02-Descentralizada - 2007.indd - Contraloría General de la República

ActuacionesAnexo al Informe de Gestión 2007Observaciones relevantesLa Dirección Ejecutiva de Comercio y Suministro dePDVSA Petróleo, S.A., no cuenta con una estructura organizativay funcional aprobada por la máxima autoridadde la empresa, en ese sentido, el artículo 3 de las NormasGenerales de Control Interno (NGCI), Gaceta Oficial N°36.229 del 17-06-97, dispone que el control interno de cadaente, debe organizarse con arreglo a conceptos y principiosgeneralmente aceptados de sistema y estar constituidos porpolíticas y normas formalmente dictadas, orientándolo alcumplimiento de objetivos, tales como: salvaguardar elpatrimonio público, garantizar la exactitud, cabalidad,veracidad y oportunidad de la información presupuestaria,financiera, administrativa y técnica, y procurar laeficiencia, eficacia, economía y legalidad de los procesosy operaciones, así como el acatamiento de las políticasestablecidas. Tal omisión se origina en que con posterioridada los sucesos de los años 2002 y 2003 se aplicó unesquema organizativo “provisional o de contingencia”, aúnno modificado por las autoridades, lo cual puede ocasionarlimitaciones en el cumplimiento de las tareas, metas yobjetivos, así como en la implementación de las políticasy decisiones institucionales por la existencia y mantenimientode normas y estructuras de carácter provisionalpara la ejecución de los procesos y actividades medularesde gran importancia para el cumplimiento de la misión dela empresa.PDVSA Petróleos, S.A. no cuenta con un manual deorganización, inobservando lo establecido en el artículo36 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de laRepública y del Sistema Nacional de Control Fiscal (LO-CGRSNCF), Gaceta Oficial N° 37.347 del 17-12-2001,en el sentido de que le corresponde a las máximas autoridadesjerárquicas de cada ente la responsabilidad deorganizar, establecer, mantener y evaluar el sistema decontrol interno, y este debe ser adecuado a su naturalezay fines, en concordancia con las premisas establecidasen el artículo 8 de las NGCI. Dicho manual no ha sidoelaborado debido a que la empresa estructuralmentese rige por el manual corporativo de organización dePDVSA, lo que dificulta las labores de control y vigilanciaefectiva del funcionamiento del sistema de controlinterno, en el entendido de que la estructura organizativaes parte importante de éste.De 64 expedientes de ventas solicitados a la GerenciaGeneral de Comercio, 16 de ellos (25,00%) no fueronsuministrados. Al respecto, se verificó que los mismos seprodujeron en un período en que la unidad de archivo nose encontraba operativa y adicionalmente no se activaronmecanismos de control que permitieran salvaguardar lainformación documental. En relación con tales omisiones,las NGCI pautan en su artículo 23, que todas las transaccionesy operaciones financieras, presupuestarias yadministrativas deben estar respaldadas con la suficientedocumentación justificativa, y deberán tomarse las medidasnecesarias para salvaguardar y proteger los documentos delos distintos riesgos a los cuales están sometidos, limitandolos hechos descritos, el que puedan efectuarse las tareasdestinadas a la supervisión y al control posterior de lasoperaciones y transacciones relacionadas con las ventasinternacionales de crudos.No se evidenció la conformación de expedientes parasustentar el proceso administrativo, correspondiente a unode los convenios de suministro internacional de crudoscon una refinería, inobservando las previsiones que en estesentido disponen las NGCI en el artículo 23, respecto a ladocumentación justificativa de las operaciones financieras,presupuestarias y administrativas. De tales entregas,según las evidencias (sólo 47 facturas entregadas) no seformó expediente porque las mismas se realizaron travésde una tubería (oleoducto) que comunica los tanques dePDVSA Petróleo, S.A., con los tanques que surten larefinería bajo el citado convenio, sin que se efectuaranlos controles internos referidos a la documentación técnicagenerada en el proceso y se tomaran las previsionesadministrativas correspondientes, lo que trae como consecuenciaque los órganos de supervisión y vigilanciapresenten dificultades para realizar una efectiva labor desupervisión, control y seguimiento del referido proceso deventas internacionales.Los convenios de suministro de crudos firmados conlas empresas internacionales, en el denominado procesode integración vertical, contemplan para el cálculo de los154