Evaluation zur Umsetzung der EU-Strukturfondsmittel im Rahmen ...

Evaluation der EU-Strukturfondsförderung im BAP
Arbeitspaket I: Evaluation der Umsetzungsstrukturen
– Über eine Datenschnittstelle werden die Buchungsdaten aus den Finanzbuchhaltungssystemen
in die Vorgangsbearbeitung zurückgespielt und über die Buchungsnummer den Förderfällen
automatisch zugeordnet.
– Eine Schnittstelle, die die Buchungen in Echtzeit an die Vorgangsbearbeitung überträgt, ist
nicht verhältnismäßig. Die Retraktion in das Vorgangsbearbeitungssystem kann mit einer
Batch-Verarbeitung auf einem verschlüsselten Übertragungsweg erfolgen. Da die Laufzeiten
von der Erstellung des Buchungsbelegs bis zur Buchung im FiBu-System je nach Akteur unterschiedlich
sein werden, ist es wichtig, die Zeitpunkte der Datenübertragung so zu koordinieren,
dass diese beteiligten Akteure transparent sind. Im Zuge der Umsetzung des Fachkonzepts
der Umstellung des Systems für die neue Förderperiode sollte eine Verständigung
über einen geeigneten Turnus erzielt werden.
– Für den Fall, dass eine Zuordnung, z. B. aufgrund einer Falscheingabe einer Buchungsnummer
nicht möglich sein sollte, ist im Vorgangsbearbeitungssystem die automatisierte Erstellung
eines Fehlerprotokolls und dessen Zustellung an die systemverantwortliche Stelle
zu dokumentieren. Diese Stelle ist für die Klärung des Buchungsvorgangs verantwortlich.
– Die tatsächlich im Fibu-System gebuchte Auszahlung ist im Vorgangsbearbeitungssystem
mit dem Buchungsbeleg automatisch abzugleichen. Für festgestellte Abweichungen ist im
Vorgangsbearbeitungssystem eine Alarmfunktion zu implementieren und in einem Fehlerprotokoll
zu dokumentieren. Korrekturen sind nach dem beschriebenen Verfahren Belegerstellung
in der Vorgangsbearbeitung ► Prüfung und Freigabe ► Buchung in der Finanzbuchhaltung
zu bearbeiten.
� [D] Berichtswesen und Planung
Das Land Bremen hat komplexe und mehrdimensionale Zielsysteme, die in der Folge eine hohe
Flexibilität des Reportings erfordern, um diese Dimensionen abzubilden. Die Komplexität wird sich
in der Förderperiode 2007-2013 durch die hinzugekommenen unmittelbaren Berichtspflichten gegenüber
der Europäischen Kommission und den Informationspflichten gegenüber dem Begleitausschuss
weiter erhöhen.
Gleichzeitig steigen mit der Festlegung von quantifizierten Zielen im Operationellen Programm des
Landes Bremen die Anforderungen in Bezug auf die strategische Steuerung des Gesamtprogramms.
Die Tatsache, dass Reports weitgehend manuell von sämtlichen Akteuren auf der Basis unterschiedlicher
Datenquellen erstellt werden, stellt einen wesentlichen Mangel in Bezug auf die Steuerungsfähigkeit
des Gesamtprogramms dar. Nach Einschätzung der Evaluation ist eine Umgestaltung
der bisherigen IuK-Unterstützung für das Berichtswesen notwendig.
Flankierend zu den Maßnahmen der Restrukturierung des Berichtswesens (siehe Kap. 5.6 - Berichtswesen)
schlägt die Evaluation im IuK-System folgende technische Maßnahmen vor:
� Berichtsrelevante Daten werden an zentraler Stelle in einem dispositiven Datenbestand
gesammelt
Die für die Erstellung der Berichte notwendigen Daten werden aus den operativen Systemen, im
Wesentlichen aus dem Vorgangsbearbeitungssystem, extrahiert und an zentraler Stelle in einem
Data-Warehouse gesammelt und zusammengeführt.
BAP-Evaluation-Schlussberichtv01.doc
9. Mai 2008
© Steria Mummert Consulting AG Seite 187 von 452