Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 1. Oktober ... - VAT Navigator

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14b.1. Aufbewahrung von Rechnungen
(1) 1 Nach § 14b Abs. 1 UStG hat der Unternehmer aufzubewahren:
– ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt
hat,
– alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen
Rechnung ein Dritter ausgestellt hat.
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Soweit der Unternehmer Rechnungen mithilfe elektronischer Registrierkassen erteilt, ist es hinsichtlich der
erteilten Rechnungen im Sinne des § 33 UStDV ausreichend, wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden,
die die Gewähr der Vollständigkeit bieten und den Namen des Geschäfts, das Ausstellungsdatum und die
Tagesendsumme enthalten; im Übrigen sind die Voraussetzungen des BMF-Schreibens vom 9. 1. 1996, BStBl I
S. 34, zu erfüllen. 3 Sind bei gemeinsamer Auftragserteilung durch mehrere Personen für Zwecke des
Vorsteuerabzugs ein oder mehrere Gemeinschafter als Leistungsempfänger anzusehen (vgl. Abschnitt 15.2
Abs. 16), hat einer dieser Gemeinschafter das Original der Rechnung und jeder andere dieser Gemeinschafter
zumindest eine Ablichtung der Rechnung aufzubewahren.
(2) 1 Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre und beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die
Rechnung ausgestellt wird. 2 Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für
Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 3
AO).
(3) Die Aufbewahrungspflichten gelten auch:
– für Fahrzeuglieferer (§ 2a UStG);
– in den Fällen, in denen der letzte Abnehmer die Steuer nach § 13a Abs. 1 Nr. 5 UStG schuldet, für den
letzten Abnehmer und
– in den Fällen, in denen der Leistungsempfänger die Steuer nach § 13b Abs. 5 UStG schuldet, für den
Leistungsempfänger (unabhängig davon, ob die Leistung für den unternehmerischen oder
nichtunternehmerischen Bereich bezogen wurde).
(4) 1 In den Fällen des § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG hat der Leistungsempfänger die Rechnung, einen
Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren soweit er
– nicht Unternehmer ist oder
– Unternehmer ist, aber die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet.
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Als Zahlungsbelege kommen z.B. Kontobelege und Quittungen in Betracht. Andere beweiskräftige Unterlagen
im Sinne des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG können z.B. Bauverträge, Abnahmeprotokolle nach VOB oder
Unterlagen zu Rechtsstreitigkeiten im Zusammenhang mit der Leistung sein, mittels derer sich der Leistende,
Art und Umfang der ausgeführten Leistung sowie das Entgelt bestimmen lassen. 4 Die Verpflichtung zur
Aufbewahrung gilt auch dann, wenn der leistende Unternehmer entgegen § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9 UStG in der
Rechnung nicht auf die Aufbewahrungspflichten nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG hingewiesen hat bzw. wenn ein
Hinweis auf die Aufbewahrungspflichten des Leistungsempfängers nicht erforderlich war, weil es sich um eine
Kleinbetragsrechnung im Sinne des § 33 UStDV handelt (vgl. Abschnitt 14.5 Abs. 23). 5 Für steuerpflichtige
sonstige Leistungen der in § 4 Nr. 12 Sätze 1 und 2 UStG bezeichneten Art, die weder an einen anderen
Unternehmer für dessen Unternehmen noch an eine juristische Person erbracht werden, besteht keine
Verpflichtung des Leistungsempfängers zur Aufbewahrung von Rechnungen, Zahlungsbelegen oder anderen
beweiskräftigen Unterlagen. 6 § 14b Abs. 1 Satz 4 Nr. 3 UStG geht § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG vor.
(5) 1 Die Rechnungen müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar sein. 2 Nachträgliche
Änderungen sind nicht zulässig. 3 Sollte die Rechnung auf Thermopapier ausgedruckt sein, ist sie durch einen
nochmaligen Kopiervorgang auf Papier zu konservieren, das für den gesamten Aufbewahrungszeitraum nach
§ 14b Abs. 1 UStG lesbar ist. 4 Dabei ist es nicht erforderlich, die ursprüngliche, auf Thermopapier ausgedruckte
Rechnung aufzubewahren.
(6) 1 Die Rechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen als Wiedergaben auf einem Bildträger (z.B.
Mikrofilm) oder auf anderen Datenträgern (z.B. Magnetband, Diskette, CD-Rom) aufbewahrt werden (vgl. § 147
Abs. 2 AO und Abschnitt 22.1 Abs. 2). 2 Das bei der Aufbewahrung angewandte Verfahren muss den
Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, insbesondere den Anforderungen des BMF-Schreibens vom
1. 2. 1984, BStBl I S. 155, und den diesem Schreiben beigefügten „Mikrofilm-Grundsätzen“ sowie den
„Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme – GoBS -“ (Anlage zum BMF-Schreiben
vom 7. 11. 1995, BStBl I S. 738), entsprechen. 3 Unter dieser Voraussetzung können die Originale der
Rechnungen grundsätzlich vernichtet werden. 4 Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer
neben der Rechnung auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit der Daten aufzubewahren
(z.B. qualifizierte elektronische Signatur), selbst wenn nach anderen Vorschriften die Gültigkeit dieser