Melding for året 2007 - Sivilombudsmannen

2007–2008 Dokument nr. 459budsmannens årsmelding for 2005 side 102.(Somb-2005-14).Kravet til å avgjøre en innsynsbegjæring «utenugrunnet opphold» gjelder også for klageinstansen,jf. offentlighetsloven § 9 tredje ledd tredje punktum.Offentlighetsloven inneholder ikke konkrete krav tilhvor raskt førsteinstansen må forberede klagesaken.Hensynet til innsynsreglenes effektivitet og formåletbak offentlighetsprinsippet tilsier imidlertid at saksbehandlingeni forbindelse med forberedende klagebehandlingogså skjer «uten ugrunnet opphold». Detvil si at et eventuelt tidsmessig opphold må ha ensaklig grunn.I denne saken tok det fem måneder fra klagen påavslaget på innsynsbegjæringen ble mottatt av departementettil departementet hadde foretatt en fornyetvurdering av saken. Så lang saksbehandlingstider ikke tilfredsstillende, og innebærer et klart bruddpå lovens krav om at saksbehandlingen skal skje«uten ugrunnet opphold». Departementet har beklagetsaksbehandlingstiden, og denne beklagelsen erpå sin plass. Det er opplyst at saken ble liggendeubehandlet som følge av flere uheldige omstendigheter,og at den ble tatt opp til behandling etter enrestansegjennomgang i april 2007. Saken viser at deter viktig å ha rutiner for å kontrollere at saker følgesopp. Jeg finner det imidlertid ikke tilfredsstillende atdet tok over 4 måneder før kontrollrutinene avdekketmanglende oppfølging av saken.Departementet har videre gjort rede for sin praksisved behandling av klager i innsynssaker, og deter opplyst at den interne målsetning er at klageneskal være klare for eventuell statsrådsbehandling innenfire uker. Som utgangspunkt anser jeg at målsettingenom fire ukers saksbehandlingstid for å vurdereen innsynsbegjæring på nytt, ikke er god nok.Særlig i saker som ikke byr på spesielt vanskeligeavveininger, bør saksbehandlingen kunne skje raskereenn fire uker. Jeg har forståelse for at vedkommendefagavdeling må bli hørt i forbindelse med denfornyede vurderingen av innsynsspørsmålet, mendet er viktig at disse sakene gis høy prioritet slik atinnsynsreglene kan bli effektive.Departementet bes om å gjennomgå sine rutiner,både når det gjelder restansekontroll og behandlingsmåtenfor klager i saker om dokumentinnsyn.b) Saksbehandlingen i saker som er underlagtsperrefrist etter § 4 annet leddOffentlighetsloven § 4 annet ledd ble vedtatt i forbindelsemed lov 7. mai 2004 nr. 21 om Riksrevisjonen.Bestemmelsen lyder:«For dokumenter som er utarbeidet av eller tilRiksrevisjonen i saker som den vurderer å leggefrem for Stortinget som ledd i den konstitusjonellekontroll, gjelder offentlighet først når sakener mottatt i Stortinget eller Riksrevisjonen harvarslet vedkommende forvaltningsorgan om atsaken er ferdigbehandlet, jf. lov 7. mai 2004 nr.21 om Riksrevisjonen § 18 annet ledd».I denne saken ble begjæringen om dokumentinnsynfremsatt 14. november 2006, og avslått dagen etter.Avslaget for et av dokumentene var hjemlet i offentlighetsloven§ 4 annet ledd. Sperrefristen bleopphevet 22. november 2006, men klageren ble førstgjort kjent med dette i forbindelse med klagebehandlingenav saken 19. april 2007.Spørsmålet er om departementet på eget initiativskulle foretatt en ny vurdering av innsynsbegjæringenda sperrefristen etter § 4 annet ledd ble opphevet.Et avslag på dokumentinnsyn med hjemmel i offentlighetsloven§ 4 annet ledd, må etter mitt syn betraktessom et midlertidig og foreløpig avslag, dersaksbehandlingen i innsynssaken ikke kan betraktessom endelig avsluttet. Når sperrefristen utløper, vilutgangspunktet være at det aktuelle dokumentet bliroffentlig, med mindre andre unntaksbestemmelserkommer til anvendelse. Dette må ha den konsekvensat forvaltningsorganet av eget tiltak må foreta en nyvurdering av de innsynsbegjæringene som er fremsattfor dokumenter som har vært underlagt sperrefrist.I dette tilfellet burde det vært foretatt en slik nyvurdering av As innsynsbegjæring kort tid etter 22.november 2006.Departementet har opplyst at det vil vurdere nyerutiner på dette området, og jeg ber om å bli holdtoppdatert om arbeidet.2. Spørsmålet om dokument 27 kan anses som etinternt dokumentOffentlighetslovens hovedregel er at «forvaltningenssaksdokumenter er offentlige så langt det ikke ergjort unntak i lov eller medhold av lov» jf. § 2 førsteledd. Da dokument 27 ble sendt fra NHD til Riksrevisjonen13. oktober 2006, hadde dokumentet en påtegningom utsatt offentlighet jf. offentlighetsloven§ 4 annet ledd. Da A ba om innsyn i dokumentet 14.november 2006, ble imidlertid begjæringen avslåttmed hjemmel i offentlighetsloven § 5 første ledd.Etter denne bestemmelsen kan et dokument som departementethar utarbeidet for sin interne saksforberedelse,unntas fra offentlighet.Departementet har anført at fordi dokument 27senere ble «erstattet» med dokument 31, må «dokumenteti stedet anses som en del av den interne saksforberedelsenslik at unntaksbestemmelsen i offentlighetsloven§ 5 første ledd kan anvendes».Jeg kan vanskelig se at dokument 27 kan betraktessom et dokument for departementets «internesaksforberedelse». Dokumentet ble utarbeidet somdepartementets endelige kommentarer til Riksrevisjonensrapport om Entra Eiendom, og ble oversendttil Riksrevisjonen. Det er et grunnvilkår for at et dokumentskal kunne anses som et «internt dokument»,at formålet med dokumentet da det ble utarbeidet,