02-Descentralizada - 2007.indd - Contraloría General de la República

Administración Nacional DescentralizadaSector Serviciosatribuciones y competencias de los funcionarios que laboranen esa dependencia, no están debidamente aprobadospor el directorio del inti, de conformidad con lo previstoen el artículo 55 del Reglamento de la Ley Orgánica de laContraloría General de la República (RLOCGR), GacetaOficial N° 37.169 de fecha 29-03-2001 y el artículo 36 dela Ley Orgánica de la Contraloría General de la Repúblicay del Sistema Nacional de Control Fiscal (LOCGRSNCF),Gaceta Oficial N° 37.347 de fecha 17-12-2001, en concordanciacon el artículo 20 de las Normas Generales deControl Interno (NGCI), Gaceta Oficial N° 36.229 de fecha17-06-97. La referida situación obedece a que sólo existeuna propuesta de estructura organizacional y organigramageneral del inti, aprobada en forma transitoria por el extintoMinisterio de Planificación y Desarrollo, actual Ministeriodel Poder Popular para la Planificación y Desarrollo enmayo de 2002, con vigencia de un año, por lo que la mismapresentaba más de 4 años de vencimiento para la fecha dela actuación practicada por este Organismo Contralor (15-09-2006). Lo antes expuesto, incide negativamente en lasegregación de atribuciones y competencias de la oficina,afectando por ende su adecuado funcionamiento.La ORT inti-Yaracuy no cuenta con manuales de normasy procedimientos que contengan las funciones y actividadesde cada una de las dependencias que integran la oficina, noobstante lo establecido en el artículo 35 y 36 de la LOCGR-SNCF, conjuntamente con el artículo 131 y 134 de la LeyOrgánica de Administración Financiera del Sector Público(LOAFSP), Gaceta Oficial No. 37.978 de fecha 13-07-2004y el artículo 3 del Reglamento sobre la Organización delControl Interno de la Administración Pública Nacional(RSOCIAPN), publicado en la Gaceta Oficial N° 37.783de fecha 25-09-2003. La referida situación derivada de lano elaboración y aprobación definitiva de los citados instrumentospor parte de las máximas autoridades del inti,lo que dificulta el seguimiento y control de los procesosdesarrollados por la oficina, además de incidir de maneranegativa en su funcionamiento, al no estar definidos demanera formal los procedimientos que constituyen susactividades medulares.De la revisión efectuada a los archivos correspondientesa las áreas de registro agrario y legal agraria de la OficinaRegional de Tierras Yaracuy, se evidenció lo siguiente:No disponen de suficiente espacio físico ni archivadoresque garanticen el resguardo y faciliten el manejo de losexpedientes; existen expedientes no identificados y la informacióncontenida en los mismos no se encuentra foliada oidentificada numéricamente y en muchos casos se encuentraincompleta; existen documentos no archivados en carpetas,lo que facilita su extravío. No obstante, lo previsto enel artículo 141 de la Ley Orgánica de la AdministraciónPública (LOAP), Gaceta Oficial N° 37.305 de fecha 17-10-2001, en concordancia con el artículo 23 de las NGCI. Lareferida situación deriva de la inexistencia de adecuadosmecanismos para el resguardo de documentos, lo cual setraduce en la eventual pérdida de los mismos, dificultando ala oficina regional la oportuna respuesta a las comunidadesque requieren del servicio, además de limitar el ejerciciodel control interno.Durante el año 2004, el área legal agraria de la oficinaregional no realizó la contabilización de los expedientesde “Carta Agraria” y además, el coordinador regionalseñaló que desconoce la cantidad exacta de expedientesconformados durante el referido período, toda vez que noexiste información física y digital actualizada que permitacuantificar dicha documentación, manifestando ademásque en las gestiones pasadas no se formaron los referidosexpedientes. No obstante, las consideraciones previstas enel artículo 23 de las NGCI, en concordancia con el artículo35 de la LOCGRSNCF y artículo 3 del RSOCIAPN. Sobrelos particulares expuestos, el Jefe del área legal agraria,señaló que no disponen de los equipos necesarios que permitanllevar el control de la información que procesan. Talsituación, limita a la oficina regional generar informaciónoportuna y confiable, lo que incide desfavorablemente enel control adecuado que debe existir en toda organización,así como conocer la efectividad en cuanto a la prestacióndel servicio y el grado de cumplimiento de las actividadesasignadas a la ORT inti-Yaracuy.De la revisión realizada a una muestra de 48 expedientes,en el área de registro agrario correspondientes a losaños 2004 y 2005, se evidenció la emisión de constanciasprovisionales de inscripción en el registro agrario, cuyosexpedientes de solicitud carecen de algunos de los do-277