02-Descentralizada - 2007.indd - ContralorÃa General de la RepÃºblica

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ActuacionesAnexo al Informe de Gestión 2007del objeto, conjunta o separadamente de sus dependencias,podrá realizar labores en cualquier campo de la ciencia, latecnología, las humanidades y las artes, así como, actividadesaplicadas al desarrollo humano y social.Su estructura organizativa está conformada por: elConsejo Directivo al cual están adscritos la Unidad deAuditoría Interna (UAI) y Presidencia, de esta últimadependen una Comisión Clasificadora, Asesoría Legal,los Departamentos de Personal y el de Relaciones Interinstitucionales,el Centro Internacional de CooperaciónCientífica Simón Bolívar (CICCSB) y Vice-Presidencia, ala cual están supeditados el Consejo de Coordinación deCentros, la Dirección de Administración (Departamentosde Presupuesto, Contabilidad, Sistemas y Telecomunicaciones,Servicios Generales, Sistemas Eléctricos, Planta Física,Planificación, Tesorería y la Unidad de Asistencia Administrativa)el Centro de Biociencia y Medicina Molecular(Unidades de Neurobiología Molecular, Ultraestructura yNeurobiología Celular, Estructura Molecular, Estudio deErrores Innatos del Metabolismo, Laboratorio de SeñalizaciónCelular y Bioquímica de Parásitos y el Servicio dePesquisa Neonatal), el Centro de Biotecnología (Unidadesde Biotecnología Agrícola, Biotecnología de Petróleo, PolimorfismoGenético) y el Centro de Investigaciones Teóricas(CENIT) unidades de Filosofía, Ciencias Políticas y Arte.El presupuesto de Ingresos y Gastos para el año 2005,ascendió a Bs. 8.880,10 millones, y fue aprobado en la Leyde Presupuesto de ese año (Gaceta Oficial Nº 5.743 Extraordinariodel 13-12-2004). Posteriormente le aprobaronrecursos adicionales por Bs. 4.310,37 millones situando elPresupuesto en Bs. 13.190,47 millones.Alcance y objetivo de la actuaciónLa actuación se orientó a la revisión selectiva de lasoperaciones presupuestarias y financieras, así como delas contrataciones realizadas por IDEA durante el año2005, con el objeto de verificar si se ajustaron al marcolegal que las regula. En tal sentido, se plantearon comoobjetivos específicos: evaluar selectivamente la legalidady sinceridad de la administración de recursos a travésde las cuentas bancarias a nombre de la Fundación,evaluar selectivamente la legalidad y sinceridad de loscompromisos y pagos efectuados por concepto de compras,así como, verificar el cumplimiento de los contratossuscritos entre IDEA y la Concesionaria Industrias deAlimentos ARCA y entre IDEA y el Parque TecnológicoSartenejal (PTS).Observaciones relevantesSe corroboró la autorización de transferencias bancariasen moneda extranjera, por un total de US $ 17.173,40,equivalentes a Bs. 36,92 millones de las cuentas a nombrede IDEA en el Banco Mercantil, entre los meses de junio yjulio del año 2005, por parte del Asistente del Presidentede la Fundación, aún cuando, el manual de la dirección deadministración-unidad de finanzas, control y manejo delos fondos depositados en Banco, aprobado por el ConsejoDirectivo en Acta del 21-10-2003, prevé que las transferenciasentre cuentas deben estar autorizadas por el directorde Administración. Situación originada por debilidadesen el ejercicio de la responsabilidad que tiene la máximaautoridad de cumplir y supervisar el acatamiento de lasfunciones establecidas en la normativa interna aprobada, loque implica la aplicación de los estatutos, las providenciasadministrativas y los manuales aprobados, en observanciaal artículo 39 de la Ley Orgánica de la Contraloría Generalde la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal(LOCGRSNCF), Gaceta Oficial Nº 37.347 del 17-12-2001,el cual prevé que, los gerentes, jefes o autoridades administrativasde cada cuadro organizativo deberán vigilar elcumplimiento de los instrumentos de control interno sobrelas operaciones y actividades realizadas por las unidadesadministrativas y servidores de las mismas, en concordanciacon el artículo 8, literal a) de las Normas Generalesde Control Interno (NGCI), Gaceta Oficial N° 36.229 del17-06-97. Lo que acarreó usurpación de funciones entre eldirector de administración y el asistente del presidente conrespecto a la movilización de los fondos de la Fundacióndepositados en los bancos.El cargo asistente del presidente, no fue creado ni aprobadopor el Consejo Directivo del IDEA, autoridad competentepara decidir el funcionamiento y organización interna de laFundación según el artículo 17, numeral 15 de sus Estatutos.342
