MASTER%20-%20LA2011%20Aktiviti%20Persekutuan

RAHSIA
sistem tersebut telah diguna pakai dan data telah dimasukkan setelah proses
percubaan selesai iaitu pada bulan Februari 2012.
iii. Salinan Manuskrip Tidak Dimuat Naik Ke Dalam Server
Berdasarkan Prosedur Penyimpanan dan Pemuliharaan dalam Manual Operasi
Standard ITBM, softcopy manuskrip dalam bentuk disket atau cakera padat
hendaklah dimasukkan ke dalam kotak disket dan disimpan dalam rak cakera
padat serta satu salinan softcopy akan dimuat naik ke dalam server. Semakan
Audit terhadap sampel manuskrip mendapati semua salinan manuskrip disimpan
dalam external hard disk dan compact disc di bawah kawalan seorang Eksekutif
Penerbitan. Bagaimanapun, salinan softcopy tidak dimuat naik ke dalam server.
Sebagai langkah kawalan dalaman bagi memastikan manuskrip disimpan
dengan selamat, adalah wajar sekiranya salinan manuskrip dimuat naik ke
dalam server melalui Total Management Information System supaya sistem
yang dibangunkan dapat dimanfaatkan sepenuhnya.
Maklum Balas Institut Terjemahan Dan Buku Malaysia Yang Diterima Pada
13 Jun 2012
Oleh sebab terdapat ketidakpastian berhubung saiz penyimpanan data yang
diperlukan semasa penyediaan dokumen tender, didapati ruang penyimpanan
data sedia ada tidak dapat menampung keperluan untuk memuat naik
keseluruhan salinan manuskrip. Bagi melaksanakan proses memuat naik
keseluruhan salinan manuskrip, modul sistem Document Management System (e-
DMS) digunakan sepenuhnya selewat-lewatnya pada hujung tahun 2012.
Pada pendapat Audit, Lembaga Pengarah perlu memastikan pihak pengurusan
memantau prestasi penggunaan setiap modul yang dibangunkan di bawah Total
Management Information System bagi memastikan objektif pembangunannya
tercapai.
c. Penyimpanan Stok Buku
Stok buku terbitan ITBM disimpan di 2 buah lokasi iaitu di ruang pejabat yang
disewa berhampiran pejabat ITBM (stor buku ITBM) dan ruang gudang KNB. Stor
buku ITBM berkeluasan 1,650 kaki persegi mampu menampung 300,000 naskhah
buku. Mengikut amalan, 200 naskhah setiap judul akan disimpan di sini bagi
memenuhi permintaan segera dalam kuantiti kecil. Lokasi kedua penyimpanan stok
buku ITBM adalah ruang gudang di bawah kawal selia KNB. Ruang gudang ini
disewa dengan kos RM7,000 sebulan berdasarkan keluasan yang diperuntukkan
kepada ITBM manakala transaksi bagi setiap kemasukan dan pengeluaran buku
adalah RM4 setiap palet. Sewaan ruang penyimpanan ini dibuat secara kontrak
selama 2 tahun dan satu tahun tempoh lanjutan. Lawatan Audit ke 2 lokasi tersebut
mendapati kelemahan seperti berikut:
i. Stor Buku ITBM
• Tiada Prosedur Operasi Standard Bagi Urusan Stor Buku
Semakan Audit mendapati prosedur operasi standard berkaitan urusan
penerimaan stok buku, perekodan stok dan pengeluaran stok tidak
disediakan bagi memudahkan urusan pemantauan stok buku. Mengikut
944 RAHSIA