Melding for året 2007 - Sivilombudsmannen

62 Dokument nr. 42007–2008kumentet må være for «et organs interne saksforberedelse»,vises det til hva som var siktepunktet dadokumentet ble laget. Var det da meningen at dokumentetbare skulle brukes internt i organet, kan det iutgangspunktet unntas fra offentlighet som et interntdokument selv om det senere overlates til andre, jf.Frihagen, Offentlighetsloven bind I (3. utg. 1993),side 361. Det heter imidlertid i Ot.prp. nr. 3 (1976-1977) side 76 at «var det meningen allerede underutarbeidelsen at det interne dokument skulle oversendes,må dokumentet åpenbart falle utenfor rammenav unntaket». Tilsvarende må etter mitt skjønngjelde der det hele tiden har vært meningen å offentliggjøredokumentet.Sett i lys av dette kan rapporten ikke anses å væreutarbeidet «for» departementets interne saksforberedelse.Rapporten kan nok sies å ha fungert somen kilde til informasjon for departementet i vurderingenav om Norsk Rikstoto hadde brutt konsesjonsvilkårene,men den fremstår hovedsakelig som endel av Lotteritilsynets løpende evaluering av markedsføringenav totalisatorspill.I lys av dette kan rapporten vanskelig sies å væreet internt dokument i offentlighetslovens forstand,og jeg har kommet til at det ikke var grunnlag for åunnta dokumentet fra offentlighet med hjemmel i offentlighetsloven§ 5 annet ledd bokstav a. Jeg har ikkevurdert om andre unntakshjemler kunne vært aktuelle.c) Spørsmålet om oversendelse fra LMD til NorskRikstotoSom grunnlag for å unnta dokumentet fra offentligheti forbindelse med oversendelsen til Norsk Rikstoto,har LMD anført at Norsk Rikstoto ikke er enutenforstående i offentlighetslovens forstand, og atdokumentet derfor ikke mistet sin karakter av å væreinternt ved oversendelse av rapporten til Norsk Rikstoto.Det synes å være en viss støtte i teori og praksisfor at et internt dokument kan sendes til andre organereller personer uten å miste karakteren av å væreet internt dokument. Jeg viser eksempelvis til uttalelsefra Justisdepartementets lovavdeling 16. mai1985 (JDLOV-1986-1587). Den klare hovedregel erimidlertid at et dokument normalt vil falle utenforunntaket fra innsynsretten dersom det formelt sendesover til en part eller andre berørte private til uttalelseeller annen behandling, jf. også Frihagen, Offentlighetslovenbind I (3. utg. 1993), side 365.Ettersom jeg mener dokumentet uansett ikke kananses som et internt dokument i offentlighetslovensforstand, finner jeg imidlertid ikke grunn til å gånærmere inn på denne vurderingen.Rapporten er nå tilgjengelig på LMDs hjemmesider,men jeg ber LMD innrette saksbehandlingen ifremtidige innsynssaker etter det som er sagt ovenfor.»15.Møteoffentlighet i Nesna kommune(Sak 2006/2202)Et kommunestyre hadde vedtatt en reglementsbestemmelsesom innebar at alle formannskapets forberedendemøter i saker om økonomiplan og årsbudsjettskulle holdes for lukkede dører.Ombudsmannen kom til at det var tvilsomt om enså vidtrekkende bestemmelse var i samsvar medkommunelovens regler og formålene bak prinsippetom møteoffentlighet.Gjennom et oppslag i Helgelands Blad ble ombudsmannenoppmerksom på at et budsjettmøte i formannskapeti Nesna kommune ble holdt for lukkededører. Det ble funnet grunn til å be kommunen omen nærmere redegjørelse for det rettslige grunnlagetfor lukkingen av dørene. Blant annet ble det bedtopplyst hvilket alternativ i lov 25. september 1992nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven)§ 31 som lå til grunn for lukkingen, ogom formannskapet selv traff avgjørelse om dette ellerom kommunestyret hadde truffet vedtak i medholdav kommuneloven § 31 nr. 5. Kommunen bleogså bedt om å gjøre rede for sin praksis om lukkededører i slike forberedende møter.Kommunen svarte at møtet i formannskapet varet forberedende møte som «i realiteten [var] et «arbeidsutvalg»med formål å utarbeide et første framleggtil helhetlig budsjett i balanse, for deretter åsende det ut på høring». Videre var begrunnelsen forå holde slike møter for lukkede dører først og fremstat kommunen er liten og at diskusjoner om kostnadskutt«lett [kan] kobles opp mot personer, for eksempelhvem som kan eller må gå fra sin stilling i kjølvannetav kostnadskutt». Det ble videre fremholdt atet «åpent arbeidsmøte ville ført til mindre åpen diskusjon,noe som kan svekke grunnlaget for å kommefrem til gode løsninger».Kommunen ble bedt om å redegjøre nærmere fordet rettslige grunnlaget for beslutningen om å lukkemøtet i formannskapet, og saksdokumentene i forbindelsemed beslutningen ble bedt oversendt hit.Som svar på ombudsmannens henvendelse oversendtekommunen «Reglement for folkevalgte organeri Nesna kommune». Av svaret fremgikk det atNesna kommunestyre i 2004 hadde vedtatt at formannskapetsforberedelse av saker som gjelder økonomiplanog årsbudsjett skulle holdes for lukkededører, jf. kommuneloven § 31 nr. 5. Etter anmodningherfra oversendte kommunen sakspapirene til dettekommunestyrevedtaket.Ved avslutningen av saken uttalte jeg:«Det følger av kommuneloven § 31 nr. 1 at «møter ifolkevalgte organer skal holdes for åpne dører hvis