Administración Nacional DescentralizadaSector del Desarrollo SocialSe evidenció debilidades en el ejercicio de la responsabilidadque tienen las máximas autoridades de cumplir ysupervisar el acatamiento de las funciones establecidas enla normativa interna aprobada, en observancia al artículo39 de la LOCGRSNCF, el cual prevé que, los gerentes, jefeso autoridades administrativas de cada cuadro organizativodeberán vigilar el cumplimiento de los instrumentos decontrol interno sobre las operaciones y actividades realizadaspor las unidades administrativas y servidores delas mismas, en concordancia con el artículo 8, literal a) delas NGCI. De manera consecuente, se originó el ejerciciode funciones por un cargo que no fue debidamente creadoy por medio del cual, se asumieron funciones propias delcargo de Director de Administración.Según información suministrada por la unidad decompras, IDEA en el año 2005 realizó compras en monedanacional por Bs. 1.856,74 millones, de las cuales se seleccionóuna muestra del 30,46%, que representa Bs. 565,58millones, conformado por 36 expedientes, de cuyo análisisse observó que, sólo 5 poseían 3 o más cotizaciones, mientrasque las 31 operaciones restantes no cumplieron coneste requisito. De igual manera, sólo en 10 expedientes decompras reposaban los análisis de cotizaciones, en tantoque en los demás expedientes no existía la exposición demotivos para justificar la ausencia de las cotizaciones mínimasrequeridas. Al respecto, el Manual de la dirección deadministración-tramitación y control de órdenes de comprade la Fundación, prevé que toda compra deberá estar soportadapor un mínimo de tres (3) cotizaciones (en igualescondiciones) y el análisis de éstas, indicando expresamenteen el mismo, cual fue el proveedor seleccionado en cuantoa: calidad, capacidad técnica y financiera, oportunidadde entrega, condiciones de pago, precios, entre otros. Encaso de no lograr obtener las cotizaciones exigidas, deberáexponer las causas que lo justifique, mediante el formato“Exposición de Motivos”. Por consiguiente, el hecho de quetales expedientes de compras carezcan de las cotizacionesmínimas requeridas, limita la búsqueda de fuentes de abastecimientoidóneas, basadas en criterios de calidad, preciosy oportunidad de entrega. Como causa se evidenció que, lasmáximas autoridades ni la UAI, ejercieron las funciones decontrol y supervisión sobre el acatamiento de la normativainterna aplicable, no obstante lo establecido en el artículo39 de la LOCGRSNCF, en cuanto a la responsabilidad quetienen los gerentes, jefes o autoridades administrativas decada cuadro organizativo, de vigilar el cumplimiento delos instrumentos de control interno sobre las operacionesy actividades realizadas por las unidades administrativas yservidores de las mismas, en concordancia con el artículo8, literal a) de las NGCI.Ninguno de los 36 expedientes de las compras seleccionadascontaban con las notas de entrega de los productos,artículos y/o bienes adquiridos por IDEA, ni las notas deentrega de la unidad de compras a la unidad solicitante.Al respecto, el artículo 23 de las NGCI prevé que todas lastransacciones y operaciones financieras, presupuestarias yadministrativas deben estar respaldadas con la suficientedocumentación justificativa. Por otra parte, el manual de ladirección de administración-tramitación y control de órdenesde compra de la Fundación, establece que la unidad decompras, conjuntamente con el almacén deberá verificar larecepción de los materiales, mediante la comparación físicade éstos con los datos especificados en la factura y en laorden de compra. Consecuentemente, si no se realizan lasnotas de entrega, no queda constancia del control perceptivopracticado a las adquisiciones, ni del cumplimiento delas condiciones pactados con el proveedor o exigidas porel responsable de la unidad solicitante, de forma tal quese pueda subsanar cualquier diferencia o inconformidaddetectada. Situación que se originó toda vez que ni lasmáximas autoridades ni la UAI ejercieron las funciones decontrol y supervisión sobre el acatamiento de la normativainterna aplicable, no obstante lo establecido en el artículo39 de la LOCGRSNCF, en cuanto a la responsabilidad quetienen los gerentes, jefes o autoridades administrativas decada cuadro organizativo de vigilar el cumplimiento delos instrumentos de control interno sobre las operacionesy actividades realizadas por las unidades administrativas yservidores de las mismas, en concordancia con el artículo8, literal a) de las NGCI.La unidad de compras de la Fundación no cuenta conun sistema de registros automatizados de sus operaciones,que esté integrado a su vez con el sistema contable y presupuestario.Al respecto, el artículo 3, literal b) de las NGCIestablece que el sistema de control interno debe garantizar343
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