Melding for året 2007 - Sivilombudsmannen

32 Dokument nr. 42007–20084. Journalføring av e-brevEn stor del av dagens kommunikasjon skjer elektronisk.E-post er en lettvint og praktisk måte å kommuniserepå, som kan gjøre hverdagen enklere forbåde menigmann og myndighet. Den økte bruken avelektronisk kommunikasjon skaper imidlertid utfordringeri forhold til innsyn og offentlighet. Flereombudsmannssaker både i 2007 og tidligere år, tyderpå at mange saksrelaterte e-brev ikke blir journalført.Dette er foruroligende, fordi journalføring er engrunnleggende forutsetning for at allmennheten kanbruke sin rett til innsyn etter offentlighetsloven. Dersomen ikke vet at et dokument eksisterer, får en hellerikke innsyn i det.Om et e-brev er «saksdokument» for organet ellerikke, beror på en konkret vurdering av innhold ogform. Et veiledende utgangspunkt er at et e-brev sominneholder opplysninger eller vurderinger som kansies å ha betydning for behandlingen av en forvaltningssak,må regnes som et saksdokument. At korrespondansenhar en form og et innhold av mer ellermindre uformell karakter, er ikke i seg selv avgjørende.Saksdokumenter, herunder e-brev, skal journalføresdersom de er gjenstand for saksbehandlingog har verdi som dokumentasjon.Den administrative ledelsen i forvaltningsorganenehar et ansvar for å sørge for at saksbehandlerneforstår betydningen av at saksdokumenter som mottastil den enkeltes e-postadresse blir registrert i denoffentlige journalen. Min erfaring er at det i forvaltningsorganeneofte foreligger gode retningslinjer forregistrering av e-post. Problemet er at retningslinjenemange steder ikke blir fulgt i praksis. Det er viktigat forvaltningen er klar over dette. Dersom det erbehov for det, bør det iverksettes tiltak - for eksempelintern opplæring - for å sikre at rutinene for journalføringfølges.Informasjon jeg har mottatt fra Norges Juristforbundviser at bare i underkant av 150 av landets 431 kommunerhar ansatt egne jurister i sin forvaltning. Deandre leier inn ekstern hjelp når de selv føler behovfor det.Den tiltagende rettighetsfestingen og den økterettsliggjøringen i samfunnet medfører at mye avden kommunale forvaltningen må innrettes mot ennærmere klargjøring av brukernes rettigheter. Derformå arbeidet med å sette de politiske vedtak ut i liveti større grad legge perspektivet nedenfra, fra borgernesståsted. Det er ikke nok å organisere arbeidet etterhva som anses økonomisk lønnsomt og mest hensiktsmessigi et overordnet perspektiv. Uansett omdette er en utvikling en ønsker velkommen eller ikke,medfører rettighetsfestingen og rettsliggjøringenstørre krav til kommunenes juridiske kompetanse.Det viser seg at saksbehandlingen i mange tilfellerkan bli skadelidende på grunn av manglende kunnskaperom viktige saksbehandlingsregler og ommanglende forståelse for betydningen av de rettigheterborgerne har i lovgivningen. Arbeidet med lokaleforskrifter er også viktig og her er det også påkrevdmed juridisk fagkunnskap for at regleverket skal blitilfredsstillende utformet.Flere saker de siste årene har gjort meg usikkerpå om kommunene - og da særlig små kommuner -møter disse utfordringene på en adekvat måte. Sak2006/595, referert nedenfor på side 119, er illustrerende.Manglende juridisk kompetanse i forvaltningenkan svekke innbyggernes rettssikkerhet, og deter viktig at kommunene er oppmerksomme på betydningenav å ha og bruke slik kompetanse. Å henteinn ekstern juridisk kompetanse når det føles behovfor det, vil ikke uten videre være nok. Kommuneruten juridisk kompetanse i egen organisasjon vil ikkealltid vite når det er nødvendig å påkalle slikkompetanse. Mye kan selvsagt gjøres ved internopplæring av tjenestemennene. Det er ikke nødvendigalltid å ha tjenestemenn med full juridisk utdanningfor at de juridiske kompetansebehovene skalvære tilfredsstilt.Gode løsninger kan nås på mange fagområderved samarbeid mellom kommunene. Jeg vil tro atdette også gjelder på det juridiske området. Jeg håperkommunene tar dette problemet alvorlig, og at særligde små kommunene vurderer hva som kan gjøres forå øke kompetansen til å møte de utfordringer rettighetsfestingenog rettsliggjøringen medfører.Offentlighet i forvaltningen, rett til innsyn iforvaltningens saksdokumenter5. Kommunenes behov for juridiskkompetanse1.Innsyn i dokumenter om utbygging av områdetved tidligere Forsvarets overkommando –saksbehandlingstid(Sak 2006/2192)Oslo kommune brukte om lag fire måneder fra enklage over avslag på innsyn ble mottatt til den bleoversendt klageinstansen.Ombudsmannen presiserte at kravet til hurtigheti behandlingen av begjæringer om innsyn også gjelderved oversendelse av en klage til klageinstansen.I denne saken var saksbehandlingstiden utilfredsstillendeog svekket tilliten til kommunen. Ombudsmannenba om at saksbehandlingstiden i innsynssakerble innskjerpet.Byrådsavdeling for byutvikling opplyste etterdette at klagesaken var blitt oversendt til fylkesman-