02-Descentralizada - 2007.indd - Contraloría General de la República

Administración Nacional DescentralizadaSector del Desarrollo Socialcuanto a los sistemas de información computarizados lamáxima autoridad jerárquica del organismo o entidad ydemás niveles organizativos deben disponer de mecanismoso medidas para la creación de archivos de respaldode los registros correspondientes. La situación descritase origina por la falta de políticas dirigidas al establecimientode efectivos controles a través de la implantaciónde mecanismos o medidas de seguridad que permitana la División de Nómina adscrita a la Dirección de Administracióny Finanzas, el respaldo y/o resguardo de lainformación que genera en cuanto a la nómina de la UCV,lo que trae como consecuencia que la citada Divisióncarezca de una herramienta, que le permita asegurar losdatos necesarios para garantizar el manejo adecuado dela nómina, con el propósito de minimizar los riesgos deperdida de la información.La Dirección de Tecnología, Información y Comunicacionesde la UCV no cuenta con un manual de normasy procedimientos que especifique los pasos y/o procesospara llevar a cabo el respaldo diario de los servidores dela UCV, en los cuales se encuentra el respaldo de la nóminade la universidad, sin embargo, los artículos 35 y37 de la LOCGRSNCF, establecen que el control internocomprende el plan de organización, las políticas, normas,métodos y procedimientos adoptados dentro de un enteu organismo, para salvaguardar sus recursos, verificarla exactitud y veracidad de su información financiera yadministrativa, por lo cual es obligación de la máximaautoridad jerárquica, elaborar en el marco de las normasbásicas dictadas por esta Contraloría General de la República,las normas, manuales de procedimientos y demásinstrumentos o métodos específicos que coadyuven alfuncionamiento del sistema de control interno. En talsentido, el artículo 8, numeral 2 de las Normas para elFuncionamiento Coordinado de los Sistemas de ControlInterno y Externo (NFCSCEI), Gaceta Oficial N° 36.229del 17-06-1997, en concordancia con el artículo 22 de lasNGCI, señalan que corresponde a la máxima autoridadde cada organismo y entidad, crear los sistemas y procedimientosde control interno, asegurar su implantación,funcionamiento, evaluación periódica y actualización,así como, adoptar las acciones a que hayan lugar parasu mejoramiento y eficacia, que los manuales técnicos yde procedimientos deben ser aprobados por las máximasautoridades jerárquicas de los organismos y entidades.La situación planteada obedece, a la inexistencia de unsistema de control interno contentivo de los instrumentosnormativos que permita definir las competencias, funciones,actividades, responsabilidades, procedimientosy registros, lo que trae como consecuencia, que al nocontar con un Manual de Normas y Procedimientos quecontengan los pasos y condiciones de las operacionesque realiza la Dirección de Tecnología de Informacióny Comunicación, que sirva de apoyo y guía al personal,causa desconocimiento a los efectos de asegurar que selleve acabo con éxito el respaldo de la información que segenera en la UCV.La Dirección de Administración y Finanzas de la UCVno dispone de documentación en los cuales se evidencie queel personal docente jubilado y pensionado haya recibido pagospor concepto de jubilaciones y pensiones, no obstante,los artículos 35 y 38 de la LOCGRSNCF establecen que elcontrol interno es un sistema adoptado dentro de un ente uorganismo sujeto a esta ley, para salvaguardar sus recursos,verificar la exactitud y veracidad de su información financieray administrativa, promover la eficiencia, economíay calidad en sus operaciones, el cual deberá garantizarque antes de proceder a realizar pagos, los responsablesse aseguren que estos se hayan realizado para cumplircompromisos ciertos y debidamente comprobados. En talsentido, el artículo 23 de las NGCI, indica que todas lastransacciones y operaciones financieras, presupuestarias yadministrativas deben estar respaldadas con la suficientedocumentación justificativa. Tal situación se debe a que lossoportes lo constituyen los registros quincenales de bancode abono en cuenta, que se detallan en orden correlativo decédulas de identidad, nombre del beneficiario, número decuenta y monto a cobrar; en los cuales está incluido todo elpersonal docente activo, jubilado y pensionado por cuantoen el Sistema de Nómina no hay separación por el tipo depersonal. Lo antes expuesto, limita al personal de las áreasde Nómina, Tesorería y Contabilidad y a la UCV, en ejercerun adecuado control de las operaciones que desarrollan,lo que no permite la evaluación de sus procesos, y no garantizael correcto desempeño de la gestión administrativay financiera.411