02-Descentralizada - 2007.indd - Contraloría General de la República

ActuacionesAnexo al Informe de Gestión 2007de la Contraloría General de la República y del SistemaNacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF), Gaceta OficialN° 37.347 del 17-12-2001, establece la obligación que tienenlas máximas autoridades de elaborar las normas, manualesde procedimientos y demás instrumentos o métodosespecíficos que coadyuven al funcionamiento del sistemade control interno. En tal sentido, el literal b del artículo3° de las Normas Generales de Control Interno (NGCI),Gaceta Oficial N° 36.229 del 17-06-1997, señala que elcontrol interno de cada organismo o entidad debe organizarsecon arreglo a conceptos y principios generalmenteaceptados de sistema y estar constituido por las políticas ynormas formalmente dictadas, los métodos y procedimientosefectivamente implantados y los recursos humanos,financieros y materiales, cuyo funcionamiento coordinadodebe orientarse al cumplimiento de los objetivos, entreotros, garantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidadde la información administrativa y técnica. Talsituación obedece a que la Dirección de Administracióny Finanzas de la UCV, no ha recibido instrucciones a losfines de elaborar de manera separada, la nómina de personaljubilado y pensionado de la universidad, con respecto a lanómina regular. Lo anteriormente expuesto limita a lasáreas involucradas (Nómina, Tesorería y Contabilidad) ya los órganos de control fiscal ejercer un adecuado controlinterno, a los fines de garantizar el correcto desempeño dela gestión administrativa.El manual de normas y procedimientos de la Divisiónde Nómina no se encuentra aprobado por el Consejo Universitariode la UCV, sin embargo, el artículo 36 de la LO-CGRSNCF, en concordancia con el artículo 8, literal a, delReglamento sobre la Organización de Control Interno en laAdministración Pública Nacional (Gaceta Oficial N° 37.783del 25-09-2003), señala que corresponde a las máximasautoridades jerárquicas de cada ente, la responsabilidad deorganizar, establecer, mantener, perfeccionar y evaluar elsistema de control interno, el cual debe ser adecuado a lanaturaleza, estructura y fines del ente y en general vigilarsu efectivo funcionamiento. Igualmente, el artículo 22 delas NGCI, establece que los manuales técnicos y de procedimientosdeben ser aprobados por las máximas autoridadesjerárquicas de los organismos y entidades. Tal situaciónobedece a que la Dirección de Administración y Finanzassuministró la primera versión del referido manual, el cualse encuentra en proceso de revisión por parte del personalde la citada División y de la empresa encargada de la elaboración,para la presentación y aprobación del ConsejoUniversitario. Lo anteriormente expuesto se origina a queno se ha efectuado en la UCV una revisión exhaustiva delo que debe comprender su sistema de control interno,que le permita actualizarlo y someterlo a la aprobaciónde la máxima autoridad jerárquica. En consecuencia, laDivisión de Nómina no tiene establecida formalmente unmanual de normas y procedimientos relacionados con lasoperaciones administrativas que realiza el personal de lacitada División, y al no contar con la debida formalidad quele ostenta el documento de aprobación de dicho manual,limita a la universidad de ejercer el adecuado control delos procedimientos que se ejecutan en esa dependencia, loque incide en la evaluación de los procesos y no garantizael correcto desempeño de la gestión administrativa de esaCasa de Estudios.La División de Nómina no dispone de medios y/oinstrumentos magnéticos para respaldar la nómina delpersonal de la UCV, en la cual está incluida la nóminadel personal docente jubilado y pensionado, ya que nocuentan con nómina física o impresa del citado personal.Al respecto, los artículos 35 y 38 de la LOCGRSNCF,establecen que el control interno es un sistema adoptadodentro de un ente u organismo sujeto a esta ley, para salvaguardarsus recursos, verificar la exactitud y veracidad desu información financiera y administrativa, promover laeficiencia, economía y calidad en sus operaciones, el cualdeberá garantizar que antes de proceder a realizar pagos,los responsables se aseguren que estos se hayan realizadopara cumplir compromisos ciertos y debidamente comprobados.Asimismo, el artículo 79 Reglamento N° 1 de laLey Orgánica de la Administración Financiera del SectorPúblico, sobre el Sistema Presupuestario (gacetas oficialesNos. 5.592 y 5.781 ambas Extraordinario de fechas 27-06-2002 y 12-08-2005, respectivamente), señala que losdocumentos comprobatorios de todo tipo de transaccióneconómica financiera, deben conservarse organizados ynumerados en orden consecutivo, en expedientes físicospara cada ejercicio económico financiero. En tal sentido,el literal e del artículo 32 de las NGCI, indica que en410