02-Descentralizada - 2007.indd - Contraloría General de la República

Administración Nacional DescentralizadaSector del Desarrollo SocialSe evidenció debilidades en el ejercicio de la responsabilidadque tienen las máximas autoridades de cumplir ysupervisar el acatamiento de las funciones establecidas enla normativa interna aprobada, en observancia al artículo39 de la LOCGRSNCF, el cual prevé que, los gerentes, jefeso autoridades administrativas de cada cuadro organizativodeberán vigilar el cumplimiento de los instrumentos decontrol interno sobre las operaciones y actividades realizadaspor las unidades administrativas y servidores delas mismas, en concordancia con el artículo 8, literal a) delas NGCI. De manera consecuente, se originó el ejerciciode funciones por un cargo que no fue debidamente creadoy por medio del cual, se asumieron funciones propias delcargo de Director de Administración.Según información suministrada por la unidad decompras, IDEA en el año 2005 realizó compras en monedanacional por Bs. 1.856,74 millones, de las cuales se seleccionóuna muestra del 30,46%, que representa Bs. 565,58millones, conformado por 36 expedientes, de cuyo análisisse observó que, sólo 5 poseían 3 o más cotizaciones, mientrasque las 31 operaciones restantes no cumplieron coneste requisito. De igual manera, sólo en 10 expedientes decompras reposaban los análisis de cotizaciones, en tantoque en los demás expedientes no existía la exposición demotivos para justificar la ausencia de las cotizaciones mínimasrequeridas. Al respecto, el Manual de la dirección deadministración-tramitación y control de órdenes de comprade la Fundación, prevé que toda compra deberá estar soportadapor un mínimo de tres (3) cotizaciones (en igualescondiciones) y el análisis de éstas, indicando expresamenteen el mismo, cual fue el proveedor seleccionado en cuantoa: calidad, capacidad técnica y financiera, oportunidadde entrega, condiciones de pago, precios, entre otros. Encaso de no lograr obtener las cotizaciones exigidas, deberáexponer las causas que lo justifique, mediante el formato“Exposición de Motivos”. Por consiguiente, el hecho de quetales expedientes de compras carezcan de las cotizacionesmínimas requeridas, limita la búsqueda de fuentes de abastecimientoidóneas, basadas en criterios de calidad, preciosy oportunidad de entrega. Como causa se evidenció que, lasmáximas autoridades ni la UAI, ejercieron las funciones decontrol y supervisión sobre el acatamiento de la normativainterna aplicable, no obstante lo establecido en el artículo39 de la LOCGRSNCF, en cuanto a la responsabilidad quetienen los gerentes, jefes o autoridades administrativas decada cuadro organizativo, de vigilar el cumplimiento delos instrumentos de control interno sobre las operacionesy actividades realizadas por las unidades administrativas yservidores de las mismas, en concordancia con el artículo8, literal a) de las NGCI.Ninguno de los 36 expedientes de las compras seleccionadascontaban con las notas de entrega de los productos,artículos y/o bienes adquiridos por IDEA, ni las notas deentrega de la unidad de compras a la unidad solicitante.Al respecto, el artículo 23 de las NGCI prevé que todas lastransacciones y operaciones financieras, presupuestarias yadministrativas deben estar respaldadas con la suficientedocumentación justificativa. Por otra parte, el manual de ladirección de administración-tramitación y control de órdenesde compra de la Fundación, establece que la unidad decompras, conjuntamente con el almacén deberá verificar larecepción de los materiales, mediante la comparación físicade éstos con los datos especificados en la factura y en laorden de compra. Consecuentemente, si no se realizan lasnotas de entrega, no queda constancia del control perceptivopracticado a las adquisiciones, ni del cumplimiento delas condiciones pactados con el proveedor o exigidas porel responsable de la unidad solicitante, de forma tal quese pueda subsanar cualquier diferencia o inconformidaddetectada. Situación que se originó toda vez que ni lasmáximas autoridades ni la UAI ejercieron las funciones decontrol y supervisión sobre el acatamiento de la normativainterna aplicable, no obstante lo establecido en el artículo39 de la LOCGRSNCF, en cuanto a la responsabilidad quetienen los gerentes, jefes o autoridades administrativas decada cuadro organizativo de vigilar el cumplimiento delos instrumentos de control interno sobre las operacionesy actividades realizadas por las unidades administrativas yservidores de las mismas, en concordancia con el artículo8, literal a) de las NGCI.La unidad de compras de la Fundación no cuenta conun sistema de registros automatizados de sus operaciones,que esté integrado a su vez con el sistema contable y presupuestario.Al respecto, el artículo 3, literal b) de las NGCIestablece que el sistema de control interno debe garantizar343