Umsatzsteuer-Anwendungserlass vom 1. Oktober ... - VAT Navigator

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22.1. Ordnungsgrundsätze
(1) 1 Die allgemeinen Vorschriften über das Führen von Büchern und Aufzeichnungen der §§ 140 bis 148 AO
gelten in Übereinstimmung mit § 63 Abs. 1 UStDV auch für die Aufzeichnungen für Umsatzsteuerzwecke. 2 Die
Aufzeichnungen sind grundsätzlich im Geltungsbereich des UStG zu führen (vgl. § 146 Abs. 2 Satz 1 AO, § 14b
UStG und Abschnitt 14b.1 Abs. 8 ff.); abweichend können elektronische Bücher und sonstige elektronische
Aufzeichnungen unter den Voraussetzungen des § 146 Abs. 2a und Abs. 2b AO im Ausland geführt und
aufbewahrt werden. 3 Sie sind mit den zugehörigen Belegen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 3
AO, § 14b UStG) geordnet aufzubewahren. 4 Für auf Thermopapier erstellte Belege gilt Abschnitt 14b.1 Abs. 6
entsprechend. 5 Das Finanzamt kann jederzeit verlangen, dass der Unternehmer die Unterlagen vorlegt. 6 Zur
Führung der Aufzeichnungen bei Betriebsstätten und Organgesellschaften außerhalb des Geltungsbereichs des
UStG vgl. § 146 Abs. 2 Sätze 2 ff. AO.
(2) 1 Die Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege können unter bestimmten Voraussetzungen als
Wiedergaben auf einem Bildträger – z.B. Mikrofilm – oder auf anderen Datenträgern – z.B. Magnetband,
Magnetplatte oder Diskette – aufbewahrt werden (vgl. § 147 Abs. 2 AO). 2 Das bei der Aufbewahrung von Bildoder
anderen Datenträgern angewandte Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung,
insbesondere den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 1. 2. 1984, BStBl I S. 155, und den diesem
Schreiben beigefügten „Mikrofilm-Grundsätzen“ sowie den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter
Buchführungssysteme – GoBS –“ (Anlage zum BMF-Schreiben vom 7. 11. 1995, BStBl I S. 738, entsprechen.
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Unter dieser Voraussetzung können die Originale der Geschäftsunterlagen grundsätzlich vernichtet werden.
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Diese Aufbewahrungsformen bedürfen keiner besonderen Genehmigung. Für das Lesbarmachen der nicht im
Original aufbewahrten Aufzeichnungen und Geschäftsunterlagen ist § 147 Abs. 5 AO zu beachten. 6 Zu den
Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vgl. BMF-Schreiben vom
16. 7. 2001, BStBl I S. 415.
(3) 1 Die Mikroverfilmung kann auch auf zollamtliche Belege – z.B. Quittungen über die Entrichtung von
Einfuhrumsatzsteuer – angewandt werden. 2 Mikrofilmaufnahmen der Belege über Einfuhrumsatzsteuer bzw.
Mikrokopien dieser Belege sind als ausreichender Nachweis für den Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1
Nr. 2 UStG anzuerkennen. 3 Dies gilt auch für die Anerkennung von mikroverfilmten Zollbelegen zur
Ausstellung von Ersatzbelegen oder zur Aufteilung zum Zwecke des Vorsteuerabzugs, wenn die vollständige
oder teilweise Ungültigkeit des Originalbelegs auf der Mikrofilmaufnahme bzw. der Mikrokopie erkennbar ist.
(4) 1 Die am Schluss eines Voranmeldungszeitraums zusammenzurechnenden Beträge (§ 63 Abs. 2 UStDV)
müssen auch für den jeweiligen Besteuerungszeitraum zusammengerechnet werden. 2 Die Entgelte für
empfangene Leistungen des Unternehmers (§ 22 Abs. 2 Nr. 5 UStG) und die Bemessungsgrundlagen für die
Einfuhr von Gegenständen, die für das Unternehmen eingeführt worden sind (§ 22 Abs. 2 Nr. 6 UStG), brauchen
für umsatzsteuerliche Zwecke nicht zusammengerechnet zu werden.
(5) 1 In den Fällen des § 13a Abs. 1 Nr. 2 und 5, § 13b Abs. 5 und des § 14c Abs. 2 UStG gilt die
Verpflichtung zur Führung von Aufzeichnungen auch für Personen, die nicht Unternehmer sind. 2 Insoweit sind
die Entgelte, Teilentgelte und die nach § 14c Abs. 2 UStG geschuldeten Steuerbeträge am Schluss eines jeden
Voranmeldungszeitraums zusammenzurechnen (§ 63 Abs. 2 Satz 1 UStDV).