MASTER%20-%20LA2011%20Aktiviti%20Persekutuan

RAHSIA
GAMBAR 2.5
Pejabat MdI Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur
- Kesan Resapan Air Di Dinding Bilik Fail
(05.08.2011)
2.5.14.3. Semakan Audit juga mendapati dokumen yang diambil daripada syarikat yang
telah digulungkan telah disimpan dalam stor/bilik fail pejabat yang dilawati.
Bagaimanapun, tiada maklumat dapat disemak mengenai rekod/senarai dokumen yang
diambil kecuali di pejabat MdI Johor. Pemantauan had masa penyimpanan dokumen
tersebut juga tidak dapat dilakukan memandangkan rekod/senarai dokumen tersebut
tidak disediakan. Kesannya, tindakan pemusnahan tidak dapat dilakukan terhadap
dokumen yang telah melebihi had penyimpanan seterusnya mengakibatkan ruang
penyimpanan dipenuhi dengan dokumen yang tidak dapat dipastikan sama ada perlu
dimusnahkan atau tidak. Penyimpanan dokumen berkenaan adalah seperti ditunjukkan
dalam gambar berikut:
GAMBAR 2.6 GAMBAR 2.7
Pejabat MdI Pulau Pinang
- Buku-buku Syarikat Disimpan
Di Dalam Kotak
(22.07.2011)
Pejabat MdI Pulau Pinang
- Keadaan Dokumen/Buku-buku Syarikat
Disimpan Di Unit Likuidasi
(22.07.2011)
Maklum Balas Jabatan Insolvensi Malaysia Yang Diterima Pada 25 Mei 2012
Kekangan peruntukan menyebabkan kabinet besi untuk menyimpan fail kes tidak
dapat dibekalkan secukupnya. Cadangan pembekalan rak fail tambahan bagi
tahun 2012 akan dikemukakan kepada Bahagian Perolehan. Bagaimanapun
kelulusannya adalah tertakluk kepada Pegawai Pengawal JPM.
Pada pendapat Audit, pengurusan fail/dokumen kes adalah kurang memuaskan. MdI
hendaklah memastikan fail kes dan dokumen syarikat yang digulungkan disimpan
dengan teratur dan sistematik bagi memudahkan rujukan dan menjamin
keselamatannya. Ruang penyimpanan fail/dokumen hendaklah sentiasa
disenggarakan bagi menjamin keutuhan fail/dokumen tersebut. Bagi dokumen
syarikat yang digulungkan, ia hendaklah disusun, dilabel mengikut nama syarikat dan
diwujudkan satu kaedah pengesanan dokumen yang sistematik. Had tempoh masa
penyimpanan mengikut undang-undang bagi dokumen syarikat hendaklah dipantau
dari semasa ke semasa bagi membolehkan tindakan pemusnahan dilakukan
seterusnya dapat mengoptimumkan penggunaan ruang penyimpanan sedia ada.
24 RAHSIA