en colombia

610 el registro mercantil en colombia
La virtualización de los servicios de registro de las cámaras de comercio 611
es imposible de sostener en los medios electrónicos por la facilidad de reproducción
de un documento electrónico. Supongamos el envío de un PDF
a una persona, y que esa persona se lo envíe a cien destinatarios, y esos cien
a otros mil. Es imposible decir cuál es el primero. Por ello los legisladores
adoptaron el concepto emitido por la Uncitral (sigla en inglés de la Comisión
de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional, CNUDMI)
en materia de originalidad del medio electrónico, considerando que un documento
o mensaje de datos es original si es íntegro; o sea, originalidad es
igual a integridad, que se refiere a que el documento no haya sufrido ninguna
alteración o cambio. Es decir, que se mantenga inalterado desde su generación,
considerándose original. Lo anterior lleva a la conclusión de que en
el canal electrónico pueden existir varios originales del mismo documento,
siempre y cuando de cada uno se pueda derivar su integridad.
Se ha consagrado en las leyes una definición del concepto de integridad,
considerando que la información consignada en un mensaje de datos
es íntegra si esta ha permanecido completa e inalterada, salvo la adición de
algún endoso o de algún cambio inherente al proceso de comunicación, archivo
o presentación. El grado de confiabilidad requerido será determinado
a la luz de los fines para los que se generó la información.
Cuando la información se requiera en original –equivalente a la integridad–,
la firma digital otorga dicha garantía. Es decir, todo documento que
requiera como deber formal ser aportado en original, si se encuentra firmado
digitalmente y/o electrónicamente por su emisor, cumple con las condiciones
para ser original.
4.5 El equivalente funcional de archivo
y conservación
Respecto de la conservación de los mensajes de datos y documentos electrónicos,
las leyes claramente establecen que cuando se requiera que ciertos
documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedará
satisfecho siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:
• La información debe ser accesible para su posterior consulta.
• El mensaje de datos, o documento conservado, debe estar en el
formato en el que se haya generado, enviado o recibido, o en un
formato que permita verificar que se reprodujo con exactitud la
información conservada.
• La conservación de la información permita determinar el origen,
fecha y hora en que fue enviado o recibido el mensaje, o reproducido
el documento.
Al existir un documento electrónico como lo ha determinado la ley, es
procedente que exista la posibilidad de archivar y conservar por ese mismo
medio dicho documento. No tendría sentido que la comunicación e información
dada a través de medios electrónicos se tuviera que imprimir para
poder cumplir su conservación. Así las entidades tendrían sus respectivos
expedientes electrónicos.
Sin embargo, y como lo exponen las leyes, se deberá garantizar unos requisitos
mínimos: (i) Que el expediente de la contratación pueda ser consultado
o recuperado a través del tiempo; (ii) que dicha recuperación o consulta
permita visualizarlo de manera completa, exacta e íntegra, y (iii) que el expediente
y los diferentes documentos que lo integran permitan determinar el
origen y autor, y la fecha en que se inició su conservación.
De conformidad con lo expuesto, si los documentos de un expediente
se encuentran firmados digital y/o electrónicamente, se cumple con los requisitos
de origen, autenticidad e integridad. Y para la determinación de la
fecha podremos acudir al servicio de estampado cronológico de mensajes
de datos, a través del cual se da certeza de la fecha y hora exacta en que se
genera, envía o recibe un documento electrónico.
Dicho servicio hace uso de la hora legal del país, suministrada por la autoridad
competente a través del reloj atómico. Es decir, este servicio, que permite
dar certeza jurídica de la fecha al expediente, podrá ser utilizado para
procesos donde el término temporal sea vital. Supóngase la recepción de
ofertas antes del término de cierre, donde se requiere que todos los intervinientes
tengan garantías sobre la hora de recepción, con el fin de considerar
si se recibió dentro del término, o si se rechaza por superarlo; entendiendo
que en el mundo digital los computadores, servidores y otros sistemas pueden
ser manipulados en materia de hora y fecha.