Melding for året 2007 - Sivilombudsmannen

286 Dokument nr. 42007–2008Sett i sammenheng med siloordningen og den langesaksbehandlingstiden ved etaten, er det her særligviktig for publikums tillit til forvaltningen at partenefår tilstrekkelig svar på sine henvendelser innen rimeligtid.4. Informasjon om reell saksbehandlingstidOmbudsmannens spørsmål og kommunens svarKommunen ble i brevet herfra 18. august 2006 spurtom etatens praksis i forhold til å sende forsinkelsesmeldingertil søker. Videre ble det spurt om søkernefår informasjon om reell forventet/ gjennomsnittligsaksbehandlingstid for den sakstype det gjelder og iså tilfelle på hvilket tidspunkt og på hvilken måte.Sist ble det bedt om en oversikt over hvilken informasjonsøker får ved bruk av etatens nettsider, herunderom reell forventet saksbehandlingstid og behandlingenav søkers konkrete sak.Oslo kommune svarte 28. september 2006 at foreløpigsvar i byggesak sendes umiddelbart etter atsaken er innregistrert:«Brevet opplyser om lovpålagte saksbehandlingsfristerinnen de ulike sakstypene samt henvisningtil at etaten for tiden har lengre saksbehandlingstiderenn lovens bestemmelser. Dethenvises i brevet til etatens nettsider for oppdaterteestimater om behandlingstider for hovedsakstypenesamt til at man kan følge fremdrifteni saken via etatens nettjeneste Saksinnsyn...Plan- og bygningsetaten oppdaterer jevnligetatens hovednettside med informasjon om saksbehandlingstider.Estimatene gjøres av ledernefor avdelingsenheten som behandler byggesakerut fra situasjonen i de enkelte team. Etaten harikke sett det som mulig å anslå helt nøyaktig tidbruki hver enkelt sak. ...... Når saken tas opp til behandling gis ansvarligsøker en rimelig frist for eventuellkomplettering av saken samt at det gis konkretetilbakemeldinger fra saksbehandler på forventetbehandlingstid i den enkelte sak.»På bakgrunn av denne redegjørelsen ble kommunen,ved brev 12. oktober 2006, informert om at detherfra legges til grunn at det i etatens foreløpige svarikke angis forventet tidsbruk i saken, samt at det ikkesendes ut forsinkelsesmeldinger. Videre at etatenførst når søker får vite hvem som er saksbehandler/når saken «tas opp til behandling», angir når svarkan ventes i den enkelte saken.Det ble ellers vist til at utskriften fra plan- ogbygningsetatens hjemmesider (med informasjon omsaksbehandlingstid), som var vedlagt redegjørelsenfra etaten, så vidt kunne ses først ble lagt ut 21. september2006. Kommunen ble spurt om den også førdette tidspunktet rutinemessig la ut tilsvarende informasjon,om det er en fast peker på etatens hjemmesidertil informasjon om reell saksbehandlingstid forulike typer saker og hvor denne i så tilfelle ligger.I svar 6. november 2006 bekreftet kommunenden ovenfor gjengitte faktafremstillingen, men presisertefølgende:«Det sendes altså et mer generelt mottatt brevmed oppfordring om å følge med på etatenshjemmesider mt saksbehandlingstid. Det sendesikke ut et nytt mottatt brev når saksbehandler harfått fordelt saken og går igjennom materialet.Søknadene inneholder som oftest mangler ogsaksbehandler sender ut et såkalt mangelbrev.»I det videre ble det vist til følgende formulering istandarden for foreløpig svar:«NB! Grunnet stor økning i saksinngangen tilPlan- og bygningsetaten i 2005/2006, holdes ikkefristen for søknader og meldinger. Tiltak eriverksatt for å redusere saksbehandlingstiden.For oppdatert informasjon om gjeldende saksbehandlingstider;se etatens nettsider: http://www.pbe.oslo.kommune.no.»På denne bakgrunn konkluderte kommunen slik:«Det har derfor blitt gitt informasjon om antattsaksbehandlingstid på nettet også før 21.9.då. Informasjonenblir søkt holdt oppdatert. Det er ikkelagt opp til å gi differensiert saksbehandlingstidi forhold til sakstype. Blant annet av hensyntil etatens organisering og prioritering av saker.»Kommunens konklusjon ga grunn til følgendebemerkninger herfra, fremsatt i brev 16. november2006:«Det fremgår ... ikke hvor og på hvilken måtedenne informasjonen har ligget tilgjengelig forbrukerne, herunder hvorvidt det er og har vært enfast peker til en slik informasjonsside. På dennebakgrunn informeres byrådsavdelingen om atdersom det ikke ettersendes videre informasjonom dette punktet, kan man vanskelig legge tilgrunn herfra at slik informasjon rutinemessig harvært tilgjengelig for brukerne av etatens hjemmesider,eksempelvis via en fast peker.»Byrådsavdelingen er ikke kommet tilbake til sakenetter dette.Mitt syn på informasjon om reellsaksbehandlingstidFvl. § 11a annet og tredje ledd (saksbehandlingstid,foreløpig svar) bestemmer:«Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessiglang tid før en henvendelse kan besvares,skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen,snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaretskal det ... såvidt mulig angis når svar kan ventes....I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gisforeløpig svar ... dersom en henvendelse ikkekan besvares i løpet av en måned etter at den ermottatt.»I saken i årsmeldingen for 2004 s. 166 uttalte jegblant annet at «[i] en situasjon med til dels langesaksbehandlingstider vil rutinene for hvordan informasjongis til brukerne være helt avgjørende». Videreuttalte jeg at «[g]od forvaltningsskikk tilsier at