Evaluation zur Umsetzung der EU-Strukturfondsmittel im Rahmen ...

Evaluation der EU-Strukturfondsförderung im BAP
Arbeitspaket I: Evaluation der Umsetzungsstrukturen
werden. Gleichzeitig gibt es Planzahlen auf Projektebene, z. B. der erwartete Mittelabfluss, deren
Speicherung außerhalb des Systems in undokumentierten Systemen, in der Regel in Tabellenkalkulationsprogrammen,
erfolgt. Diese operativen Planzahlen sollen in Zukunft in das Vorgangsbearbeitungssystem
integriert werden.
Darüber hinaus besteht für die Förderperiode 2007-2013 die Anforderung, Zielwerte auf höheren
Aggregationsebenen („top-down“) zu überwachen. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen
um die im Operationellen Programm mit der Europäischen Kommission vereinbarten Indikatoren
bzw. die in den Programmen und Wettbewerbsaufrufen des BAP festgeschriebenen Zielzahlen.
Für die hieraus entstehenden Steuerungserfordernisse, den hierfür notwendigen
Plan-Ist-Abgleich sowie die Berichtsanforderungen an mehrere Akteure (Deputation, Produktgruppencontrolling,
Begleitausschuss, Europäische Kommission), ist es notwendig, dass diese
Planzahlen an zentraler Stelle vorgehalten und in das Gesamtsystem integriert werden.
Da das Vorhalten übergreifender Daten nicht zu den originären Aufgabe eines Vorgangsbearbeitungssystems
gehört, ist es aus der Sicht der Evaluation sinnvoll, diese Plandaten in einem
separaten Datenbanksystem abzubilden. Aufgrund des geringen Datenumfangs lässt sich dies
in einer kleinen Datenbanklösung in das Gesamtsystem integrieren. Zu beachten ist hierbei,
dass die Planwerte einerseits durch die steuernden Stellen verteilt erfasst und gepflegt werden
können und andererseits für den Plan-Ist-Abgleich in den oben beschriebenen Berichtssystemen
zur Verfügung stehen.
� Das Berichtssystem ist Lieferant für die Daten zur Erstellung der Zahlungsanträge
Die bisher weitgehend manuelle Zusammenführung von Daten für die Erstellung der Zahlungsanträge
soll auf der Basis vorliegender Daten zu bescheinigten und geprüften Ausgaben in Verwendungsnachweisen
und Mittelanforderungen so weit wie möglich automatisiert und in das
Berichtswesen integriert werden.
Empfehlung 21:
Im Vorgangsbearbeitungssystem sind fehlende oder unzureichend implementierte Funktionen
zu ergänzen bzw. zu überarbeiten.
Neben der geforderten konsequenten Umsetzung der Zentralisierung, der Erweiterung des Mandantenkreises
sowie der Konzentration auf Kernaufgaben bestehen weitere Anforderungen an das Vorgangsbearbeitungssystem.
Im Wesentlichen handelt es sich um die Ergänzung bisher fehlender oder
unzureichender Funktionalitäten.
Die Handlungsbedarfe stellen sich aus der Sicht des Evaluators wie folgt dar:
� Aktenzeichen, die einen Förderfall und Endbegünstigten eindeutig identifizieren sollen automatisch
generiert werden
Durch die Abschaffung von Parallelsystemen besteht keine Notwendigkeit mehr, dass Aktenzeichen
von außen in des Vorgangsbearbeitungssystem gelangen. Aktenzeichen sollen in Zukunft au-
BAP-Evaluation-Schlussberichtv01.doc
9. Mai 2008
© Steria Mummert Consulting AG Seite 191 von 452