MASTER%20-%20LA2011%20Aktiviti%20Persekutuan

RAHSIA
dengan baik dan tidak mematuhi peraturan Panduan Pengendalian Fail yang berkuat
kuasa. Antaranya surat tidak ditebuk dan dikandungkan, tidak didaftarkan atau berada
dalam keadaan terburai dan tidak difailkan dalam fail berdaftar. Keadaan surat adalah
seperti di gambar berikut:
GAMBAR 45.23 GAMBAR 45.24
Kertas Minit Tidak Disertakan Untuk Mengawal Surat
Yang Dikandungkan Dalam Fail
(16.01.2012)
Kertas Minit Tidak Diisikan
(16.01.2012)
GAMBAR 45.25 GAMBAR 45.26
Surat Tidak Ditebuk Dan Dikandungkan Dalam Fail
(16.01.2012)
45.5.5.2. Keselamatan Fizikal Fail Rasmi Projek Pemuliharaan
Adalah menjadi tanggungjawab JWN memberi perlindungan secukupnya terhadap rekod
rasmi Kerajaan dan memastikan ia sentiasa berada dalam keadaan selamat. Pihak Audit
mendapati sebanyak 98 fail berkaitan dengan program PPTS yang disimpan di
Bangunan Abdul Samad telah hilang daripada simpanan JWN.
Maklum Balas Jabatan Warisan Negara Yang Diterima Pada 14 Jun 2012
Fail tersebut terpaksa disimpan di Bangunan Sultan Abdul Samad kerana pejabat
JWN tidak mempunyai ruang yang mencukupi. Bagaimanapun, JWN kini telah
memulakan penyimpanan dokumentasi konservasi.
Pada pendapat Audit, tahap kesedaran terhadap kepentingan mendokumentasikan
semua maklumat berkaitan pemuliharaan bangunan bersejarah hendaklah diberi
perhatian. Tindakan tatatertib wajar diambil jika terbukti kehilangan adalah
berpunca daripada kelalaian dan kecuaian pegawai yang bertanggungjawab.
45.5.6. Struktur Organisasi, Keperluan Guna Tenaga Dan Latihan
Struktur organisasi yang seimbang, jelas dan menepati peranan sesuatu agensi dan selaras
dengan objektif penubuhannya perlu diwujudkan bagi memastikan kelancaran pengurusan
sesuatu program atau aktiviti. Selain itu, guna tenaga dengan kelayakan dan pengalaman
yang sesuai, terlatih dan mencukupi juga penting bagi membantu pelaksanaan Program
PPTS dapat dibuat dengan cekap dan berkesan. Semakan Audit mendapati perkara seperti
berikut:
732 RAHSIA