Evaluation zur Umsetzung der EU-Strukturfondsmittel im Rahmen ...

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Evaluation der EU-Strukturfondsförderung im BAP Arbeitspaket I: Evaluation der Umsetzungsstrukturen Damit die Identität der Daten gewährleistet ist, muss dies verbindlich für sämtliche Akteure geschehen. Von Vorteil für die Erstellung der Schnittstelle ist die Tatsache, dass Finanzbuchhaltungssysteme von zwei Herstellern genutzt werden (Navision und SAP). Für die Sicherstellung der Übereinstimmung der Daten zwischen den Finanzbuchhaltungssystemen und der Vorgangsbearbeitung schlägt die Evaluation das in der folgenden Abbildung 46 skizzierte Verfahren vor: Vorgangsbearbeitung Finanzbuchhaltung MITTEL- MITTEL- ANFORDERUNG ANFORDERUNG STORNIERUNG NEUER BELEG nein START START ERFASSUNG ERFASSUNG PRÜFUNG PRÜFUNG ZUWEISUNG ZUWEISUNG BUDGETS/ BUDGETS/ ZAHLUNGSTITEL ZAHLUNGSTITEL BUCHUNGSBELEG BUCHUNGSBELEG FREIGABE FREIGABE Controlling/ Controlling/ FIBU FIBU ENDE ENDE BAP-Evaluation-Schlussberichtv01.doc 9. Mai 2008 © Steria Mummert Consulting AG Seite 186 von 452 ja FEHLER PRÜFUNG: PRÜFUNG: ZUORDUNG ZUORDUNG HÖHE HÖHE OK RETRAKTION RETRAKTION Abbildung 46: Vorschlag zur Schnittstelle Finanzbuchhaltung - Vorgangsbearbeitung START START BUCHUNG BUCHUNG ERFASSUNG ERFASSUNG BUCHUNG BUCHUNG Im Einzelnen werden im Buchungsvorgang folgende Verfahrensschritte durchlaufen: – Der Buchungsbeleg wird im Vorgangsbearbeitungssystem auf der Basis einer Mittelanforderung erstellt. In diesem Schritt wird auch die Verteilung der Gesamtzahlung auf Zuwendungstitel (ESF, Land etc.) sowie ggf. weiterer Metadaten auf der Ebene der Auszahlung (z. B. Fondszuordnung, ESF-Maßnahme etc.) vollzogen. Im Buchungstext des Beleges erhält der Zahlungsvorgang eine im Vorgangsbearbeitungssystem automatisch generierte Belegnummer. – Diese Zuordnungsinformationen werden nicht mehr in den Finanzbuchhaltungssystemen vorgehalten. Das bedeutet, dass die dort zu verbuchende Zahlung absolut identisch mit der Höhe des in der Vorgangsbearbeitung erstellten Buchungsbeleges sein muss. Korrekturen, z. B. im Zuge der Prüfung nach dem Vier-Augen-Prinzip oder beim Buchungsvorgang selbst, sind nicht zulässig. Taucht in einem Prozessschritt ein Problem auf, ist der Beleg zurückzuweisen, im Vorgangsbearbeitung zu stornieren bzw. in einem kopierten Datensatz zu korrigieren. Auf dieser Basis ist wiederum ein neuer Zahlungsbeleg mit einer neuen Belegnummer zu erstellen. – Nach einer erfolgreichen Prüfung wird der Beleg in der Finanzbuchhaltung gebucht und in der Projektakte abgelegt. FIBU- FIBU- DB DB
Evaluation der EU-Strukturfondsförderung im BAP Arbeitspaket I: Evaluation der Umsetzungsstrukturen – Über eine Datenschnittstelle werden die Buchungsdaten aus den Finanzbuchhaltungssystemen in die Vorgangsbearbeitung zurückgespielt und über die Buchungsnummer den Förderfällen automatisch zugeordnet. – Eine Schnittstelle, die die Buchungen in Echtzeit an die Vorgangsbearbeitung überträgt, ist nicht verhältnismäßig. Die Retraktion in das Vorgangsbearbeitungssystem kann mit einer Batch-Verarbeitung auf einem verschlüsselten Übertragungsweg erfolgen. Da die Laufzeiten von der Erstellung des Buchungsbelegs bis zur Buchung im FiBu-System je nach Akteur unterschiedlich sein werden, ist es wichtig, die Zeitpunkte der Datenübertragung so zu koordinieren, dass diese beteiligten Akteure transparent sind. Im Zuge der Umsetzung des Fachkonzepts der Umstellung des Systems für die neue Förderperiode sollte eine Verständigung über einen geeigneten Turnus erzielt werden. – Für den Fall, dass eine Zuordnung, z. B. aufgrund einer Falscheingabe einer Buchungsnummer nicht möglich sein sollte, ist im Vorgangsbearbeitungssystem die automatisierte Erstellung eines Fehlerprotokolls und dessen Zustellung an die systemverantwortliche Stelle zu dokumentieren. Diese Stelle ist für die Klärung des Buchungsvorgangs verantwortlich. – Die tatsächlich im Fibu-System gebuchte Auszahlung ist im Vorgangsbearbeitungssystem mit dem Buchungsbeleg automatisch abzugleichen. Für festgestellte Abweichungen ist im Vorgangsbearbeitungssystem eine Alarmfunktion zu implementieren und in einem Fehlerprotokoll zu dokumentieren. Korrekturen sind nach dem beschriebenen Verfahren Belegerstellung in der Vorgangsbearbeitung ► Prüfung und Freigabe ► Buchung in der Finanzbuchhaltung zu bearbeiten. � [D] Berichtswesen und Planung Das Land Bremen hat komplexe und mehrdimensionale Zielsysteme, die in der Folge eine hohe Flexibilität des Reportings erfordern, um diese Dimensionen abzubilden. Die Komplexität wird sich in der Förderperiode 2007-2013 durch die hinzugekommenen unmittelbaren Berichtspflichten gegenüber der Europäischen Kommission und den Informationspflichten gegenüber dem Begleitausschuss weiter erhöhen. Gleichzeitig steigen mit der Festlegung von quantifizierten Zielen im Operationellen Programm des Landes Bremen die Anforderungen in Bezug auf die strategische Steuerung des Gesamtprogramms. Die Tatsache, dass Reports weitgehend manuell von sämtlichen Akteuren auf der Basis unterschiedlicher Datenquellen erstellt werden, stellt einen wesentlichen Mangel in Bezug auf die Steuerungsfähigkeit des Gesamtprogramms dar. Nach Einschätzung der Evaluation ist eine Umgestaltung der bisherigen IuK-Unterstützung für das Berichtswesen notwendig. Flankierend zu den Maßnahmen der Restrukturierung des Berichtswesens (siehe Kap. 5.6 - Berichtswesen) schlägt die Evaluation im IuK-System folgende technische Maßnahmen vor: � Berichtsrelevante Daten werden an zentraler Stelle in einem dispositiven Datenbestand gesammelt Die für die Erstellung der Berichte notwendigen Daten werden aus den operativen Systemen, im Wesentlichen aus dem Vorgangsbearbeitungssystem, extrahiert und an zentraler Stelle in einem Data-Warehouse gesammelt und zusammengeführt. BAP-Evaluation-Schlussberichtv01.doc 9. Mai 2008 © Steria Mummert Consulting AG Seite 187 von 452
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