Melding for året 2007 - Sivilombudsmannen

218 Dokument nr. 42007–2008heten av at det så snart som mulig blir avklart om detforeligger forhold som gjør at en søknad skal behandlesav en annen enhet i direktoratet, slik at ansvaretfor saksbehandlingen kan plasseres der dethører hjemme. I dette tilfellet ble søknaden mottattav direktoratet 20. februar 2006, men den ble førstoversendt til utvisningsenheten 30. mai 2006. Dettok således i overkant av tre måneder fra søknadenkom inn til direktoratet til den ble oversendt til utvisningsenheten,som rett enhet i direktoratet. Ifølge direktoratetskyldes det «en inkurie» at det ikke umiddelbartetter at søknaden kom inn til direktoratet blefanget opp at søkeren hadde et gjeldende innreiseforbud.Hva denne «inkurie» skyldes er det ikkeopplyst noe om. Direktoratet har heller ikke beklagetdette, noe som her hadde vært på sin plass.Det følger av forvaltningsloven 10. februar 1967§ 11 a tredje ledd at forvaltningen i saker som gjelderenkeltvedtak, skal sende parten et foreløpig svardersom saken ikke kan avgjøres innen en måned etterat den er mottatt. I det foreløpige svaret skal detså vidt mulig opplyses når svar kan forventes, og redegjøresfor hvorfor henvendelsen ikke kan behandlestidligere. I den grad det er usikkert hvor langsaksbehandlingstiden vil bli, kan forvaltningsorganetta nødvendige forbehold.I de tilfellene der visumsøknader inngis ved ennorsk utenriksstasjon er det den aktuelle utenriksstasjonensom er ansvarlig for å gi søkerne informasjonsom tilfredsstiller kravene i forvaltningsloven § 11a. Ifølge Utlendingsdirektoratets rundskriv RS 02-138 skal utenriksstasjonene ved mottak av søknaderutlevere en oppdatert oversikt over saksbehandlingstidenei direktoratet, der den aktuelle sakstypen eravkrysset.I 2004 gjennomførte jeg av eget tiltak en undersøkelseav enkelte saksbehandlingsrutiner i Utlendingsdirektoratet,se sak 2004/1281 som er omtalt iårsmeldingen for 2004 s. 166-172 (SOMB-2004-41). Ved avslutningen av saken uttalte jeg om rutinenefor informasjon til søkere med utenlandsk adresseat «[f]orutsatt at utenriksstasjonen gir søkerne skriftliginformasjon slik som forutsatt i direktoratetsrundskriv RS 02-138, og denne informasjonen tilfredsstillerkravene i forvaltningsloven § 11 a annetledd, har jeg ikke funnet grunn til å be direktoratetom å endre sine rutiner på dette punkt». Videre uttaltejeg på generelt grunnlag:«God forvaltningsskikk tilsier at parten orienteresdersom de opplysninger om forventet saksbehandlingstidsom er angitt i det foreløpige svaret,ikke kan overholdes. Direktoratet må derfor søkeå avbøte de mangler som eksisterer i DUF ved atandre muligheter for å varsle om forsinkelser isaksbehandlingen tas i bruk. Særlig er dette nødvendigi de tilfellene der saksbehandlingstidenav ulike grunner viser seg å bli vesentlig lengerenn først antatt.»Søkerens krav på informasjon under sakens gangmå i utgangspunktet også gjelde i de tilfellene dervedkommende er bosatt i utlandet og informasjonenom den forventede saksbehandlingstiden er formidletgjennom norsk utenriksstasjon.Hvilken informasjon A eventuelt fikk fra Dennorske ambassaden i X i forbindelse med innleveringenav visumsøknaden er ikke nærmere opplyst. Iden grad han har blitt orientert om forventet saksbehandlingstidi samsvar med prosedyren i rundskrivRS 02-138, antas det imidlertid at han er blitt informertom forventet saksbehandlingstid i visumsaker.I dag er denne på fem måneder, mens forventet saksbehandlingstidi utvisningsenheten etter det opplysteer i overkant av ett år. Den faktiske saksbehandlingstideni den foreliggende saken har for øvrig vært påmer enn ett år og fire måneder.Spørsmålet om en eventuell oppheving av innreiseforbudetmåtte her vurderes av utvisningsenhetenfør det ble tatt stilling til visumsøknaden. Det målegges til grunn at A var klar over at saken ville måttevurderes som et spørsmål om opphevelse av innreiseforbudet,ettersom han har søkt om visum tilNorge en rekke ganger siden han ble utvist i 1995 oger vel kjent med innreiseforbudet. Hvorvidt han dermedhadde forutsetninger for å forstå at dette villeinnebære en vesentlig lengre saksbehandlingstid ennfor ordinære visumsaker, fremstår som mer uklart.På det tidspunktet saken ble overført fra visumenhetentil utvisningsenheten, var den samledesaksbehandlingstiden allerede i ferd med å overstigeden gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for visumsaker.Det måtte videre fremstå som klart at pågrunn av den lange saksbehandlingstiden i utvisningsenhetenville den videre saksbehandlingentrekke ut i tid. I lys av dette, og det forhold at sakenved en «inkurie» hadde blitt liggende i flere månederfør oversendelsen til utvisningsenheten, burde det pådette tidspunkt ha vært gitt oppdatert informasjon tilA om den videre saksbehandlingen og forventet behandlingstid.Det er ikke holdepunkter for at det blegitt slik informasjon skriftlig. Derimot skal det hablitt gitt muntlig informasjon om saksbehandlingstideni en telefonsamtale med en representant for Frirettshjelp.Ifølge direktoratet fremgår det av DUF at Dennorske ambassaden i X mottok en purring fra søkeren13. november 2006, som etter det opplyste skalha blitt besvart muntlig av ambassaden uten at detteer registrert i DUF. Dette er bestridt av klageren ibrev hit 1. mars 2007. Ved avslutningen av sak2004/1281 (SOMB-2004-41) understreket jeg overfordirektoratet at de behov søkerne ofte vil ha forytterligere informasjon under sakens gang stillerkrav til håndteringen av muntlige og skriftlige henvendelser.Jeg har tidligere i brev til Utlendingsdirektoratetunderstreket at forvaltningsloven 10. februar1967 § 11 a annet ledd forutsetter at skriftligehenvendelser til forvaltningen skal besvares skriftlig.Dette følger også av generelle prinsipper om godforvaltingsskikk.I denne saken har direktoratet fremholdt at kla-