02-Descentralizada - 2007.indd - Contraloría General de la República

Administración Nacional DescentralizadaSector del Desarrollo SocialPreparación en Altitud, celebrado en Quito-Ecuador del 1°al 23-07-2004. No obstante, el artículo 23 literal a) de lasNGCI establece que todas las transacciones y operacionesfinancieras, presupuestarias y administrativas deben estarrespaldadas con la suficiente documentación justificativa yque los documentos deben contener información completay exacta; asimismo, el artículo 26 de las mencionadasnormas señala que “Todas las transacciones que ejecuteun organismo o entidad y que produzca variaciones ensus activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y, engeneral, en cualesquiera de las cuentas que conformanel sistema, deberán ser objeto de registro contable en loslibros principales y auxiliares correspondientes”, en concordanciacon el artículo 30 eiusdem que establece comosoporte de los sistemas y mecanismos de control internose debe implantar y mantener un sistema de comunicacióny coordinación que provea información relativa a lasoperaciones, confiable, oportuna, actualizada y acordea las necesidades del organismo. A su vez, las NormasGenerales de Contabilidad del Sector Público (NGCSP),Gaceta Oficial N° 36.100 del 04-12-1996, establecen ensus artículos 8 y 10 que todas las operaciones que afectenla Hacienda Pública deben ser objeto de registro contable,y que las transacciones deben contar con archivos dondereposan los documentos soportes que determine la normativalegal y reglamentaria. Por su parte, la Norma Nº12 del Manual de Normas y Procedimientos “Solicitud deAporte, Tramitación de Pagos, Rendiciones de Cuentasde las Federaciones” establece que la Dirección Generalde Administración y Finanzas (División de Contabilidad)deberá efectuar en forma permanente el registro por cadatramitación por concepto de pago de aportes a una federación,lo cual arrojará el saldo disponible con respecto ala cuenta global aprobada.Tal situación se debe a un deficiente control internoen el manejo de los recursos asignados por el IND a lafederación, lo cual limita a la gerencia de dicho institutopara determinar la confiabilidad de las operaciones financierasrealizadas, y al no contar el ente con informaciónactualizada y oportuna, también lo limita para ejercer unadecuado control interno de las actividades desarrolladasy generar reportes tanto presupuestarios como financierosconfiables y acordes con la realidad.En el archivo de la Dirección de Finanzas-División deContabilidad del IND no reposa la documentación soportede las rendiciones de cuenta presentadas por FEVEBOXcorrespondientes a los aportes económicos otorgados porel IND para los años 2002, 2003 y 2004, por Bs. 57,86millones, Bs. 87,80 millones y Bs. 120,89 millones, respectivamente.No obstante lo señalado en el artículo 23literales a y b de las NGCI, el cual establece que todas lastransacciones deben estar respaldadas con la suficientedocumentación justificativa, teniendo presente que losdocumentos deben contener información completa yexacta, archivarse siguiendo un orden cronológico u otrossistemas de archivo que faciliten su oportuna localización,y conservarse durante el tiempo estipulado legalmente; yque las autoridades competentes de la entidad adoptaránlas medidas necesarias para salvaguardar y proteger losdocumentos contra incendios, sustracción o cualquierotro riesgo, e igualmente para evitar su reproducción noautorizada. Asimismo, las NGCSP, en los artículos 8 y 10prevén que los registros contables deben ser llevados conun control lógico de archivo y estar respaldados por losdocumentos soportes que determine la normativa legal yreglamentaria. Sin embargo, esta situación obedece a laactuación poco diligente de los responsables del archivo yresguardo de los documentos soportes de las operacionescontables, así como a la falta de supervisión por parte dela Dirección de Finanzas del IND, lo que en consecuenciano permite la oportuna localización de los documentosy genera incertidumbre en cuanto a la gestión del IND,ya que la información disponible no asegura la exactitudy veracidad de las operaciones realizadas, por el desconocimientodel destino de los recursos otorgados parael desarrollo del deporte y, a su vez, limita el adecuadocontrol sobre los registros contables y presupuestarios delos recursos manejados.De la revisión efectuada a 99 traspasos presupuestariosrealizados por la Dirección General de Deporte de Rendimientodel IND durante los años 2002, 2003 y 2004, seobservó que la sumatoria de los traspasos efectuados enlas partidas 4.02.00.00.00 “Materiales y Suministros”,4.03.00.00.00 “Servicios no Personales”, 4.04.00.00.00“Activos Reales” y 4.07.00.00.00 “Transferencias”fueron aprobados por el Directorio, a pesar de superar367