Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 1. Oktober ... - VAT Navigator

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22.2. Umfang der Aufzeichnungspflichten
(1) 1 Der Umfang der Aufzeichnungspflichten ergibt sich aus § 22 Abs. 2 ff. UStG in Verbindung mit §§ 63
bis 67 UStDV. 2 Soweit die geforderten Angaben aus dem Rechnungswesen oder den Aufzeichnungen des
Unternehmers für andere Zwecke eindeutig und leicht nachprüfbar hervorgehen, brauchen sie nicht noch
gesondert aufgezeichnet zu werden.
(2) 1 Der Unternehmer ist sowohl bei der Sollversteuerung als auch bei der Istversteuerung verpflichtet,
nachträgliche Minderungen oder Erhöhungen der Entgelte aufzuzeichnen. 2 Die Verpflichtung des Unternehmers,
in den Aufzeichnungen ersichtlich zu machen, wie sich die Entgelte auf die steuerpflichtigen Umsätze, getrennt
nach Steuersätzen, und auf die steuerfreien Umsätze verteilen, gilt entsprechend für nachträgliche
Entgeltänderungen.
(3) 1 In den Fällen des § 17 Abs. 1 Satz 6 UStG hat der Schuldner der auf die Entgeltminderungen entfallenden
Steuer – sog. Zentralregulierer – die Beträge der jeweiligen Entgeltminderungen gesondert von seinen Umsätzen
aufzuzeichnen (§ 22 Abs. 2 Nr. 1 Satz 6 UStG). 2 Er hat dabei die Entgeltminderungen ggf. nach steuerfreien und
steuerpflichtigen Umsätzen sowie nach Steuersätzen zu trennen.
(4) 1 Aus den Aufzeichnungen müssen die Umsätze hervorgehen, die der Unternehmer nach § 9 UStG als
steuerpflichtig behandelt (§ 22 Abs. 2 Nr. 1 Satz 4 UStG). 2 Wird eine solche Leistung zusammen mit einer
steuerpflichtigen Leistung ausgeführt und für beide ein einheitliches Entgelt vereinbart, kann aus
Vereinfachungsgründen darauf verzichtet werden, den auf die einzelne Leistung entfallenden Entgeltteil zu
errechnen und den Entgeltteil, der auf die freiwillig versteuerte Leistung entfällt, gesondert aufzuzeichnen.
(5) 1 Unternehmer, die ihre Umsätze nach vereinbarten Entgelten versteuern, haben neben den vereinbarten
Entgelten auch sämtliche vor der Ausführung von Leistungen vereinnahmten Entgelte und Teilentgelte
aufzuzeichnen. 2 Aufgezeichnet werden müssen nicht nur die vor der Ausführung der Leistung vereinnahmten
Entgelte und Teilentgelte, für die die Steuer nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchstabe a Satz 4 UStG mit dem Ablauf des
Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung entsteht, sondern auch die im Voraus vereinnahmten Entgelte und
Teilentgelte, die auf steuerfreie Umsätze entfallen.
(6) 1 Soweit die für noch nicht ausgeführte steuerpflichtige Leistungen vereinnahmten Entgelte und
Teilentgelte auf Umsätze entfallen, die verschiedenen Steuersätzen unterliegen, sind sie nach § 22 Abs. 2 Nr. 2
Satz 2 UStG entsprechend getrennt aufzuzeichnen. 2 Entgelte und Teilentgelte, die im Voraus für Umsätze
vereinnahmt werden, die der Unternehmer nach § 9 UStG als steuerpflichtig behandelt, müssen nach § 22 Abs. 2
Nr. 2 Satz 3 UStG gesondert aufgezeichnet werden (siehe auch Absatz 4).
(7) 1 Bei Lieferungen im Sinne des § 3 Abs. 1b UStG müssen als Bemessungsgrundlage nach § 10 Abs. 4
Satz 1 Nr. 1 UStG der Einkaufspreis zuzüglich der Nebenkosten für den Gegenstand oder für einen gleichartigen
Gegenstand oder mangels eines Einkaufspreises die Selbstkosten jeweils zum Zeitpunkt des Umsatzes
aufgezeichnet werden. 2 Für sonstige Leistungen im Sinne des § 3 Abs. 9a UStG sind die jeweils entstandenen
Ausgaben aufzuzeichnen. 3 Dabei bleiben für sonstige Leistungen im Sinne des § 3 Abs. 9a Nr. 1 UStG
Ausgaben unberücksichtigt, soweit sie nicht zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt haben (§ 22
Abs. 2 Nr. 1 Satz 3 UStG).
4 Die Sätze 1 bis 3 gelten auch, sofern für die Besteuerung die
Mindestbemessungsgrundlagen (§ 10 Abs. 5 UStG) in Betracht kommen. 5 Soweit der Unternehmer bei
Leistungen an sein Personal von lohnsteuerlichen Werten ausgeht (vgl. Abschnitt 1.8 Abs. 8), sind diese
aufzuzeichnen.
(8) 1 Die Verpflichtung des Unternehmers, die Entgelte für steuerpflichtige Lieferungen und sonstige
Leistungen, die an ihn für sein Unternehmen ausgeführt sind, und die darauf entfallende Steuer aufzuzeichnen
(§ 22 Abs. 2 Nr. 5 UStG), erstreckt sich auch auf nachträgliche Entgeltminderungen und die entsprechenden
Steuerbeträge. 2 Werden dem Unternehmer Entgeltminderungen für steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze
gewährt, kann das Finanzamt auf Antrag gestatten, dass er sie nach dem Verhältnis dieser Umsätze aufteilt. 3 Das
Gleiche gilt, wenn die Umsätze an den Unternehmer verschiedenen Steuersätzen unterliegen. 4 Eine Aufteilung
nach dem Verhältnis der vom Unternehmer bewirkten Umsätze ist nicht zulässig.
(9) 1 Die Aufzeichnung der Entgelte für empfangene steuerpflichtige Leistungen (§ 22 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5
UStG) und der Einfuhrumsatzsteuer (§ 22 Abs. 2 Nr. 6 UStG in Verbindung mit § 64 UStDV) ist nicht
erforderlich, wenn der Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 2 und 3 UStG ausgeschlossen ist oder deshalb entfällt,
weil die Steuer in den Rechnungen nicht gesondert ausgewiesen ist.
2 Hiervon werden die
Aufzeichnungspflichten nach anderen Vorschriften (z.B. § 238 Abs. 1, §§ 266, 275, 276 Abs. 1 HGB, §§ 141,
143 AO) nicht berührt. 3 Das Vorsteuerabzugsrecht ist wegen der Verletzung der Aufzeichnungspflichten nicht
ausgeschlossen.
(10) Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen im Sinne des § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG,
insbesondere Vereine, die ihre abziehbaren Vorsteuerbeträge nach dem Durchschnittssatz des § 23a UStG
berechnen, sind von den Aufzeichnungspflichten nach § 22 Abs. 2 Nr. 5 und 6 UStG befreit (§ 66a UStDV).