Melding for året 2007 - Sivilombudsmannen

280 Dokument nr. 42007–2008ringene og har dessuten trappet arbeidet med åheve saksbehandlerkompetansen betydelig opp.Dette arbeidet vil fortsette. Likevel er utfordringenmed å beholde medarbeidere og produksjonenstabil meget stor, fordi kraften i eksternedrivkrefter de siste par årene har vært større ennde ressurser etaten rår over for å få dem underkontroll. Vi nevner de viktigste årsakene som tørvære godt kjent: De lovpålagte tidsfristene, kombinertmed rekordhøy saksinngang i fjor og fortsatthøyt nivå i år, og det at etaten har mistet etbetydelig antall saksbehandlere og teknisk kompetansetil langt bedre lønnete stillinger i privatnæringsliv, som sterkt etterspør kyndige innenforvårt fagområde. Nyrekruttering er vanskelig idet opphetede byggemarkedet og etaten rekruttereri stor grad uerfarne som må læres opp.– Etaten har derfor måttet satse på å en samleteffekt av en rekke tiltak for å sikre en forsvarligsaksbehandling. Dette er:– Etaten har rekruttert i 15 nye stillingshjemlerfor byggesaksbehandlere, hvorav 6 har tiltrådt.– Etaten benytter situasjonsbestemt lønnstilbudsom tiltak for å beholde enkeltmedarbeidereog vil ved høstens lokale forhandlinger søkeå gjennomføre et oppgjør som i størst muliggrad sikrer at man beholder erfarne medarbeidere.– Plan- og bygningsetaten har engasjert konsulentbistandfor å forberede behandlingen avsaker. Denne ordningen er under revurderingfor å sikre at det ikke oppstår tvil om dobbeltroller.– Etaten arbeider løpende med å kanalisereeventuell ledig kapasitet i andre deler av organisasjoneninn mot å kunne bistå i forberedelsenog behandlingen av byggesaker.– Omlegging til e-arkiv og e-saksbehandlingfor økt effektivitet og skape enda bedre kontrollog kvalitet i saksbehandlingsprosessen.Prosjektet fullføres i 2007, det er etablert ete-pilotteam og satses på bred saksbehandleropplæring,som i seg selv krever ressurser.Etaten engasjerer seg også i Byggsøk for åstimulere brukernes overgang til digital saksinnsending.Etaten arbeider i tillegg med en rekke kompetanse-og kvalitetshevende tiltak rettet mot saksbehandlerne:– Gjennomføring av et 3-årig fagprogram for åløfte saksbehandlernes kompetanse i å utøvegodt og etterprøvbart faglig skjønn og i effektivsaksanalyse. Programmet er nødvendigfordi etaten i dagens arbeidsmarked rekrutterermange medarbeidere uten erfaring.Husbanken er medfinansiør av programmet,som har innleid ekstern fagledelse.– Etablering av tilbud om alternativ karrierestigefor bedre å kunne beholde dyktige medarbeideresom vil satse på fagstillinger og ikkeen lederkarriere. Programmet er under konkretiseringog tiltakene vil omfatte kompetanse-og lønnsutvikling.Effekten av strategiene vil måtte hentes ut overtid. Nødvendige tiltak på lønnssiden synes vanskeligesiden gapet er betydelig til hva eksterneaktører kan tilby. Det er vanskelig å tenke seg atetaten kan bli lønnsledende for de etterspurtefaggruppene.Når man ansetter et betydelig antall unge istarten av yrkeslivet er det dessuten en naturligkonsekvens at mange vil søke annen erfaring etternoen år. Vi vurderer tiltak for å øke varighetenav ansettelsesforholdet hos oss.»Om prognoser for sakstilfang i årene fremoveruttalte kommunen:«Store prosjekter hvor flere store reguleringsplanerer behandlet i 2005 og 2006 antas å ville gifortsatt høy aktivitet i byggesaksbehandlingen i2007 og trolig også fremover. Dette gjelder storeog viktige byutviklings- og fornyelsesområdersom bl.a. Bjørvika, Kværnerbyen, Tjuvholmen,Løren, Ensjø m.fl. De offentlig tilgjengeligeprognoser antar at byggeaktiviteten i regionenfortsatt vil ligge på et høyt nivå kommende år.Hovedtyngden, mer enn 70 %, av byggesakeneforventes som før å være boligrelatert.»I forhold til saksbehandlingstid og restanserskrev kommunen:«Gjennomsnittlig saksbehandlingstid har økt fra2005 til 2006. I toppåret 2005 bygget restanseneseg betydelig opp. I 2006 har saksinngangenvært lavere men likevel betydelig over et normalår.På grunn av lang liggetid og fortsatt økning irestansene, går gjennomsnittlig saksbehandlingstidopp fra 2005 til 2006. I tillegg har etaten hatten stor turn-over i første halvår av 2006 somselvsagt bidrar til den kraftige økningen i gjennomsnittligsaksbehandlingstid, til tross for laveresaksinngang enn i 2005.... sakene med liggetid fra 2005 slår ut i høyeregjennomsnittlig behandlingstid i første halvårav 2006. Den generelle trenden for alle sakstypeneer at saksbehandlingstid og restanser vil fortsetteå øke i andre halvår av 2006.Byggesak over diskPlan- og bygningsetaten etablerte høsten 2002tjenesten Byggesak over disk som et tilbud til sinekunder. Ordningen baserer seg på at søker harmed seg all relevant dokumentasjon til etaten ogat man på forhånd har avtalt time for behandlingav melding eller søknad. Forutsatt at utfyllingener korrekt og all nødvendig dokumentasjon erinnhentet/fremskaffet, vil etaten behandle sakenmens kunden venter - og innen en time. Ordningenhar blitt svært populær og er en av de tjenestenePlan- og bygningsetaten har serviceerklært.I 2005 ble 933 saker behandlet som Byggesakover disk.---Oppsummering:– 1/4-del av etatens byggesaker behandles overdisk mens kunden venter (innen en time).– Saksbehandlingstider og restanser er økendefor alle byggesaker unntatt klagesaker– Saksinngangen er lavere enn i 2005 men fortsatthøyere enn i et normalår– Den totale vedtaks- produksjonen i Plan- ogbygningsetaten har aldri vært høyere. Tiltross for dette øker restansene som følge avfortsatt høy saksinngang– Plan- og bygningsetaten har de siste månedenemiste 15 av sine erfarne og produktivesaksbehandlere knyttet til byggesak