MASTER%20-%20LA2011%20Aktiviti%20Persekutuan

RAHSIA
Pada pendapat Audit, MdI hendaklah meningkatkan bilangan kursus yang spesifik
mengenai pengurusan kes kebankrapan/penggulungan syarikat bagi meningkatkan
kemahiran dan kompetensi pegawai dan kakitangan.
2.5.14. Pengurusan Fail/Dokumen Kes Yang Tidak Teratur
2.5.14.1. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 berkenaan Panduan Pengurusan
Pejabat antaranya menetapkan setiap fail mestilah mengandungi kertas minit,
kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun mengikut tarikh transaksi. Fail
perlu disimpan di Bilik Rekod dengan menggunakan rak yang sesuai dan disusun
mengikut nombor rujukan. Setiap rak pula hendaklah dilabelkan bagi memudahkan
pengesanan fail. Bagi tujuan pelupusan fail, jabatan dan agensi hendaklah mendapatkan
nasihat Jabatan Arkib Negara sebelum melaksanakan pelupusan fail. Bagi dokumen
syarikat yang digulungkan, Seksyen 284(2) Akta Syarikat 1965 menetapkan pelikuidasi
hendaklah menyimpan buku dan kertas untuk rujukan untuk tempoh 5 tahun dari tarikh
pembubaran syarikat dan selepas 5 tahun buku dan kertas tersebut boleh dimusnahkan.
2.5.14.2. Semakan Audit di pejabat yang dilawati mendapati bilik penyimpanan fail tidak
dibekalkan dengan rak fail yang mencukupi sebaliknya fail kes diletakkan di atas lantai,
meja dan di celahan dinding. Selain itu, terdapat kesan resapan air di dinding bilik
penyimpanan fail pejabat MdI Wilayah Persekutuan, Kuala Lumpur yang boleh
menyebabkan fail kes basah dan menjejaskan keutuhannya. Butirannya adalah seperti
di gambar berikut:
GAMBAR 2.1 GAMBAR 2.2
Pejabat MdI Johor
- Fail Diletak Di Atas Lantai
(08.07.2011)
Pejabat MdI Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur
- Fail Diletakkan Di Celahan Dinding
(05.08.2011)
GAMBAR 2.3 GAMBAR 2.4
Pejabat MdI Pulau Pinang
- Rak Dan Kabinet Besi Untuk Menyimpan Fail
Unit Bankrap Tidak Mencukupi
(22.07.2011)
Pejabat MdI Wilayah Persekutuan Kuala Lumpur
- Keadaan Fail Bankrap Dan Likuidasi
Di Ruang Kerja
(05.08.2011)
23 RAHSIA