02-Descentralizada - 2007.indd - Contraloría General de la República

Administración Nacional DescentralizadaSector Servicioscual señala que los niveles directivos y gerenciales delos organismos y entidades deben vigilar permanentementela actividad administrativa de las unidades, programas,proyectos u operaciones que tienen a su cargo;ser diligente en la adopción de las medidas necesariasante cualquier evidencia de desviación de los objetivosy metas programadas, detección de irregularidades oactuaciones contrarias a los principio de legalidad, economía,eficiencia y/o eficacia; y asegurarse de que loscontroles internos contribuyan al logro de los resultadosesperados de la gestión.De 42 créditos evaluados se evidenció que 39, equivalentesa un 93,00% de la muestra, no contenían la totalidadde la documentación necesaria, para la conformación delos mismos. Al respecto, los lineamientos para la Ejecuciónde los Programas de Financiamiento Crediticio deFONDAFA para el ejercicio fiscal 2005, aprobados en Sesiónde Directorio del 17-02-2005, contemplan los recaudos apresentar por los aspirantes a participar como beneficiariosde los Programas Especiales de Desarrollo Agropecuario ySocial, asimismo, el “Manual de Normas y Procedimientosdel Sistema Integral de Archivo y Biblioteca”, aprobadoen Acta de Directorio del 06-09-2004, en el numeral 18denominado Normas Generales, señala que los expedientesdeben contener entre otros los documentos siguientes: losentregados por el productor al iniciar el trámite, planilla desolicitud de crédito, acta de aprobación por el fondo, documentosde seguro agrícola, documento de liquidación de losrecursos en la cuenta del productor, informes de inspeccióntécnica, validaciones de pagos, avisos de siniestros y liberaciónde garantías. Igualmente, el “Manual de Normas yProcedimientos de la Gerencia de Crédito Social-Maquinaria”,indica en el numeral 7 de las Normas Generales,que es responsabilidad de los CPF´s la documentación einformación que constituya soporte del crédito, así como sucompleta integración mediante expedientes, manteniendolos criterios pautados por el Archivo Central del fondo. Loantes expuesto evidencia debilidades en los sistemas dearchivo, lo cual no garantiza que las operaciones realizadasestén respaldadas con suficiente documentación justificativa,aunado a lo indicado en el artículo 23 de las NGCI, ensu literal a) cuyo texto señala que los documentos debencontener la información completa y exacta, archivarse siguiendoun orden cronológico u otros sistemas de archivoque facilite su oportuna localización y conservarse duranteel tiempo estipulado legalmente; igualmente, el artículo 30de las NGCI, expresa que como soporte de los sistemas ymecanismos de control interno se debe implantar y mantenerun sistema de comunicación que provea informaciónrelativa a las operaciones, confiable, oportuna, actualizaday acorde a las necesidades del organismo.La Gerencia de Cobranza y Recuperación realiza la gestiónde cobranza mediante la emisión de cartas de cobro alos productores deudores, así como visitas personalizadasa los distintos estados. En este sentido, las mencionadascartas son remitidas a los productores a través de los CPF`sregionales, quienes al momento de la verificación de lamuestra en estudio no habían remitido el acuse de recibo.Al respecto, las disposiciones contenidas en el “Manualde Normas y Procedimientos para la Cobranza y Recuperaciónde los Créditos Otorgados por FONDAFA”, aprobadapor Sesión de Directorio del 17-01-2005, en las NormasGenerales numeral 2, indica que toda unidad involucradaen los procedimientos relacionados en la cobranza yrecuperación crediticia es responsable de conservar lossoportes de las comunicaciones enviadas y/o recibidas;igualmente, en el numeral 6, de la normativa en comento,establece que las notificaciones que realice la Gerencia deCobranza y Recuperaciones a los productores, en relacióna la fecha de vencimiento de sus obligaciones, el importede estas y la fecha límite de pago, deberán realizarse porescrito o archivo digital, según corresponda. La Gerenciade Cobranzas y Recuperaciones, informó que no se teníacontrol de la entrega de las cartas de cobranzas de los créditosvencidos, debido a que eran enviadas a las EAT, lascuales no remitieron en su oportunidad los acuses de recibocorrespondientes. En cuanto a las diligencias realizadaspor los CPF´s, a nivel nacional, los mismos remitieronlas cartas sin indicar lo motivos por los cuales no fueronentregadas a los productores. En virtud de lo anterior, esteOrganismo Contralor observa que de la emisión y entregade las cartas, depende el buen funcionamiento de la cobranzay recuperación de los créditos, en consecuencia lano realización de esta actividad impide que el beneficiarioconozca el estatus deudor que presenta ante el fondo,así como la recuperación diligente de los montos de los227