02-Descentralizada - 2007.indd - Contraloría General de la República

ActuacionesAnexo al Informe de Gestión 2007la exactitud, veracidad, cabalidad y oportunidad de la informaciónpresupuestaria, financiera, administrativa y técnica.Por su parte, el artículo 30 de las NGCI prevé que, comosoporte de los sistemas y mecanismos de control interno sedebe implantar y mantener un sistema de comunicación ycoordinación que provea información relativa a las operacionesy que sea confiable, oportuna, actualizada y acorde alas necesidades de los organismos. Estas dos condicionesno se cumplen debido a que los registros son llevadosmanualmente por esa unidad operativa, imposibilitandoasí, la emisión de reportes actualizados y oportunos queconcuerden con los registros de la información contable ypresupuestaria. De manera que las unidades involucradasen el proceso de adquisiciones se ven limitadas en el ejerciciodel control sobre el estado de las órdenes de compra,así mismo, en la detección y corrección de desviacionesen los registros y pagos por concepto de las compras querealiza la Fundación.Entre IDEA y la sociedad mercantil Industrias de AlimentosARCA, C.A. fue celebrado un contrato de concesiónpara la prestación del servicio de hotelería en el áreahotelera y servicio de restaurante en edificios integrantesdel complejo propiedad de la Fundación. Al respecto, seobservó la reincidencia de retrasos en el cumplimiento delos pagos por ambas partes contratantes. Aun cuando las“Normas Generales: de Control, Facturación y Cuentaspor Cobrar; así como las Normas Específicas: 2. ContratoAdministración del Centro de Convenciones IDEA” prevénque, la unidad de finanzas solicitará a la empresa contratistala facturación de los eventos realizados en el mes inmediatamenteanterior; a la gerencia de mercadeo del centro deconvenciones registro de los eventos realizados; previo ala preparación de la factura relacionada con el porcentajeque le corresponde a IDEA, asimismo, efectuará conciliaciónde la facturación relacionada con el registro de eventosrealizados, suministrado por la gerencia de mercadeo. Lareincidencia de las mencionadas inobservancias se debea que, no cuenta con registros actualizados al mes inmediatamenteanterior de la facturación de los ingresos porconcepto de ventas de alimentos y bebidas y realizaciónde eventos; y, a la falta de controles internos por parte delos niveles gerenciales en el cumplimiento de las cláusulascontractuales y de las normas internas aplicables a laconciliación de las cuentas por cobrar y por pagar a la concesionaria,aún cuando el artículo 39 de la LOCGRSNCFen concordancia con el artículo 8, literal a) de las NGCI,prevé la responsabilidad que tienen los gerentes, jefes oautoridades administrativas de cada cuadro organizativo,de vigilar el cumplimiento de los instrumentos de controlinterno sobre las operaciones y actividades realizadas porlas unidades administrativas y servidores de las mismas.Consecuentemente, las funciones de control y seguimientosobre las cuentas derivadas de la contratación en cuestión,son obstaculizadas debido a la no aplicación de las normasinternas que las regulan, afectando la programación delflujo del efectivo.Entre IDEA y la Corporación Parque Tecnológico de Sartenejas(PTS) se suscribió un contrato de arrendamiento deuna mezzanina que abarca un área de 400 m 2 , ubicada en elEdificio Bolívar, parte integral del complejo propiedad dela Fundación, para establecer una sede gerencial y administrativa.Relacionado con el cumplimiento de dicho contrato,según información suministrada por el departamentode tesorería del IDEA, el PTS adeudaba a la Fundación, almes de junio de 2006, la cantidad de Bs. 8,4 millones porconcepto de arrendamiento correspondiente a los meses deoctubre 2004 a junio 2006, ambos inclusive, a razón de Bs.400,00 mil mensuales. Lo anterior, refleja inobservanciade las “Normas Generales: Control, Facturación y Cuentaspor Cobrar y las Normas Específicas: Arrendamiento deInstalaciones y Contrato de Administración del Centro deConvenciones”, así como, debilidades en la efectividad ycontrol de las cobranzas por parte de tesorería y consultoríajurídica; con la consecuencia de presentar un altoriesgo de no cobrar los arrendamientos en su justo montopor la dificultad de llegar a su conciliación por las partescontratantes, dejando de percibir los ingresos derivados,lo que afecta, el flujo de efectivo que pudiera destinarse ala atención de otras erogaciones en la Fundación.ConclusionesCon base en los objetivos específicos de la presente actuaciónse concluye que para el período 2005, IDEA presentósituaciones que no se ajustaron a la normativa que regulasu funcionamiento, por cuanto, permitió la autorización344