02-Descentralizada - 2007.indd - Contraloría General de la República

ActuacionesAnexo al Informe de Gestión 2007de un galpón para la herrería, así como de un preescolar;para ello se efectuó la revisión y análisis de: la facturaciónemitida por distintas Cooperativas a PALMAVEN, S.A. por unmonto de Bs. 358,08 millones y Bs. 269,30 millones, querepresentan el 96,14% y 81,44%, del monto facturado parael período señalado; así como el 61,54% de 13 expedientesde Cooperativas y 10 contratos suscritos entre PALMAVEN ylas Cooperativas, igualmente se practicó la inspección en 7sectores de la Comunidad Indígena Santa Rosa de Tácata,Municipio José María Freites, Anaco-estado Anzoátegui,a los fines de constatar la construcción de las obras.Observaciones relevantesDe la revisión efectuada a 8 expedientes que representanun 61,54% del total de 13 expedientes correspondientes a lasCooperativas que ejecutaron los proyectos en el Núcleo deDesarrollo Endógeno Tácata, se observó que 3 expedientesno se encontraban suficientemente soportados, toda vezque un expediente carecía del contrato, en el siguiente nose encontraban 3 facturas y en otro no se localizó el actaconstitutiva de la cooperativa y una factura. Al respecto,el artículo 23 de las Normas Generales de Control Interno(NGCI), Gaceta Oficial N° 36.229 del 17-06-97, señalaque todas las transacciones deben estar respaldadas conla suficiente documentación justificativa. Los hechosmencionados obedecen a que PALMAVEN S.A., no habíadictado directrices y/o lineamientos que permitieran llevarun efectivo control interno en cuanto al manejo administrativode los expedientes de las empresas o cooperativascon las cuales contrata, circunstancia que limita a la administracióny a los órganos de control en la ejecución delas labores de vigilancia y control de las transacciones yoperaciones.De la revisión efectuada a los 10 contratos que reposabanen los 8 expedientes seleccionados para la muestra,se evidenciaron omisiones y fallas en la conformación delos documentos, por cuanto todos los contratos carecíandel “Anexo A” señalado en la cláusula primera de los mismos,donde se hace referencia al detalle de las partidasque conforman la obra; en los contratos suscritos con 5cooperativas, no se especificó el sector o zona donde seejecutaría la obra, indicando la cláusula primera de los contratos,de manera general, que se realizaría en el MunicipioPedro María Freites y en 2 contratos que correspondían auna cooperativa, no tenían signado el número de contrato.Las anteriores situaciones inobservan lo establecidoen el artículo 23 de las NGCI, que señalan que todas lastransacciones y operaciones financieras y administrativasdeben estar respaldadas con la suficiente documentaciónjustificativa, asimismo el literal “a” del mismo artículo,contempla que los documentos deben contener informacióncompleta y exacta. Lo cual tiene su origen en la ausenciade mecanismos de control, tales como listas de verificación,revisiones periódicas de expedientes, entre otras,que garanticen la ejecución de una efectiva supervisión yvigilancia del manejo de los expedientes de los contratospor parte de la filial PALMAVEN, S.A. En consecuencia sedificultan las labores de control fiscal que les competeejercer a los órganos de control.De la comparación efectuada a los registros llevadospor la Gerencia de Planificación y Presupuesto de PALMA-VEN, C.A., para el año 2005, con la información manejadapor la Coordinación del Núcleo Tácata, se evidenciaroninconsistencias entre los reportes, por cuanto, en el reportede la mencionada Gerencia, se apreciaron facturasde proveedores que no guardaban relación con las actividadesdel Núcleo Tácata. Al respecto, el artículo 35 de laLey Orgánica de la Contraloría General de la República ydel Sistema Nacional del Control Fiscal (LOCGRSNCF),Gaceta Oficial N° 37.347 del 17-12-2001, en concordanciacon el artículo 131 de la Ley Orgánica de la AdministraciónFinanciera del Sector Público (LOAFSP), Gaceta OficialN° 37.606 del 09-01-2003, y el literal b) del artículo 3 de lasNGCI, señalan que el control interno de cada organismocomprende las normas y procedimientos adoptados dentrode un ente, a los fines de garantizar la exactitud, cabalidad,veracidad y oportunidad de la información financiera, administrativay técnica, para la toma de decisiones. Situaciónque refleja debilidades en el sistema de control interno dePALMAVEN, S.A., al carecer de mecanismos que le permitancerciorarse del adecuado registro de los desembolsos. Enconsecuencia al no contar la empresa filial PALMAVEN, S.A.,con información confiable, limita a la administración en latoma de decisiones y a los órganos de control en las laboresque les compete ejercer.138