MASTER%20-%20LA2011%20Aktiviti%20Persekutuan

RAHSIA
34.5.2.5. Penyelenggaraan Rekod Kuarters Dan Aset
Pengurusan kuarters yang baik, cekap dan teratur memerlukan kepada
penyelenggaraan rekod/dokumen berkaitan dengan lengkap serta kemas kini. Aset dan
kelengkapan yang disediakan di kuarters Kerajaan perlu didaftar, disenarai dan disahkan
bersama oleh pegawai yang mengawal dengan penghuni semasa mendaftar
masuk/keluar kuarters. Semakan Audit terhadap aspek penyelenggaraan rekod kuarters
dan aset mendapati perkara seperti berikut:
a. Daftar/rekod penghuni telah diwujudkan di semua PPD/IPG/sekolah yang dilawati.
Bagaimanapun rekod tersebut tidak lengkap dan kemas kini serta maklumat
penghuni terdahulu juga tidak disediakan. Manakala rekod mengenai sejarah
penyenggaraan dan pembaikan kuarters pula tidak diselenggara di lokasi yang
dilawati disebabkan PPD/IPG/sekolah yang mengawal kuarters tidak menyedari
keperluannya dan tiada garis panduan yang boleh dirujuk bagi tujuan tersebut. Oleh
itu, pihak pengurusan yang bertanggungjawab mengurus kuarters sama ada di
peringkat PPD/IPG/sekolah perlu mengenal pasti maklumat mengenai kuarters dan
penyenggaraan yang pernah dilaksanakan serta sentiasa mengemaskini data
berkenaan.
b. Borang aduan bagi melaporkan kerosakan kuarters tidak disediakan di
41 KIP/KRG/IPG/sekolah sebaliknya aduan kerosakan hanya dibuat melalui lisan
tanpa borang aduan/rekod rasmi. Bagi PPD/IPG/sekolah yang mewujudkan borang
aduan kerosakan didapati ianya tidak mempunyai format yang seragam. Tanpa
menyelenggara rekod atau daftar aduan mengenai kuarters adalah sukar bagi pihak
pengurusan tersebut untuk menentukan jenis kerosakan, tindakan yang telah
diambil, perancangan pembaikan dan penyenggaraan kuarters serta perancangan
bajet tahunan.
c. Semua perabot dan perkakasan/kelengkapan tidak didaftarkan di dalam daftar aset.
Semakan juga mendapati beberapa perabot yang dibekalkan telah dipindahkan atau
dibiarkan di luar kuarters masing-masing kerana penghuni telah memiliki perabotnya
sendiri dan ruangan simpanan yang terhad. Aset/kelengkapan di kuarters tidak
direkod kerana pihak yang mengawal tidak mempunyai maklumat aset yang ada
semasa penyerahan kuarters tersebut oleh pihak Kementerian. Contoh perabot
terbiar di luar premis kuarters adalah seperti di gambar berikut:
GAMBAR 34.49 GAMBAR 34.50
SMK Lepar Hilir, Kuantan, Pahang
- Perabot Terbiar Di Laluan Tangga
Dan Di Aras Bawah Kuarters
(19.02.2012)
SMS Kuching, Kuching, Sarawak
- Sebahagian Daripada Perabot Telah
Diletakkan Di Ruang Aras Bawah Kuarters
(09.12.2011)
Pada pendapat Audit, penyelenggaraan rekod daftar kuarters dan aset adalah
kurang memuaskan kerana daftar/rekod kuarters tidak lengkap dan kemas kini
serta rekod penyenggaraan dan pembaikan kuarters tidak diselenggara. Manakala
semua perabot dan kelengkapannya tidak didaftarkan dalam daftar aset.
547 RAHSIA