Melding for året 2007 - Sivilombudsmannen

36 Dokument nr. 42007–2008opplyst for klagebehandling. Videre må klageorganetfortløpende følge opp de saksbehandlingsskrittenesom settes i gang i forbindelse med behandlingenav innsynssaker.De samme hensynene tilsier at klageinstansenogså har plikt til å påse at det er fremdrift i en innsynssaketter at den er sendt tilbake til førsteinstansenfor gjennomføring. For å unngå forsinkelser ogfeil av den typen som det er snakk om i denne saken,må klageinstansen ha rutiner for å kontrollere atførsteinstansen faktisk gjennomfører innsynsvedtaketsom forutsatt. En slik oppfølgningsplikt vil ogsåkunne redusere ulempene ved at klageinstansen ikkeselv treffer nytt vedtak. I denne konkrete saken haddedessuten regionen en særlig grunn til å kontrollerefengselets saksbehandling, da det var avdekket atfengselets tidligere behandling av saken hadde værtutilfredsstillende.Kriminalomsorgen region sør må gjennomgå sinerutiner på dette området. Det bes sendt underretningtil meg om dette arbeidet.3. Underretning om klagevedtaketI forvaltningsloven 10. februar 1967 § 27 første leddførste punktum heter det:«Det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket,skal sørge for at partene underrettes om vedtaketså snart som mulig.»I bestemmelsen tredje punktum heter det videre:«Underretning skal gis av det forvaltningsorgansom har truffet vedtaket, hvis ikke særlige grunnertilsier at dette overlates til et annet organ.»Det er på det rene at klageren ikke fikk underretningom regionens vedtak i denne saken. Regionenvurderte det som unødvendig å underrette klagerendirekte, da han ville motta vedtaket i forbindelsemed oversendelsen av dokumentene fra fengselet.Førsteinstansen arkiverte saken ved en feil, slik atden ikke ble fulgt opp videre derfra i det hele tatt. Itillegg kommer at klageren på det tidspunktet somklageinstansen traff vedtak, befant seg i et annetfengsel enn det fengselet som skulle følge opp denmaterielle delen av saken.Saken illustrerer at de rutinene for underretningsom regionen har redegjort for i svaret hit 9. juli2007, ikke er gode nok. Omstendighetene i den enkeltesak kan ligge slik an at disse rutinene ikke ertilstrekkelige til å fange opp enkeltfeil. I brev til regionen23. mai 2007 foreslår fengselet at regionenkonsekvent sender kopi av sine vedtak til den innsattei de tilfellene vedkommende er overført til annetfengsel eller løslatt på det tidspunkt regionen treffervedtak. Fengselets forslag synes å ha gode grunnerfor seg.Forslaget fra fengselet er imidlertid neppe tilstrekkeligtil å fange opp alle situasjoner der førsteinstansenved en feil ikke underretter parten. Detkan derfor være nødvendig med tiltak utover detteforslaget.I Woxholt Forvaltningsloven med kommentarer,4. utg. 2006 heter det i kommentaren til forvaltningsloven§ 27 tredje ledd på side 439 at;«dette innebærer at det ikke foreligger noen ubetingetplikt for klageinstanser eller andre vedtaksorganertil selv å underrette parten, selv om detteer lovens klare hovedregel. Imidlertid vil etvedtaksorgan som benytter unntaket etter annetpunktum, ha en selvstendig plikt til å påse at detorganet som skal forestå underretningen, gjennomførerdenne uten ugrunnet opphold, jfr. førstepunktum (formuleringen «skal sørge for at»)».Det er også mitt syn at klageinstansen har enplikt til å sikre at førsteinstansen faktisk underretterparten når den har overlatt til underinstansen å gjøredet. Underretning om vedtaket er nødvendig for atparten skal kunne påberope eventuelle feil ved vedtaketså tidlig som mulig. Det er særlig viktig at partenmottar tidlig underretning i saker som gjelder dokumentinnsyn,fordi partsinnsyn ofte er en nødvendigforutsetning for å gjøre andre rettigheter gjeldende.Dersom regionen i konkrete saker overlater tilfengselet å underrette parten, bør derfor regioneninnføre rutiner for kontroll av at førsteinstansen faktiskforetar slik underretning. Det er først gjennomen slik kontrollordning at klageinstansen kan sies åha «sørget for» underretning jf. forvaltningsloven§ 27 første ledd.Jeg ber om å bli holdt orientert om regionens viderearbeid med å utarbeide tilfredsstillende rutinerpå dette området.»Jeg har senere mottatt kopi av brev til Kriminalomsorgenssentrale forvaltning, der regionen ba densentrale forvaltningen vurdere eventuelle endringerav rutinene for underretning om vedtak.3.Innsyn i timepris ved bruk avkonsulenttjenester i Mattilsynet(Sak 2006/1833)Det ble begjært innsyn i en avtale fra 2004 mellomMattilsynet og et aksjeselskap om kjøp av konsulenttjenester.Mattilsynet unntok opplysninger om timeprisog antall timer med henvisning til taushetsplikteni forskrift om offentlige anskaffelser, men ga innsyni totalpris og øvrige deler av avtalen.Det var tvilsomt om opplysningene var undergitttaushetsplikt. Ombudsmannen la særlig vekt pååpenhet om bruk av offentlige midler, samt tidsmomentet.Mattilsynet ble bedt om å vurdere innsynsbegjæringenpå nytt. Ombudsmannen ba deretterLandbruks- og matdepartementet om en uttalelse.Departementet kom til at opplysningene ikke kunne