Melding for året 2007 - Sivilombudsmannen

58 Dokument nr. 42007–2008fentlighetsloven § 4 annet ledd ble opphevet kort tidetter at departementet avslo innsynsbegjæringen ogdepartementet skulle umiddelbart ha foretatt en fornyetvurdering av begjæringen. Ombudsmannen uttalteogså at den første versjonen av departementetskommentarer til Riksrevisjonens rapport ikke var åanse som et «internt dokument» som kunne unntasetter offentlighetsloven § 5. Departementet ble bedtom å foreta en ny vurdering av innsynsspørsmålet.Etter den fornyede vurderingen kom departementettil at innsyn i dokumentet kunne gis.Etter at Riksrevisjonen hadde utarbeidet en rapportom Entra Eiendom AS, ble Nærings- og handelsdepartementet(NHD) bedt om å gi sine kommentarertil rapporten. Det første brevet (dokument 27) bleoversendt til Riksrevisjonen 13. oktober 2006. Etteroversendelsen foretok Riksrevisjonen endringer irapporten som medførte at NHD sendte en ny versjonav sine merknader, kalt «endelige merknader»(dokument 31). I oversendelsesbrevet ble det påpektat dokument 31 skulle erstatte dokument 27. Det eropplyst at Riksrevisjonen kun forholdt seg til departementetskommentarer i dokument 31 i den viderebehandlingen av saken.A ba 14. november 2006 om innsyn i dokumentene27 og 31 hos Nærings- og handelsdepartementet.Innsynsbegjæringen ble avslått med hjemmel ihenholdsvis offentlighetsloven § 5 første ledd fordokument 27 og § 4 annet ledd jf. lov om Riksrevisjonen§ 18 for dokument 31. A påklaget avslaget15. november 2006. I brev 19. april 2007 opplystedepartementet at det ble gitt innsyn i dokument 31ettersom saken var lagt frem for Stortinget og sperrefristenetter offentlighetsloven § 4 annet ledd varopphevet. Dette skjedde 22. november 2006. Avslagetfor dokument 27 ble opprettholdt under henvisningtil at dokumentet var «trukket tilbake» og «erstattet»av dokument 31. Etter departementets synvar dokument 27 «å betrakte som et internt dokumentsom derfor unntas fra offentlighet med hjemmeli offentlighetsloven § 5 første ledd». Departementetbeklaget sen saksbehandling av saken.Ved brev 22. april 2007 brakte A saken inn forombudsmannen, og ba om ombudsmannens uttalelseom departementets saksbehandlingsrutiner. Han anførteat departementet umiddelbart skulle varsletham da sperrefristen for dokumentet ble opphevet.Videre påpekte han at dokument 27 ikke kunne betraktessom et dokument for departementets «internesaksforberedelse» all den tid dokumentet var sendttil Riksrevisjonen.Ombudsmannen innhentet saksdokumenter fraNHD, og i brev herfra ble departementet bedt om åredegjøre for saksbehandlingstiden i klagerunden,sammenholdt med offentlighetslovens krav om atbehandlingen av innsynsbegjæringer og klager påavslag, skal skje «uten ugrunnet opphold» jf. offentlighetsloven§ 9 første og tredje ledd. Departementetble også bedt om å redegjøre for rutinene for behandlingav klager i innsynssaker og for normalsaksbehandlingstid i slike saker. Videre ble det bedtom en redegjørelse for om det foreligger plikt til åvarsle den som har bedt om innsyn i et dokument nårsperrefristen etter offentlighetsloven § 4 oppheves.Endelig ble departementet bedt om å gi en nærmerebegrunnelse for at dokument 27 var et internt dokumentetter offentlighetsloven § 5 første ledd.I redegjørelsen til ombudsmannen beklaget departementetden lange saksbehandlingen og fremholdtat behandlingen av saken ikke hadde vært isamsvar med «forvaltningsloven og offentlighetslovenskrav om å behandle saker uten ugrunnet opphold.»Det ble vist til «omorganisering, permisjonog at saksbehandler sluttet» som samvirkende årsakertil den lange saksbehandlingstiden. Departementetopplyste at saken først ble tatt opp igjen etter enrestansegjennomgang i april 2007 og at klager i innsynssaker«behandles av Regelverksseksjonen i Avdelingfor skipsfart og regelverk. Klagene blir fordelttil saksbehandler, som ber om en ny vurderingav saken fra vedkommende fagavdeling, før entenklagen tas til følge helt eller delvis, eller kgl. res. utarbeidesfor behandling i statsråd». Målet for behandlingstidenfor klager i innsynssaker ble opplystå være 4 uker. Videre opplyste departementet at detikke hadde rutiner for å varsle en person som harbedt om innsyn når sperrefristen for dokumentet bliropphevet, men at dette nå ville bli vurdert.Når det gjaldt spørsmålet om innsyn i dokument27, fremholdt departementet blant annet følgende:«i en sak som denne hvor det foretas en omfattendegjennomgang av et selskap vil det være enrisiko for at det kan dukke opp forhold underveisi prosessen som endrer saksfremstillingen. Etterdepartementets vurdering vil det være både naturligog riktig å trekke en tidligere uttalelse i sakenog erstatte den med en uttalelse som forholderseg til den riktige fremstillingen uten at dokumentetsom er basert på feil forutsetninger tasmed som en del av den endelige saksfremstillingen.En naturlig forståelse må da være, etter departementetssyn, at dokumentet i stedet ansessom en del av den interne saksforberedelsen slikat unntaksbestemmelsen i offentlighetsloven § 5første ledd kan anvendes.»Ved avslutningen av saken uttalte jeg:«1. Saksbehandlingena) SaksbehandlingstidenDet følger av offentlighetsloven § 9 første ledd atbegjæringer om innsyn i forvaltningens dokumenterskal avgjøres «uten ugrunnet opphold». I særskiltemeldinger til Stortinget og i flere uttalelser har ombudsmannenlagt til grunn at de fleste begjæringerbør «kunne avgjøres samme dag eller i alle fall i løpetav 1-3 virkedager, dersom det ikke skulle foreliggespesielle praktiske vanskeligheter». Se om-