PDF, 706 Seiten, 7 - Regierungsrat - Kanton Zürich

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San10, Massnahmen zur Steigerung der Effizienz und Wirtschaftlichkeit in der Zusammenarbeit
zwischen den Verwaltungseinheiten
Im Rahmen des Sanierungsprogramms San10 hat der Regierungsrat Ende 2010 die Finanzdirektion
beauftragt, in den Bereichen Personaladministration, Rechnungswesen, Beschaffungsmanagement, Controlling
und Informatik Massnahmen zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit zu prüfen.
Die Finanzverwaltung hat vier Teilprojekte zur weiteren Zentralisierung des Rechnungswesens
gestartet mit dem Ziel,
– die Rechnungswesensoftware SAP flächendeckend in allen kantonalen Rechnungsstellen einzuführen,
– die Kreditorenbewirtschaftung im Buchungszentrum zu zentralisieren,
– eine E-Plattform für das Rechnungswesen zu etablieren und
– die IPSAS-Verfahren und -Prozesse zu optimieren.
Im Berichtsjahr wurden für die Teilprojekte Projektaufträge erstellt beziehungsweise, wo dies nicht
angezeigt war, unmittelbar mit der Umsetzung der Massnahmen begonnen.
Die kdmz wurde von der Finanzdirektion beauftragt, die Einführung einer möglichst einheitlichen
IT-Applikation für das Beschaffungsmanagement sowie einer einheitlichen Bestellplattform mit Webshops
zu prüfen. Diese bildet eine wichtige Voraussetzung, um die Optimierung des kantonalen Beschaffungswesens
als Daueraufgabe gut wahrnehmen zu können. Die Arbeiten wurden im Berichtsjahr mit der
Erstellung einer Machbarkeitsstudie begonnen.
Die KITT-Geschäftsstelle hat einen Projektauftrag für die Erstellung und Umsetzung der LEUnet-
Strategie erarbeitet und eine Machbarkeitsanalyse durchgeführt. Auf der Grundlage dieser Unterlagen
ist ein Antrag an den Regierungsrat in Erarbeitung. Beantragt werden soll, dass das KITT mit der neuen
Netzwerkstrategie LEUnet für die Verwaltung beauftragt wird. Der San10-Auftrag soll integrierender
Bestandteil der neuen Strategie werden. Ebenso wurden der Projektauftrag zur SAP-Strategie genehmigt
und damit die Ziele der Strategieerarbeitung festgesetzt. Die eingesetzte Projekt-Arbeitsgruppe hat erste
substanzielle Ergebnisse in Form eines Grobentwurfs erzielt. Dabei wurden die erfolgskritischen Faktoren
identifiziert und entsprechend gewichtet.
Als vierte San10-Massnahme zur Steigerung der Wirtschaftlichkeit in der Zusammenarbeit überprüft
die Finanzdirektion im Anschluss an die Einführung von PULS-ZH die Personaladministration. Dazu
startete das Personalamt im Berichtsjahr ein Projekt in Zusammenarbeit mit einem externen Partner. Die
Prüfung konzentrierte sich im Wesentlichen auf die Personaladministration der Finanzdirektion. Das Projektvorgehen
umfasste drei Phasen. In der ersten Phase erfolgte die Identifikation der Prozesse, die im
Projekt untersucht wurden. Dazu gehörten die Prozesse «Anstellung», «individuelle Lohnerhöhung» und
«Kündigung durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach Probezeit». Die zweite Phase umfasste das Finden
von Ansatzpunkten für Optimierungen in den Prozessen. Dabei wurden die drei Prozesse hinsichtlich
Schnittstellen, Effizienzsteigerungen und Optimierungspotenzial analysiert. In der dritten Phase wurden
für jeden Prozess Optimierungsvarianten ausgearbeitet. Aus den vorgenommenen Ist- und Soll-Analysen
wurden schliesslich zwei Handlungsoptionen abgeleitet mit dem Ziel, die HR-Organisation und -Abläufe
insgesamt effizienter, schneller und professioneller zu gestalten. Die aus der Prüfung gewonnenen
Erkenntnisse und daraus abgeleiteten Verbesserungsmassnahmen wurden im Oktober mit dem Projektteam
diskutiert und validiert. Aufgrund des Berichtes der externen Firma vom 2. Dezember soll im
1.Quartal 2012 das weitere Vorgehen zur «Überprüfung der Personaladministration» definiert werden.