02-Descentralizada - 2007.indd - Contraloría General de la República

ActuacionesAnexo al Informe de Gestión 2007No se evidenció en la Oficina de Vivienda FONDUR informaciónrelacionada con los listados de beneficiarios yadjudicatarios de viviendas correspondientes a los años2004 y 2005, así como el respaldo de la informacióndigital ni base de datos. Al respecto, los artículos 248 y249 de la Ley del Régimen Prestacional de Vivienda yHábitat, establecen que son beneficiarios de la asistenciahabitacional del Estado, todos los ciudadanos, las ciudadanas,las familias y las comunidades, inscritas en elRegistro Único de Postulantes, Comunidades Postulantesy Beneficiarios, debidamente registrados en el Sistema deInformación de Seguridad Social. Por otra parte, el artículo131 de la LOAFSP, prevé que el sistema de control internotiene por objeto asegurar el acatamiento de las normaslegales, salvaguardar los recursos y bienes que integran elpatrimonio público, asegurar la obtención de informaciónadministrativa, financiera y operativa útil, confiable yoportuna para la toma de decisiones, en concordancia conlos artículos 3 literal a), 23 literal b) y 32 literales c) y f)numeral 5) de las NGCI, prevén que el control interno decada organismo o entidad debe organizarse con arreglo aconceptos y principios generalmente aceptados de sistemay estar constituido por las políticas y normas formalmentedictadas. Adicionalmente, las autoridades competentes delorganismo o entidad adoptarán las medidas necesarias parasalvaguardar y proteger los documentos contra incendios,sustracción o cualquier otro riesgo; igualmente, la máximaautoridad jerárquica del organismo deberá establecercontroles para los sistemas administrativos, financieros ytécnicos, a los fines de asegurar que los datos procesadosy la información producida sea consistente, completa yreferida al período que se trate, así como la protección ysalvaguarda contra pérdidas y sustracción de los equipos,programas e información procesada. Tal situación obedeceal hecho de que al asumir la actual gerencia, no se contabacon un histórico digitalizado ni base de datos sobre la cualapoyarse y que permitiese obtener la documentación respectiva,situación que va en contra de la debida custodia ysalvaguarda de la información generada por la Oficina deVivienda de ese instituto.La Oficina de Vivienda no cuenta con un sistema dearchivo que permita clasificar y organizar los documentosde forma cronológica y geográfica, a pesar que el artículo141 de la Ley Orgánica de la Administración Pública(LOAP), Gaceta Oficial No 37.305 de fecha 17 de octubrede 2001, establece que el objetivo esencial de los órganosde archivo del Estado es el de conservar y disponer de ladocumentación de manera organizada, útil, confiable yoportuna, de forma tal que sea recuperable para uso delEstado en servicio de los particulares, en concordanciacon el artículo 23 de las NGCI, todas las transacciones yoperaciones, financieras, presupuestarias y administrativasdeben estar respaldadas con la suficiente documentaciónjustificativa. Tal situación incide en la adecuada organizaciónde la Oficina de Vivienda al no contar con un archivode documentos que permita acceder a la información, porcuanto los expedientes de los beneficiarios solicitantes delos planes de vivienda correspondientes a los años 2004 y2005, se encuentran almacenados en cajas.No fue suministrado por parte de la Gerencia de Finanzasel listado de los beneficiarios y adjudicatarios adquirientesde viviendas a nivel nacional, correspondientesa los años 2004 y 2005. En tal sentido, el artículo 34 dela LOCGRSNCF en concordancia con el artículo 131 dela LOAFSP, prevén que corresponde a las máximas autoridadesjerárquicas de cada ente la responsabilidad deorganizar, establecer, mantener y evaluar el sistema decontrol interno, el cual debe ser adecuado a la naturalezay fines del ente; asimismo, el sistema de control internotiene por objeto asegurar el acatamiento de las normaslegales, salvaguardar los recursos y bienes que integranel patrimonio público, asegurar la obtención de informaciónadministrativa, financiera y operativa útil, confiabley oportuna para la toma de decisiones, promover la eficienciade las operaciones y lograr el cumplimiento delos planes, programas y presupuestos, en concordanciacon las políticas prescritas y con los objetivos y metaspropuestas, así como garantizar razonablemente la rendiciónde cuentas, situación originada al hecho de queen el registro del sistema de cuentas por cobrar, sólocuenta con información hasta el año 2003; situación queincide negativamente en la recuperación de los créditosotorgados por el Fondo.No se evidenció en la Oficina de Vivienda, informaciónrelacionada con el proceso de adjudicación en el desarrollo258