en colombia

620 el registro mercantil en colombia
La virtualización de los servicios de registro de las cámaras de comercio 621
Identificación del
trámite ante el
registro mercantil
Desarrollo del producto
Características generales del proceso
Ventajas y beneficios para
comerciantes o usuarios
Ingreso a la página web de la Cámara de Comercio,
específicamente, a los «servicios en línea» de la
entidad.
D. Inscripción de
libros de comercio por
medios electrónicos
En virtud del artículo 48 del Código de Comercio, es
obligación del comerciante llevar la contabilidad mediante
el sistema de registro en libros o la utilización de cualquier
otro procedimiento de reconocido valor contable, que haga
posible el conocimiento y prueba del estado general de sus
negocios y que suministre información clara, completa y
fidedigna sobre el contenido de los asientos individuales y del
estado general de los negocios.
Por su parte, el artículo 28 del mismo Código estipula que,
entre otros, deben inscribirse en el registro mercantil los
libros de contabilidad. En concordancia con lo anterior, el
artículo 39 establece que el registro de los libros de comercio
se llevará de la siguiente forma: «1. En el libro se firmará por
el secretario de la Cámara de Comercio una constancia de
haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del
correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca,
del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles, las
que serán rubricadas por dicho funcionario, y 2. En un libro
destinado a tal fin se hará constar bajo la firma del secretario
el hecho del registro y de los datos mencionados en el ordinal
anterior».
La Ley 527 de 1999 posibilita que los libros de comercio se
lleven por medios electrónicos. Los libros electrónicos se
encuentran expresamente habilitados en la Ley 527 de 1999
a través del artículo 12 de la misma, donde se exigen como
requisitos de evidencia digital la autenticidad, la integridad,
la fecha y hora en la que se inicia y finaliza el período de
conservación y la posterior consulta. Estos atributos se
contemplan en el modelo a través de la incorporación de
firma digital y estampa cronológica de mensajes de datos.
Se deben aceptar los términos y condiciones de uso
del servicio para acceder al mismo.
En la página web de los servicios en línea se
habilitará un enlace de inscripción de libros de
comercio por medios electrónicos.
Búsqueda de matrícula.
Por NIT.
Por razón social.
Digitando el número de la matrícula mercantil.
Diligenciamiento de datos básicos. Información que
deben contener los libros de conformidad con las
normas vigentes y con las necesidades que tenga el
comerciante.
Liquidación de derechos de inscripción e impuesto de
registro para la inscripción de libros.
Descarga en línea del libro electrónico con las
características técnicas que permitan garantizar
la integridad de cada uno de los registros que se
diligenciarán. Se incorpora la firma digital de la
entidad y el estampado cronológico.
Para garantizar la autenticidad en el registro de los
libros de comercio, el comerciante debe contar con
firma digital y el sistema procede a enrolarlo a la
plataforma de emisión del certificado digital.
Los registros diligenciados o registrados en los
libros de comercio electrónicos se deben encontrar
firmados digitalmente por quien tenga las funciones
legales o estatutarias para su diligenciamiento.
1. Se constituye en una
modalidad de inscripción
remota que simplifica
el trámite para el
empresario.
2. Automatiza el trámite en
la Cámara de Comercio,
generando importantes
ahorros en los costos
asociados al proceso.
3. Ahorros en papel e
importante aporte a
la disminución de los
costos ambientales.
4. Promociona el comercio
electrónico y facilita en
muchos casos la labor de
contabilización para el
empresario.
5. Evita alteración de
registros contables
y de la información
registrada.
6. Puede integrarse a
soluciones ERP del
empresario.