02-Descentralizada - 2007.indd - Contraloría General de la República

ActuacionesAnexo al Informe de Gestión 2007el máximo organismo rector de este deporte en toda laRepública de Venezuela.Los presupuestos de Ingresos y Gastos aprobados al INDpara los ejercicios económicos 2004 y 2005, ascendieron aBs. 219.124,77 millones y Bs. 263.787,41 millones (gacetasoficiales Nros. 5.678 y 5.743 Extraordinarios de fechas 16-12-2003 y 13-12-2004, respectivamente), asignándole a laFederación Venezolana de Jiu-Jitsu para los citados añosBs. 126,64 millones y Bs. 72,61 millones.Alcance y objetivos de la actuaciónLa actuación se circunscribió a los años 2004 y 2005,tuvo como objetivos específicos evaluar la legalidad ysinceridad de las asignaciones así como el destino dado alos aportes otorgados por el IND, a la Federación VenezolanaJiu-Jitsu. Verificar los mecanismos de control internoimplementados por el instituto para otorgar y controlarlos recursos otorgados a la Federación Venezolana de Jiu-Jitsu, asimismo, verificar el control y seguimiento de lasrendiciones de cuenta que deben efectuar las federacionesde conformidad con las normas legales y sublegales que lasregulan. El análisis fue selectivo y se evaluaron los aportesentregados para la asistencia a eventos deportivos que seefectuaron durante los años del alcance de la actuación.Observaciones relevantesEn la relación “Movimiento de Cuenta N° 201-03-01-02-68”, desde el 01-01-2004 hasta 31-12-2004, emitida por laDivisión de Contabilidad del IND se observó un aporte a laFederación Venezolana de Jiu-Jitsu por Bs. 18,78 millones,los cuales fueron previstos en el plan operativo del año 2004de dicha federación para la asistencia de la selección venezolanaal Campamento Mundial de NAGA, en New Jersey;sin embargo, en los archivos de la Dirección de Finanzasdel instituto, no fueron ubicados los documentos soportesde dicho pago, a saber: solicitud de aporte por parte de lafederación, aprobación del aporte por la Dirección GeneralDeporte de Rendimiento, Informe “Aval Dirección Técnica-Metodológica”,Orden de Pago, voucher de pago, entreotros. No obstante lo anterior, el artículo 23 literal a delas Normas Generales de Control Interno (NGCI) GacetaOficial N° 36.229 del 17-06-1997, establece que todas lastransacciones y operaciones financieras, presupuestarias yadministrativas deben estar respaldadas con la suficientedocumentación justificativa y que los documentos debencontener información completa y exacta, y disponer desistemas de archivos que faciliten su oportuna localización.Por su parte, las Normas Generales de Contabilidaddel Sector Público (NGCSP), Gaceta Oficial N° 36.100del 04-12-1996, prevén en sus artículos 8 y 10 que todaslas operaciones que afecten la Hacienda Pública deben serobjeto de registro contable, y que las transacciones debencontar con archivos donde reposen los documentos soportesque determine la normativa legal y reglamentaria. Loexpuesto obedece a la ausencia de mecanismos de controlinterno administrativo en cuanto al archivo y resguardode la documentación que respaldan las operaciones financieras,así como a la falta de una efectiva vigilancia sobrelos procesos que canalizan la actividad operativa en elInstituto, limitando a los niveles gerenciales a determinar laconfiabilidad de las operaciones financieras realizadas, quefinalmente no permite el ejercicio de un adecuado controlinterno de las actividades ejecutadas y generar informacióntanto presupuestaria como financiera confiable, oportuna,verificable y acorde con la realidad.En los archivos de la Dirección de Finanzas-Divisiónde Contabilidad del IND no reposa la documentaciónsoporte de la rendición de cuenta por Bs. 18,78 millones,presentada por la Federación Venezolana de Jiu-Jitsu antela Unidad de Auditoría Interna, y remitida por ésta últimaa la Dirección de Finanzas mediante memorando de fecha15-07-2004, a efectos de su registro contable y presupuestario.No obstante, las NGCI en su artículo 23 literales a yb, el primero que fue transcrito en la observación anterior yel literal b que prevé que las autoridades competentes de laentidad adoptaran las medidas necesarias para salvaguardary proteger los documentos contra incendios, sustracción ocualquier otro riesgo, e igualmente, para evitar su reproducciónno autorizada; a su vez, el artículo 30 eiusdem,establece que como soporte de los sistemas y mecanismosde control interno se debe implantar y mantener un sistemade comunicación y coordinación que provea informaciónrelativa a las operaciones, confiable, oportuna, actualizaday acorde a las necesidades del organismo. Esta situación376