02-Descentralizada - 2007.indd - Contraloría General de la República

ActuacionesAnexo al Informe de Gestión 2007de mercancías, respectivamente, señalan que todo faltantede mercancía será reportado a la Gerencia de Ventas parainiciar las averiguaciones pertinentes, así como también,semanalmente debe efectuarse un conteo físico de la mercancíaexistente y cuadrarlo contra el reporte emitido por elsistema, y que se deben registrar en los formatos “Arqueode Inventario”, el resultado obtenido (sobrante o faltante)en el campo “Diferencia” y las cantidades (por productos)determinadas como pérdida según el formato “Controlde Pérdidas de Mercancías”. Adicionalmente, el literalb) del artículo 3 y el literal a) del artículo 8 de las NGCIestipulan, que el control interno de cada organismo debegarantizar la exactitud, cabalidad, veracidad y oportunidadde la información administrativa y técnica; además de quela máxima autoridad jerárquica del ente debe establecer,mantener y perfeccionar el sistema de control interno. Loanterior obedece a que la empresa no cuentan con un buensistema de control interno que prevea el manejo, controly el registro de sus inventarios mediante un sistemapermanente, que proporcione información esencial parala aplicación de acertadas políticas de compra y venta,así como también que permita confrontar los resultadosde las tomas físicas realizadas periódicamente, formularlos ajustes respectivos, para regularizar las diferenciaso establecer las responsabilidades según sea el caso.En consecuencia, se carece de una base confiable deinformación que permita determinar las diferencias porcualquier irregularidad, y obtener saldos correctos deinventario para hacer las provisiones oportunamente yla toma de decisiones sobre el manejo de los inventarios,tanto para rendir cuenta como para efectos de reposiciónde los productos.La Gerencia de Seguridad Integral no cuenta con unmanual de normas y procedimientos que regule su acciónadministrativa y establezca detalladamente las actividadesespecíficas de trabajo con indicación del responsable y ladescripción de la acción que éste realiza. Cabe señalar,que la Cláusula Décima Sexta, literal g) de los EstatutosSociales de MERCAL, C.A. señala que la Junta Directivade la empresa tiene entre sus atribuciones aprobar los manuales,reglamentos internos y otras normas que rijan lasactividades de la sociedad dentro del Sistema de Normasy Procedimientos de la Organización. Adicionalmente,el artículo 37 de la LOCGRSNCF, en concordancia conel artículo 134 de la Ley Orgánica de la AdministraciónFinanciera del Sector Público (LOAFSP), Gaceta OficialNº 38.198 del 31-05-2005, establecen que cada entidad delsector público elaborará, las normas, manuales de procedimientosy demás instrumentos o métodos específicos parael funcionamiento del sistema de control interno, así comola máxima autoridad de cada organismo tiene la responsabilidadde establecer y mantener un sistema de controlinterno, el cual incluirá los elementos de control previo yposterior incorporados en las normas y manuales de procedimientos.El origen de lo expuesto está relacionado confallas de control interno inherentes a la ausencia de seguimientocontinuo por parte de las autoridades de la empresa,responsables del control interno que debe estar presente enla administración activa. En consecuencia, los procesospropios a la gerencia se realicen sin la debida formalidad,lo cual no garantiza la uniformidad en la aplicación de losmismos, por parte del personal, ni orienta en las diferentesactividades y tareas de la gerencia en comento.ConclusionesLa empresa presentó debilidades en el sistema de controlinterno en los procesos administrativos y operativos,situación que no garantiza la salvaguarda de los recursosmanejados por la empresa. Tal afirmación se sustenta fundamentalmenteen que MERCAL, C.A. no cuenta con normativainterna que regule las operaciones administrativasde los programas especiales MERCAL Máxima Protección yMERCAL Protección, así como de la Gerencia de SeguridadIntegral; existe la omisión de mecanismos que permitanmantener un adecuado control de las compras e inventariosde acuerdo con lo programado; aunado a que no cuentancon registros de inventario permanente ni actualizados.RecomendacionesEl Presidente y la Junta Directiva de MERCAL, C.A.deben:• Evaluar integralmente el sistema de control internoe implementar los correctivos necesarios, dirigidosa adecuar los mecanismos de control y seguimientosobre los procesos administrativos y operativos que136