la presencia física de quienes los suscribieron en calidad de presidente
y secretario de la reunión (artículo 189, CCo; inciso final del artículo 42, Ley
1429 de 2010; y artículo 25, Decreto Ley 19 de 2012).
9 Requiere presentación personal ante el secretario de la cámara de comercio el documento
privado de constitución de Empresas Unipersonales (Parágrafo del artículo
72, Ley 222 de 1995), o el documento privado de constitución de sociedades
pluripersonales (artículo 22, Ley 1014 de 2006, y Parágrafo 2 del artículo 1, Decreto
4463 de 2006).