02-Descentralizada - 2007.indd - Contraloría General de la República

Administración Nacional DescentralizadaSector Industria, Producción y Comercioprecios finales de los cargamentos de crudo, fórmulas yprocedimientos que involucran la aplicación de descuentosy rebajas en la valoración, que dan como resultado unprecio final inferior al que puede obtenerse en el mercado.Al respecto, el manual políticas comerciales de PDVSAPetróleo, S.A., expresa que es misión de la empresa, maximizarlos ingresos aprovechando entre otros escenarios,las oportunidades y fortalezas comerciales, dentro decriterios de excelencia y ética para sus clientes y empresasrelacionadas. Así mismo, en el capítulo IV, punto 14, enlo referente a la fijación de precios cotizados para crudosy productos, establece que estos son valores de referenciaque se aplican a las ventas de exportación tomando enconsideración estrategias de Estado, condiciones demercadeo y niveles de precios representativos que rigenlos distintos mercados, y que además serán constantementerevisados. Los hechos descritos tienen su origenen que la empresa no ha establecido los mecanismos decontrol interno que permitan revisar, evaluar y analizarlas condiciones y modalidades de contratación de talesconvenios para proceder a la transformación y adecuaciónde los mismos a fin de corregir las distorsiones yfluctuaciones que inciden en la diferencia en los preciosfinales de venta, lo que puede causar la disminución delos ingresos por ventas, así como la pérdida de mejoresoportunidades para la colocación de los crudos al exterior,a través de la penetración y posicionamiento hacianuevos clientes y mercados.ConclusionesSe observaron debilidades de control interno, relacionadascon la organización, el mantenimiento de normasy estructuras de carácter provisional para la ejecuciónde procesos y actividades medulares, así como con laactivación de los mecanismos para la conformación delos expedientes de ventas, justificación y salvaguarda dela información documental y en la revisión, actualizacióny adecuación de las condiciones y modalidades para lascontrataciones y convenios.RecomendacionesLa Junta Directiva de PDVSA Petróleo, S.A. debe:• Instruir a las dependencias competentes de la empresa,al inicio de las acciones para la inmediata revisión delos convenios de suministro internacional de crudos,con el fin de adecuarlos a las actuales realidades delmercado internacional, revisar y ajustar las fórmulasy procedimientos que involucran la aplicación dedescuento por costos aplicables y rebajas, a fin decorregir las distorsiones y fluctuaciones que incidennegativamente en los precios finales de venta de losmismos, así como establecer los mecanismos específicosde control de tales operaciones a fin de promovery facilitar la supervisión de los niveles competentes yde los órganos de control fiscal interno y externo.• Dictar las políticas y normas de control interno, parala adecuación y actualización de la estructura organizativa,así como los manuales de normas, procesos yprocedimientos, con el fin de dotar a esa instituciónde un sistema normativo seguro y confiable, para facilitarla instrumentación de los mecanismos de controlinterno disminuyendo el grado de discrecionalidad yprovisionalidad para la realización de los procesosadministrativos relacionados con la comercializacióninternacional de crudos y para el cumplimiento de losobjetivos y fines de esa empresa.La Dirección Ejecutiva de Comercio y Suministro dePDVSA Petróleo, S.A. debe:• Girar las instrucciones pertinentes a las dependenciasa su cargo en relación con la conformación de losexpedientes, para garantizar que las transacciones yoperaciones financieras, presupuestarias y administrativasbajo su responsabilidad, deben respaldarse consuficiente documentación justificativa con la finalidadde que permita verificar objetivamente la totalidad delproceso, facilitar su oportuna localización y asegurarun mejor control de tales expedientes.• Iniciar de manera expedita la revisión y actualizaciónde las normas, manuales y procedimientos internosde esa Dirección Ejecutiva a fin de someterlos enbreve tiempo a la consideración y aprobación de lasmáximas autoridades, con el objeto de conformar demanera unificada las normas y procedimientos de recepción,clasificación, control, archivo y custodia de ladocumentación, relacionada con la comercialización155